“Papel Café”: un método para el levantamiento de procesos

La mejora de procesos es un concepto que se encuentra presente en muchos proyectos. Esto se debe a que es un requisito para la implementación de diferentes soluciones empresariales como filosofías y tecnologías de información. Para estos proyectos, uno de los pasos previos a la definición del resultado esperado y la implementación es justamente conocer los procesos actuales y tenerlos documentados. Con este fin se recomienda el uso del método del Papel Café.

El Papel Café es un método sencillo: diagramar el proceso de interés en un rollo de pliegos de papel kraft (de donde el método obtiene su nombre) según la información que se va recogiendo de los mismos participantes de dicho proceso. Para esto se necesitan varios pliegos de papel, plumones, un moderador y la disposición de tiempo de todos los involucrados. Se programan sesiones cortas y periódicas, en las cuales todos los participantes del proceso deben estar presentes para que puedan compartir su experiencia, su conocimiento y puedan aprender cómo fluye el proceso y cómo impacta su trabajo en él. En cada sesión, con la ayuda de un moderador, los participantes irán explicando su tarea del día a día y tras llegar a un consenso se dibuja el proceso en el rollo a la vista de todos los presentes. Este hecho implica la conformidad de los presentes sobre lo que se escribe. En el papel se especificarán las tareas, los actores, los responsables, como también, los formatos, documentos y políticas organizacionales existentes.

Como todo método, el Papel Café cuenta con ventajas y desventajas. Entre las ventajas encontramos el hecho de que todos los participantes están presentes, aportan y reciben conocimiento. Existen situaciones en las que un participante procede de manera equivocada frente a alguna incidencia y, por lo tanto, otro participante asume la responsabilidad sin realmente tenerla. La solución suele tardar o simplemente se detiene el proceso de forma indefinida, ya que el caso, al no tener un seguimiento, se pierde. Entre las ventajas también se encuentra que se produce un levantamiento por escrito. Esto permite que el papel pueda ser utilizado como sustento para refutar cambios en las versiones de sus tareas diarias de sesión en sesión. Por otro lado, la desventaja de utilizar este método es que al encontrar los errores en el proceso actual, se puede caer en el error de describir el proceso ideal y no el real. El moderador debe ser capaz de identificar estas situaciones y direccionar las sesiones. Además, otra desventaja es extender el levantamiento del proceso por mucho tiempo, lo que puede despertar la molestia de los involucrados quienes deben cambiar sus agendas para coincidir con las reuniones y pasan menos tiempo en sus puestos de trabajo. Lo importante en estos casos es que haya una buena gestión de los recursos humanos de la empresa por parte del encargado del proyecto.

En conclusión, el levantamiento de procesos en cualquier tipo de proyecto puede realizarse a través del método del Papel Café. Esto permite que la información que se obtenga sea más confiable y menos vulnerable. Sin embargo, para el buen desempeño de éste, es necesario que el encargado del proyecto gestione aspectos como el objetivo, el tiempo y sus recursos humanos.

Ana Shinmoto

Asistente de Operaciones de Ciclus Group

Alumna de Ing. Empresarial de la UP

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