Cómo Priorizar la Implementación de las Oportunidades de Mejora

Luego de definir los hallazgos, producto del assessment de los procesos que se quieren mejorar en una organización, la siguiente gran dificultad a la que se enfrenta el consultor (interno o externo), es la de determinar la prioridad en el diseño, desarrollo e implementación de las mejoras correspondientes a estos hallazgos. ¿Por cuál de todas las oportunidades de mejora comenzar?, ¿da lo mismo comenzar por cualquiera de ellas?, ¿el orden en la implementación influye en el resultado final?

Para responder estas preguntas, en primer lugar, debemos saber que cualquiera de las oportunidades de mejora que se implemente, van a obtener resultados positivos. Lo más probable es que al implementar una mejora (causa), no se solucione el problema principal (efecto), porque un problema tiene en un 99% de veces, más de una causa que resolver.

El porcentaje del problema que se logra resolver con la implementación de una oportunidad de mejora, va a depender del impacto que ésta tenga. Este es el motivo por el cual es importante determinar previamente el impacto que la implementación de una mejora va a producir en la solución del problema, para saber por cuál de las oportunidades de mejora comenzar.

¿Qué ocurre si comenzamos a implementar una oportunidad de mejora que no es la que más impacto tiene en la solución del problema?

Para analizar esta pregunta, es necesario jerarquizar los problemas en un árbol de causas y efectos (Ver figura 1). En este árbol, un problema puede ser la causa de otro y al mismo tiempo ser causado por un problema anterior (El problema 6 es la causa del problema 3 pero es el efecto de los problemas 10 y 11.

Una de las ventajas de esta herramienta, entre muchas otras, es que podemos notar que para resolver  el problema principal  1, los problemas 2, 3 y 4 deben ser resueltos previamente (son las causas de los efectos). Lo mismo sucede con cada uno de los demás  problemas. A partir de esta única aseveración, podemos obtener varias conclusiones:

–          Si se resuelve una sola causa, no se va a solucionar el efecto completo, se va a solucionar un porcentaje de éste.

–          Si se resuelve la causa que tiene menos impacto en el efecto, se resolverá un menor porcentaje que si se resuelve una causa que tiene más impacto.

–          Al terminar de resolver todas las causas sin importar el orden, se solucionará el efecto completo.

Según estas conclusiones, podríamos deducir que no es importante el orden de la implementación de las mejoras, sin embargo sí lo es, debido a que hay el riesgo de que ocurran eventualidades en el transcurso, o de tener escasos recursos para la implementación de todas las mejoras. Estos son riesgos con una gran probabilidad de ocurrencia. Al implementar las mejoras con mayor impacto, nos aseguramos mejores resultados desde el inicio.

 

Elaborado por:

Fernando Linares

Consultor de Negocios de Ciclus Group

 

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