La capacitación: factor clave del éxito

En la actualidad la capacitación de los recursos humanos es un tema relevante en toda empresa ya que todas desean contar con personal calificado y productivo, siendo ellos la clave del éxito de cualquier organización.

Para obtener personal altamente calificado en primer lugar es necesario un  proceso de reclutamiento y selección orientado al perfil de trabajadores que el negocio requiere, y que acrediten con los certificados o constancias correspondientes las aptitudes, conocimientos y destrezas necesarias para cada puesto de trabajo. Pero esos requisitos no son suficientes ya que para que el personal posea las competencias exactas a las que el negocio requiere, es necesario adicionalmente brindarles capacitación acorde a las funciones y tareas que desempeñan.

La capacitación constituye una de las mejores inversiones en recursos humanos. Sin embargo, al principio puede resultar costosa y demandante pero un plazo no muy largo los resultados se verán reflejados en el crecimiento y desarrollo del personal. Es importante resaltar que la capacitación conduce a una rentabilidad más alta, mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles, mejora la relación jefes-subordinados, se promueve la comunicación en toda la organización y se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.

Los impactos generados gracias a la capacitación en el personal son bastante beneficiosos ya que ayuda al individuo en la toma de decisiones y solución de problemas, permite lograr sus retos personales, incrementa la confianza en sí mismo, desarrolla asertividad, permite el desarrollo de líderes, mejora las habilidades comunicativas, aumenta el nivel de satisfacción con el puesto y elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.

Para lanzar con éxito un programa de capacitación es sumamente importante determinar las necesidades, ya que este programa se debe enfocar en las competencias o habilidades requeridas. La empresa debe promover una cultura de aprendizaje que permita que los empleados busquen aprender para perfeccionar sus habilidades; solo si los empleados aprenden, la empresa aprende. Otra prioridad es informar el objetivo de la capacitación, ayudar a entender la relación entre la formación y la aplicación de la misma en el trabajo y lograr que las sesiones de entrenamiento no se vean como una pérdida  de tiempo valioso; los empleados deben ver la formación como una importante adición a su crecimiento profesional.  La capacitación no debe ser brindada solamente a los nuevos empleados sino que esta debe ser permanente. Los programas de capacitación ayudan a mantener los niveles de habilidad de todos los empleados, y continuamente motivarlos a crecer y mejorar profesionalmente. 

Para finalizar es importante mencionar que en este proceso la evaluación es muy valiosa ya que sin resultados tangibles, es casi imposible ver la capacitación como algo más que un gasto. La empresa debe decidir cómo va a obtener una tasa aceptable de retorno de la inversión, determinar qué tipo de crecimiento es un resultado razonable de la formación proporcionada. Si se puede demostrar resultados concretos será más fácil conseguir fondos presupuestarios para la formación futura.

Elaborado por:

Valeria Cebrian

Administradora de Ciclus Group

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Usar Inteligencia de Negocios para Afrontar Desastres Naturales.

Inteligencia de Negocios en el Gobierno de los Estados Unidos: Data Geoespacial

Katrina fue un desastre natural que trajo destrucción y ruina para los Estados Unidos. Mientras los esfuerzos de recuperación empezaban se aprendió que se tenia que estar preparado para el siguiente desastre. El siguiente articulo trata de como la Inteligencia de Negocios puede ayudarnos para afrontar tipo de acontecimientos.

La primera línea de acción es establecer prioridades y manejar recursos, significa poder responder a las preguntas que parecen obvias: ¿Que tipo de desastre es este?, ¿Cuando sucedió?, ¿Donde sucedió?, ¿Que tipo de ayuda necesitan las victimas?, ¿Se esta otorgando la ayuda necesaria? Para cada una de estas preguntas las respuestas provienen de la búsqueda de datos y el análisis de los mismos. Pueden venir desde data de censos hasta de la elaboración de perfiles demográficos de las zonas impactadas. 

Hay 3 aspectos críticos para manejar las necesidades de las victimas: ¿Quienes son?, ¿donde están? y ¿Que es lo que necesitan? Necesitamos saber  donde están para poder rescatarlos, enviarles comida y la medicina que necesitan; además de poder reunirlos y reubicarlos en un lugar seguro. Nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos muestra en el siguiente artículo como nada de eso será posible sin contar con datos que hayan sido analizados y transformados en Información mediante el uso de Inteligencia de Negocios. 

Ver articulo: Using Business Intelligence to Manage Disaster Response 

 

El Control de Costos de los Procesos: Una Buena Práctica en las Empresas

Las empresas que buscan ser operacionalmente excelentes, deben estar enfocadas en procesos más que en áreas organizacionales.  Además de gestionar la calidad de los procesos y eliminar todas aquellas actividades que no generan valor, es importante que dentro de las empresas se pueda llevar una medición de los costos de sus procesos.  Este control de costos de los procesos no es un sustituto de la contabilidad tradicional, que agrupa los costos en clasificaciones contables como materia prima, mano de obra y gastos generales, entre otros, sino que es un complemento a la contabilidad de costos.  Esta práctica de conocer los costos de los procesos es importante porque se considera a la mejora continua de los procesos empresariales como parte del camino a la excelencia.

En la actualidad, prácticamente todas las empresas pueden determinar los costos de sus productos o servicios.  La contabilidad de costos tradicional les permite hallar esta valiosa información.  También algunas empresas, principalmente las más grandes, están llevando a cabo una gestión de los costos de sus proyectos.  Pero son muy pocas aquellas empresas que tengan implementado un control de costos de sus procesos, considerando tanto los procesos core del negocio como los procesos de soporte.  Para que se pueda cumplir con la buena práctica de tener un control de costos de los procesos empresariales, se deben tomar en cuenta varios aspectos.

En primer lugar, se debe considerar la manera en que las empresas se organizan para poder trabajar en esta buena práctica.  Una adecuada arquitectura del negocio debe partir de la premisa que las empresas tienen todos sus principales procesos del negocio plenamente identificados y documentados, tanto de manera descriptiva como gráfica (mediante un mapa de procesos).  Cada proceso identificado debe tener su respectivo dueño, es decir la persona responsable del correcto funcionamiento y de los resultados que se obtengan.  Además, dentro de cada proceso se debe poder reconocer sus entradas y salidas, y principalmente las actividades que lo componen.  Del mismo modo, para que pueda calcularse el costo de los procesos, es necesario conocer cuáles son los recursos materiales, humanos y de infraestructura requeridos para su gestión y funcionamiento, y sobre todo es necesario que exista un registro y almacenamiento del uso de dichos recursos durante la ejecución del proceso.

En segundo lugar, se debe contar con una herramienta que permita calcular los costos de los procesos.  Si bien no es la única herramienta que existe, el costeo basado en actividades (ABC por su siglas en inglés), es tal vez la técnica más utilizada.  El ABC es una metodología (apoyada en una herramienta de tecnología de información) que identifica las actividades dentro de una organización (actividades que son los componentes de los procesos) y asigna el costo de dichas actividades a los productos y/o servicios de acuerdo al consumo en que incurren cada uno de estos productos/servicios.  El costeo ABC no sustituye a la contabilidad de costos, sino más bien es una herramienta de gestión que utiliza la información contable como insumo para el cálculo de los costos tanto de las actividades como de los objetos de costeo (productos, servicios, clientes, mercados, etc.)  Como esta herramienta permite calcular el costo de las actividades de la empresa, y como toda actividad forma parte de algún proceso, por consiguiente, si la empresa tiene bien identificados sus procesos y sabe cuáles son las actividades que lo componen, entonces si logra calcular los costos de sus actividades, también logrará calcular los costos de sus procesos.

Finalmente, toda buena práctica debe ser medible, para que de esta manera se pueda controlar y gestionar, de modo que se pueda corregir cualquier desviación que aparezca.  Es importante medir los costos reales de cada uno de los procesos principales de la empresa.  Dentro de los costos de los procesos, es importante poder identificar y diferenciar los componentes de los costos como son: materias primas (para empresas de manufactura), mano de obra y gastos indirectos.  Para poder determinar las desviaciones, es necesario que los costos de los procesos reales se comparen con los costos planeados para dichos procesos.  De este modo, los dueños de los procesos cuentan con una herramienta de gestión que le brinda importante información para la toma de decisiones.

Como conclusión podemos decir que es importante y muy recomendable, que las empresas implementen la buena práctica de medir, controlar y gestionar los costos de sus procesos.

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

Importancia de un Sponsor en un Proyecto de Inteligencia de Negocios

Todo proyecto necesita de un sponsor, una persona dentro de la organización con alto poder de decisión, que se involucre dentro del proyecto, pero sobre todo que esta persona sea muy respetada en la empresa. En un proyecto de Inteligencia de Negocios, esto se hace más necesario aún, pues en la implementación de un DataWarehouse, por ser un proyecto de corte transversal, se involucra a más de un área de la empresa, por lo tanto la labor de un sponsor es vital para que las cosas “fluyan” con naturalidad.

Muchas veces los Proyectos de Inteligencia de Negocios fracasan por la falta de una cabeza visible dentro de la organización, de aquella persona a quien escalar los problemas, quien pueda luchar para que al proyecto se le de la importancia debida.

La experiencia en Proyectos de Inteligencia de Negocios nos hace encontrarnos con usuarios poco motivados para participar, que toman su participación en el proyecto como una carga extra de trabajo a sus labores cotidianas y que prefieren darle prioridad a su trabajo diario. Esto origina retrasos en las labores de Assesment y levantamiento de información y, por consiguiente, retraso en el proyecto, en general. También, nos encontramos con usuarios que una vez puesto el sistema en Producción es necesaria su participación en cuanto a entregar archivos con metas, archivos que son necesarios para que se muestren valores en un tablero de mando y, lamentablemente, los usuarios no entregan esta información o la entregan con un formato incorrecto y, por lo tanto, el tablero de mando no se muestra correctamente y la solución implementada pierde credibilidad. Cuánta falta hacía aquí un sponsor para escalar estos problemas y con su ayuda se superen en el menor tiempo posible.

Para un proyecto de Inteligencia de Negocios va a ser vital el compromiso y participación de los usuarios dueños de la Información, por lo tanto debe haber un líder que motive a estos usuarios a participar, que aparezca ante los problemas que se presentan durante la implementación de la Solución de Inteligencia de Negocios y ayude a resolverlos concertando, dialogando y motivando a los usuarios dueños de la información para su participación activa en el Proyecto. Con esto lo que se conseguirá es la credibilidad en la solución implementada conllevando al beneficio de la Empresa.

Elaborado por:

Eduardo Becerra

Analista de Business Intelligence

Una Herramienta para Priorizar Cuantitativamente la Implementación de las Oportunidades de Mejora

En un proceso de diseño, desarrollo e implementación de mejoras, es importante el orden de implementación de las mismas debido fundamentalmente a que al implementar las mejoras con mayor impacto, nos aseguramos entre otras ventajas, mejores resultados desde el inicio.

Para definir esta categorización por prioridades, la herramienta que muchos consultores utilizan es la llamada matriz de priorización, que no es más que una técnica para ponderar estas oportunidades de mejora a través de una comparación entre ellas. La ponderación se realiza sobre la base de una serie de criterios (frecuencia, importancia, factibilidad), que se eligen generalmente tomando en cuenta:
– Su efecto en la solución de los problemas,
– Sector, tamaño de la organización,
– Experiencia del consultor interno o externo.

En realidad, originalmente esta herramienta (matriz de priorización) fue diseñada para ayudar a decidir cuál es la mejor opción (escoger una sola solución) de una serie de alternativas. Sin embargo, debido a su carácter cuantitativo, muchos consultores la han adaptado para obtener un criterio tangible y sustentable que les permita priorizar una serie de alternativas, con el fin de saber por dónde comenzar, especialmente cuando los recursos son escasos y probablemente no sea posible implementar todas las mejoras que hemos desarrollado.

