Etapas previas a un correcto Relevamiento de Procesos

Para llevar a cabo un diagnóstico y rediseño  de procesos de negocio en una empresa, es importante tener clara una metodología de trabajo, de tal manera que la ejecución de cada una de las fases, se lleve a cabo de manera ordenada y se pueda cumplir con los tiempos establecidos.

El relevamiento de procesos se realiza identificando y detallando cada una de las etapas y actores involucrados en todos los procesos del negocio que se desean documentar. Pero antes de dar inicio al relevo de procesos, es fundamental tener un entendimiento claro del negocio mismo. Por este motivo es que las etapas previas al relevamiento de proceso son de vital importancia.

Lo primero que se debe hacer antes de dar inicio a cualquier trabajo relacionado a procesos, es revisar y analizar toda la información que la empresa tenga documentada, tanto en formatos físicos, como digitales. Esta información incluye, pero no está limitada a: organigramas de la empresa y de las unidades de negocio, plan estratégico (en caso lo tenga), manuales de funciones, mapas de procesos (si los tuvieran), descripción de puestos, reportes emitidos por los sistemas, y en general cualquier documento o archivo que permita tener un entendimiento general del negocio.

Una vez revisada y analizada toda la información disponible, se da paso a la etapa conocida como Relevamiento Gerencial. Un input importante para esta etapa es, precisamente, la estructura organizacional de la empresa y unidades de negocio, la cual nos permite identificar a las personas con quienes se debe efectuar dicho relevamiento. La forma adecuada de hacerlo es según la jerarquía, comenzando siempre por el ejecutivo de mayor nivel en la cadena de mando. Con esta persona, cuyo cargo puede ser el de Gerente General, CEO, Presidente del Directorio o similares, se debe llevar a cabo el primer relevamiento. El tenor de esta reunión debe ser el de una entrevista y no el de un cuestionario. El objetivo de esta entrevista es conocer y entender la visión, misión, valores, objetivos y estrategias de la empresa. Es importante, también, conocer el modelo de gestión aplicado por este ejecutivo, así como el modelo de negocio actual y posibles proyectos que se vayan a ejecutar a futuro.

Una vez entrevistado el ejecutivo de mayor rango, se procede a llevar a cabo reuniones con todos los Gerentes o ejecutivos que siguen en la cadena de mando, para que proporcionen un alcance similar al brindado por el líder principal, pero acotado al área o unidad de negocio que tienen a su cargo. En muchos casos, la visión, misión y valores son únicos para toda la empresa, pero lo referente a objetivos y estrategias se debe detallar para cada área de la organización. Adicionalmente a los temas mencionados, en estas reuniones se debe tener un entendimiento de la organización de cada área, así como de los roles y funciones de las personas que las conforman.

Terminadas las reuniones de Relevamiento Gerencial, se da paso a las reuniones de Relevamiento Organizacional y Operacional.  Estas sesiones de trabajo se llevan a cabo, por lo general, a nivel de subgerencias y jefaturas, que son el nexo entre el lado estratégico de la empresa (los Gerentes), y el lado operativo de la misma (el resto de los colaboradores, entre los que se encuentran jefes de departamento, coordinadores, analistas y asistentes). En estas reuniones se debe llegar a comprender a detalle la estructura organizacional de cada área, especificando cada una de las funciones llevadas a cabo por todos los colaboradores. El otro objetivo es entender todos los aspectos operacionales de cada área, dentro de los cuales se puede diferenciar:

  • Los roles, funciones y procesos llevados a cabo en las áreas.
  • Las herramientas de gestión empleadas  en cada área, lo cual incluye todas aquellas técnicas que tienen por finalidad hacer seguimiento, monitoreo y control de los procesos en los cuales participa el personal de cada área.
  • El soporte tecnológico con el que cuentan las áreas, tanto en hardware como en software.
  • Las principales competencias y habilidades de los colaboradores.
  • Los indicadores de gestión utilizados para medir el desempeño de las personas que llevan a cabo los procesos. (Estas mediciones no siempre son realizadas en todas las empresas.)

Una vez que se ha culminado esta dinámica de reuniones con el personal clave de la empresa o unidades de negocio, se debe documentar y analizar toda la información, ya que este entendimiento será el punto de partida para la etapa que viene a continuación: el Relevamiento de Procesos AS IS (o los procesos como se llevan a cabo actualmente).

En conclusión, para llevar a cabo un correcto relevamiento de procesos, se deben ejecutar previamente una serie de etapas que permitirán tener un buen entendimiento del negocio, requisito indispensable para iniciar el relevamiento. Estas etapas son el análisis de la información actual, el relevamiento gerencial, y los relevamientos organizacional y operacional. La metodología a seguir indica que una vez terminadas las reuniones, se debe documentar y efectuar un análisis detallado de la información, con lo cual se puede dar inicio a un adecuado relevamiento de procesos AS IS.

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

About these ads
Deja un comentario

Deja un comentario

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

Seguir

Recibe cada nueva publicación en tu buzón de correo electrónico.

%d personas les gusta esto: