Introducción a la Reingeniería de Procesos

El concepto de Reingeniería se asocia a los autores del libro del mismo nombre, los norteamericanos Michael Hammer y James Champy.

La reingeniería es, básicamente, una redefinición de los procesos y sus correspondientes actividades dentro de una empresa, lo cual significa volver a crear y configurar de manera radical los sistemas de la empresa con el objetivo de obtener mejoras sustanciales en el corto plazo, en términos de rentabilidad, productividad, velocidad, y calidad, lo cual permite obtener ventajas competitivas.

La reingeniería de procesos del negocio, es el análisis y diseño de flujos y procesos dentro de una organización. Es, básicamente, el replanteo fundamental y rediseño radical hecho a los recursos existentes de una organización. Es más que sólo una mejora del negocio. Es un alcance para rediseñar la manera en que el trabajo es hecho, para dar un mejor soporte a la misión de la organización y reducir costos. La reingeniería comienza con una valoración de alto nivel de la misión, metas estratégicas, y necesidades de los clientes de la organización. ¿Es importante que los ejecutivos de las empresas se planteen preguntas tales como: “Nuestra misión necesita ser redefinida? ¿Nuestras metas estratégicas están alineadas con nuestra misión? ¿Quiénes son nuestros clientes?” Una organización puede encontrar que está operando de acuerdo a supuestos cuestionables, particularmente en términos de los deseos y necesidades de sus clientes. Sólo después que la organización replantea lo que debería estar haciendo, es que ésta va a decidir la mejor forma de hacerlo.

La reingeniería deriva su existencia de diferentes disciplinas, y cuatro áreas principales pueden ser identificadas como objetos de cambio en reingeniería: organización, tecnología, estrategia, y personas,  donde una visión de procesos es usada como un marco común por considerar estas dimensiones.

La estrategia de negocios es el accionador primario de las iniciativas de reingeniería. La dimensión organización refleja los elementos estructurales de la compañía, tales como niveles jerárquicos, la composición de las unidades organizacionales, y la distribución del trabajo entre ellos. La tecnología se concierne con el uso de sistemas de computación y otras formas de tecnología de la comunicación en el negocio. En reingeniería, IT es generalmente considerado como que juega un rol de facilitador de las nuevas formas de organizar y colaborar, en lugar de dar soporte a funciones de negocio existentes.  La dimensión de personas/RRHH trata aspectos tales como la educación, capacitación, motivación y sistemas de recompensas. El concepto de procesos de negocio – actividades inter relacionadas orientadas a crear una salida con valor agregado para el cliente – es la base sobre la que se sostiene la idea de la reingeniería de procesos del negocio. Estos procesos son caracterizados por un número de atributos: propiedad de procesos, enfoque al cliente, valor agregado, y funcionalidad transversal.

Para comprender mejor el concepto de reingeniería de procesos, es fundamental tener claro la definición de lo que es un proceso, así como sus principales características.

Los procesos se definen como serie continua de actividades, que se llevan a cabo de una forma definida, y que conducen al cumplimiento de algún resultado. Se podría afirmar que un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas de manera lógica, llevadas a cabo para conseguir un resultado definido.

Dentro del marco de una valoración básica de misión y metas, la reingeniería se enfoca en los procesos de negocio de la organización. Como un orden estructurado de secuencias a través del espacio y el tiempo, un proceso de negocio puede ser descompuesto en actividades específicas, medido, modelado, y mejorado. También puede ser completamente rediseñado o eliminado totalmente.  La reingeniería identifica, analiza, y rediseña los procesos del núcleo del negocio (core business) con el objetivo de conseguir mejoras dramáticas en  medidas de performance críticas, tales como costos, calidad, servicio, y velocidad.

La reingeniería reconoce que, dentro de una empresa, los procesos del negocio por lo general se dividen  en subprocesos y tareas que son ejecutadas por varias áreas funcionales dentro de la empresa. Con frecuencia, nadie se hace responsable por la performance general del proceso entero. La reingeniería sostiene que optimizar la performance de los subprocesos puede resultar en algunos beneficios, pero no puede producir mejoras dramáticas si el proceso en sí es fundamentalmente ineficiente y desactualizado.  Por esa razón, la reingeniería se enfoca en el rediseño del proceso como un todo, con el fin de lograr los mayores beneficios posibles a la empresa y sus clientes.

Con respecto al origen, la reingeniería de procesos del negocio comenzó como una técnica del sector privado para ayudar a las organizaciones fundamentalmente a replantearse la manera en que ellos realizan su trabajo, con el objetivo de mejorar dramáticamente el servicio al cliente, reducir los costos operativos, y de esta forma poder convertirse en competidores de clase mundial.

Finalmente, es importante mencionar un factor clave en el éxito de un esfuerzo de reingeniería: el de las tecnologías de información (IT). Para conseguir las mejoras principales que la reingeniería está buscando, no son suficientes sólo el cambio de las variables organizacionales estructurales, y otras maneras de manejar y llevar a cabo el trabajo. Para lograr completamente los beneficios alcanzables, el uso de la tecnología de información (IT) es concebido como un factor contribuyente principal.  Mientras que IT ha sido usado tradicionalmente para dar soporte a las funciones de negocio existentes, ahora juega un rol como facilitador de nuevas formas organizacionales y patrones de colaboración dentro de y entre las organizaciones.

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

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