COMBINACIÓN DE DOS HERRAMIENTAS

La utilidad de la matriz de priorización del árbol de Causas y Efectos se multiplica cuando se combina con el árbol de causas y efectos. La técnica consiste en ir subiendo desde la base donde se encuentra el problema principal hacia sus causas, paso a paso. En cada uno de los efectos del árbol se pondera sus causas utilizando la matriz de priorización.
Lo que se obtiene finalmente, es un árbol de Causas y Efectos con todas sus causas ponderadas por el nivel de priorización. Finalmente solo queda comenzar por la causa prioritaria entre todas las demás.

Elaborado por:
Fernando Linares
Consultor de Negocios de Ciclus Group

Inteligencia de Negocios en el Gobierno de los Estados Unidos: Data Geoespacial

Inteligencia de Negocios en el Gobierno de los Estados Unidos: Data Geoespacial

Con Inteligencia de Negocios normalmente manejábamos cuatro dimensiones y nos hacíamos las siguientes preguntas: ¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Por qué?, ¿Cómo? Ahora debemos añadir una dimensión y por lo tanto realizarnos una pregunta más: ¿Dónde? Con la llegada de los tipos de datos Geoespaciales esta información normalmente se extrae de los sistemas GIS.

La misión del Gobierno de los Estados Unidos es utilizar esta información de la manera más eficiente para el beneficio de los ciudadanos. Hay muchos campos donde se podría aplicar esta información por ejemplo:

 + Salud: Prevención de epidemias, identificando el lugar exacto donde se genero la pandemia en un mapa y acelerando el  tratamiento sobre el área.

 + Agricultura: Pronosticando los campos cortados de las áreas aptas para la producción, es decir identificando las mismas en un mapa. Esto ayudaría al tiempo del pronóstico mejorando la precisión del mismo y optimizaría la producción.

 + Gobierno: Por ejemplo en la elaboración de censos, pues se mejoraría la precisión mostrando la información en un mapa y comparándola por factores no contemplados anteriormente.

 + Justicia: Mostrando en mapas por ejemplo, los índices de criminalidad permitiéndo identificar patrones geográficos.

 + Transporte: Esta información podría ser utilizada por Ingenieros de tráfico para identificar flujos de tráfico por zonas geográficas.

Como vemos hay varias áreas en las cuales el uso de esta información Geoespacial sería muy importante. Nuestro colaborador, el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos lo detalla  en el siguiente artículo.

Ver artículo: Business Intelligence in Government Geospatial Data

 

La importancia del entendimiento del negocio en los proyectos de Business Intelligence

Los proyectos de Inteligencia de Negocios (BI por sus siglas en inglés – Business Intelligence) muchas veces son vistos como proyectos que deben involucrar únicamente a las áreas de tecnologías de información de las empresas.  Si bien es cierto, el componente de tecnologías de información (TI) es muy importante para llevar a cabo estos proyectos, no se debe pensar que es responsabilidad solo del área de sistemas. 

El objetivo final de todo proyecto de BI es brindar a los ejecutivos de las empresas una herramienta que les permita tomar decisiones a partir del análisis de indicadores y reportes.  Los indicadores y reportes se obtienen a partir de los datos, que luego son convertidos en información.

Antes de llevar a cabo el desarrollo de sistemas, a cargo de especialistas de TI, es muy importante que los consultores a cargo de los proyectos de BI tengan un claro entendimiento de los procesos del negocio.  Es fundamental como una etapa inicial, conocer la empresa a la cual se le va a implementar BI, sobre todo conocer las áreas funcionales que serán las usuarias finales del sistema de información, dentro del alcance del proyecto.  Si no se conoce y entiende de manera exhaustiva los objetivos del área(s), no se puede garantizar que la implementación sea exitosa, independientemente si se tiene o no especialistas destacados en desarrollo de sistemas.

