Introducción al Business Process Management (BPM)

En los últimos años, la necesidad de alinear la estrategia con la operación del negocio y el desarrollo de la tecnología de información, ha generado nuevas formas de gestionar los procesos en las organizaciones. Business Process Management (BPM) aumenta la eficiencia del negocio y genera las ventajas competitivas que exige el mercado.

En épocas pasadas, las actividades de la empresa no se percibieron como conjuntos de acciones relacionadas por principios de causalidad, en los que el resultado final era la consecuencia de la articulación de un conjunto de actividades. Estos procesos fueron vistos como prácticas dentro de áreas funcionales que no despertaron mayor interés por ser automatizados.

Los procesos constituyen el foco y la unidad primaria de iniciativas de automatización e integración de información, necesarios para responder ágilmente a los cambios exigidos por la dinámica del mercado. La gestión de procesos de negocio en estas condiciones ha dado origen a una nueva etapa en la gestión de procesos denominada Business Process Management (BPM).

BPM puede definirse como una metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua. BPM constituye una de las tendencias en gestión, que permite de manera deliberada y colaborativa manejar sistemáticamente todos los procesos de negocio de una empresa.

Los procesos de negocio son comúnmente encontrados en las organizaciones y de manera transversal en las mismas. Existen muchos tipos de procesos de negocio. Fundamentalmente, los procesos de negocio son privados o públicos. Los procesos de negocio privados son aquellos internos a la empresa y pueden estar a nivel estratégico, gerencial, u operacional. Los procesos de negocio públicos involucran a las organizaciones externas, por ejemplo envío de bienes, solicitud de materiales, etc.

Desde un punto de vista del más alto nivel, existen dos perspectivas principales de los procesos de negocio: la perspectiva de nivel y la perspectiva de las competencias principales.

La perspectiva de nivel clasifica los procesos de negocio en niveles similares a los de los gráficos de organización tradicionales. En esta perspectiva se definen tres niveles de actividades: control operacional, control gerencial, y el planeamiento estratégico.

La perspectiva de las competencias principales se enfoca en el punto de quiebre de las responsabilidades. Esta perspectiva agrupa los procesos de negocio por su función, o más específicamente por sus competencias principales. Hay 3 grupos principales: Procesos del Núcleo del Negocio, Procesos de la Gestión del Negocio, y Procesos de Soporte al Negocio.

BPM se soporta sobre tecnología de información para automatizar tareas y dar agilidad a los cambios requeridos por la empresa. La tecnología que posibilita la implantación y adopción de BPM constituye una categoría nueva de sistemas informáticos denominada Business Process Management System (BPMS). A diferencia de los sistemas de información tradicionales basados en la gestión de datos, estos sistemas se especializan en la gestión de procesos de negocio. Un BPMS puede ser definido como un conjunto de utilidades de software para definir, implementar y mejorar procesos de negocio que cumplen con un grupo de características técnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM.

Adoptar el Business Process Management tiene beneficios para la empresa. Es una característica natural en las personas entender un objeto o fenómeno a través de modelos. De esta manera, uno puede identificar visualmente los problemas, y los modelos pueden señalar mejoras previamente no visibles, mejoras necesarias para optimizar una situación. Esta lógica se aplica también a los procesos de negocio. El modelamiento de procesos en un negocio, o incluso a través de los negocios, puede traer inmediata identificación del problema y es una herramienta importante para la simulación de las eficiencias de ciertos procesos. Algunos de los beneficios de analizar y modelar los procesos de negocio son los siguientes:

1. Aumenta la visibilidad y el conocimiento de las actividades de la compañía.

2. Aumenta la habilidad para identificar cuellos de botella.

3. Aumenta la identificación de potenciales áreas de optimización.

4. Reduce tiempos de espera.

5. Mejora la definición de roles y funciones en la compañía.

6. Es una buena herramienta para la prevención de fraudes, auditoría, y para cumplir con regulaciones.

Lograr estos beneficios es resultado de la aplicación metódica de prácticas de gestión, de la implantación y adopción de formas de operar automatizadas y estratégicamente seleccionadas. Existe un Ciclo de Vida del Business Process Management. Este ciclo (genérico) consiste de:

1. Diseño del Proceso. En esta fase, los procesos “as is” que están en papel, son modelados electrónicamente en un sistema BPM (BPMS).

2. Configuración del Sistema. En esta fase se configura el BPMS y la infraestructura de sistema en la que se apoya.

3. Ejecución del Proceso. Los procesos de negocio electrónicamente modelados, son desplegados en el BPMS.

4. Diagnóstico. Con herramientas de análisis y monitoreo apropiadas, el analista de BPM puede identificar y mejorar cuellos de botella y potenciales vacíos causantes de fraudes, en los procesos de negocio.

Podemos concluir que el BPM es el entendimiento, gestión e innovación de procesos, alineados con la estrategia de negocio para asegurar la efectividad del proceso y crear valor a la cadena productiva de la empresa. Se lleva a la práctica integrando la estrategia los procesos y la tecnología, la cual emplea estándares de modelamiento para permitir una comunicación fluida y con menor esfuerzo entre procesos de negocio y las compañías del sector.

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

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