Caso de negocio: Implementación de un ERP

Había una vez una empresa limeña llamada “Los pollitos dicen” dedicada a la venta de pollos a la brasa. El crecimiento económico del Perú le permitió abrir locales rápidamente en los distritos más populares de Lima.

El dueño-gerente de la pollería muy fascinado por los abrumadores ingresos que estaba recibiendo en los últimos años, decide iniciar un proyecto de implementación de ERP con la finalidad de tener un mayor control de su compañía, y a la vez poder mantener las utilidades percibidas hasta ese momento; para lo cual contrata a una empresa consultora especializada en dichos temas.

Una vez definido el alcance del proyecto, la empresa consultora comienza el proyecto con el levantamiento de los procesos de la empresa. Para ello le solicitaron al director-gerente toda documentación de la empresa (organigrama, manual de procedimientos, descripción de puestos, etc.) el cual les respondió que los únicos documentos de la empresa son los recibos de venta y  facturas de compras. Asimismo, se le preguntó por alguna herramienta tecnológica que apoyaba en la administración, donde la respuesta evidentemente fue ninguna. De esta manera, la consultora le quedó como único camino realizar entrevistas a sus trabajadores.

Durante las entrevistas a los trabajadores, la empresa consultora se dio cuenta que el proyecto de implementación de un ERP iba a ser un fracaso. Pudieron determinar que los trabajadores no tenían, realmente, establecidas sus funciones, carecían de un proceso determinado, cada tienda manejaba sus propios proveedores, relaciones, formas de trabajar, etc.

De esta manera, la consultora le solicitó al director-gerente cambiar el alcance del proyecto, pues las condiciones en que se encontraba la empresa no eran favorables para iniciar una implementación de un sistema ERP. El nuevo alcance del proyecto fue crear una línea base para que en un futuro en la empresa pueda ser factible la implementación de sistemas de información.

De esta manera la consultora ordenó la empresa determinando los roles de cada trabajador, estandarizando los procesos e implantando la filosofía de ERP como forma de administrar el negocio (comunicación permanente entre todas las tiendas y desarrollo de proveedores).  A partir de esta línea base, recién la empresa “Los pollitos dicen” puede ser capaz de asumir una implementación exitosa de un sistema ERP.

Las tecnologías de la información, como cualquier producto, fueron creadas para satisfacer alguna necesidad de un mercado. Las TI son herramientas que apoyan la administración de una empresa, sin embargo su implementación no debe estar motivada por los excedentes de efectivo con que puede contar una empresa en un periodo de tiempo; sino que estas herramientas deben ser tomadas producto de un crecimiento constante y sostenible que una empresa ha desarrollado a través de su existencia. Y el éxito de su implementación tendrá como uno de sus factores críticos de éxito el grado de ordenamiento que tiene la empresa en sus procesos de negocio.

Elaborado por:

Rolando Castro Molina

Asistente de Operaciones de Ciclus Group

Alumno de Ing. Empresarial de la UP

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