Además de entender y conocer el funcionamiento y los objetivos del área, es crucial conocer cuáles son los procesos clave de dichas áreas.  El entendimiento de los procesos debe abarcar: objetivos del proceso, entradas, salidas, responsable (o dueño del proceso), y una descripción del mismo.  En esta etapa del proyecto es donde cobran mayor importancia dos roles, uno a cargo de la empresa consultora y otro a cargo del cliente.  Por el lado de los consultores es importante el rol del Consultor de Negocios, y por el lado de la empresa el rol a destacar es el del Usuario del Negocio.  En ambos casos, se espera que estos profesionales además de entender los procesos de negocio (que pertenecen a su campo o especialidad), tengan un buen entendimiento de sistemas.  No se trata de un entendimiento al nivel de un especialista, pero sí que sepan reconocer e identificar las fuentes de datos de donde se va a obtener la información.  Se espera que puedan ser capaces de reconocer bases de datos, tablas y campos, para así facilitar la comunicación con sus pares informáticos.  El objetivo final de este entendimiento es que se puedan definir claramente las reglas del negocio.

Una vez entendidos los procesos clave, es importante identificar las necesidades de información del área, para así poder definir cuáles serán los indicadores y reportes que formarán parte del sistema de información.  Es común que las empresas, en especial las más grandes, manejen un sistema de indicadores en hoja de cálculo.  Por eso es importante identificar dos grandes escenarios cuando se va a implementar BI: cuando la empresa ya tiene los indicadores (pero no están automatizados), y cuando la empresa no cuenta con indicadores de gestión.  En el caso que no se tenga información de indicadores, se deberá hacer un trabajo en conjunto para definir los mismos.  En el caso que se cuenten con indicadores, por lo general en hoja de cálculo, se debe hacer un análisis de dicha hoja de cálculo para así poder identificar y validar las reglas del negocio.

Teniendo identificados los procesos, los indicadores, y reportes, toda esta información debe ser documentada de la forma más específica y detallada para que los consultores de TI puedan desarrollar y aplicar toda la lógica en la herramienta informática.  Terminado el desarrollo, y antes de hacer el pase a producción, se deben realizar las pruebas de datos.  Estas pruebas consisten en comparar los resultados de los indicadores y reportes obtenidos mediante la hoja de cálculo, contra los resultados de los mismos indicadores y reportes pero obtenidos en la herramienta desarrollada.  Así como líneas arriba mencionamos la importancia que el Consultor y el Usuario del Negocio tengan un buen entendimiento de sistemas, en esta etapa es muy importante que el Consultor de TI, así como el Usuario de TI de la empresa, conozcan bien el negocio.  No basta con que dominen todas las herramientas informáticas; si no conocen los objetivos, las reglas de negocio, y las necesidades de información de los usuarios finales, difícilmente podrían entregar un buen producto.  Cuando el Consultor y el Usuario TI conocen el negocio, se facilita mucho el análisis en caso que la prueba de datos no arroje los resultados esperados.

En resumen, podemos concluir que para que un proyecto de BI se implemente de manera exitosa, es importante que los Consultores y Usuarios de Negocios entiendan temas de tecnologías de información, y que los Consultores y Usuarios de TI entiendan bien el negocio.

 

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

Inteligencia de Negocios y la Calidad de Datos en el Sector Público de los Estados Unidos

Dr. Ramón Barquín

En el contexto de Inteligencia de Negocios se aplica el concepto de Garbage in, Garbage out (GIGO), existiendo 2 dominios de data: Data Transaccional y Data de Análisis, dando la primera origen a la segunda. En el sector público de los Estados Unidos los problemas de calidad de datos muchas veces son mayores que los problemas de datos que se dan en el sector privado: problemas de precisión, consistencia, desfase, unicidad y validez.
Por ejemplo, por problemas de falta de precisión en el Departamento de Vehículos no se tiene exactamente los datos de una persona: peso, altura, etc. Otro problema típico es cuando la data está incompleta, por ejemplo cuando no se llenan todos los campos de un formulario.
Los problemas de calidad de datos pueden generarnos inconvenientes para la aplicación de Inteligencia de Negocios en el sector publico de los Estados Unidos. Nuestro colaborador, el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos muestra en detalle estos problemas en el siguiente artículo.

Ver artículo: Business Intelligence and Data Quality in the Public Sector

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