La importancia del entendimiento del negocio en los proyectos de Business Intelligence

Los proyectos de Inteligencia de Negocios (BI por sus siglas en inglés – Business Intelligence) muchas veces son vistos como proyectos que deben involucrar únicamente a las áreas de tecnologías de información de las empresas.  Si bien es cierto, el componente de tecnologías de información (TI) es muy importante para llevar a cabo estos proyectos, no se debe pensar que es responsabilidad solo del área de sistemas. 

El objetivo final de todo proyecto de BI es brindar a los ejecutivos de las empresas una herramienta que les permita tomar decisiones a partir del análisis de indicadores y reportes.  Los indicadores y reportes se obtienen a partir de los datos, que luego son convertidos en información.

Antes de llevar a cabo el desarrollo de sistemas, a cargo de especialistas de TI, es muy importante que los consultores a cargo de los proyectos de BI tengan un claro entendimiento de los procesos del negocio.  Es fundamental como una etapa inicial, conocer la empresa a la cual se le va a implementar BI, sobre todo conocer las áreas funcionales que serán las usuarias finales del sistema de información, dentro del alcance del proyecto.  Si no se conoce y entiende de manera exhaustiva los objetivos del área(s), no se puede garantizar que la implementación sea exitosa, independientemente si se tiene o no especialistas destacados en desarrollo de sistemas.

Además de entender y conocer el funcionamiento y los objetivos del área, es crucial conocer cuáles son los procesos clave de dichas áreas.  El entendimiento de los procesos debe abarcar: objetivos del proceso, entradas, salidas, responsable (o dueño del proceso), y una descripción del mismo.  En esta etapa del proyecto es donde cobran mayor importancia dos roles, uno a cargo de la empresa consultora y otro a cargo del cliente.  Por el lado de los consultores es importante el rol del Consultor de Negocios, y por el lado de la empresa el rol a destacar es el del Usuario del Negocio.  En ambos casos, se espera que estos profesionales además de entender los procesos de negocio (que pertenecen a su campo o especialidad), tengan un buen entendimiento de sistemas.  No se trata de un entendimiento al nivel de un especialista, pero sí que sepan reconocer e identificar las fuentes de datos de donde se va a obtener la información.  Se espera que puedan ser capaces de reconocer bases de datos, tablas y campos, para así facilitar la comunicación con sus pares informáticos.  El objetivo final de este entendimiento es que se puedan definir claramente las reglas del negocio.

Una vez entendidos los procesos clave, es importante identificar las necesidades de información del área, para así poder definir cuáles serán los indicadores y reportes que formarán parte del sistema de información.  Es común que las empresas, en especial las más grandes, manejen un sistema de indicadores en hoja de cálculo.  Por eso es importante identificar dos grandes escenarios cuando se va a implementar BI: cuando la empresa ya tiene los indicadores (pero no están automatizados), y cuando la empresa no cuenta con indicadores de gestión.  En el caso que no se tenga información de indicadores, se deberá hacer un trabajo en conjunto para definir los mismos.  En el caso que se cuenten con indicadores, por lo general en hoja de cálculo, se debe hacer un análisis de dicha hoja de cálculo para así poder identificar y validar las reglas del negocio.

Teniendo identificados los procesos, los indicadores, y reportes, toda esta información debe ser documentada de la forma más específica y detallada para que los consultores de TI puedan desarrollar y aplicar toda la lógica en la herramienta informática.  Terminado el desarrollo, y antes de hacer el pase a producción, se deben realizar las pruebas de datos.  Estas pruebas consisten en comparar los resultados de los indicadores y reportes obtenidos mediante la hoja de cálculo, contra los resultados de los mismos indicadores y reportes pero obtenidos en la herramienta desarrollada.  Así como líneas arriba mencionamos la importancia que el Consultor y el Usuario del Negocio tengan un buen entendimiento de sistemas, en esta etapa es muy importante que el Consultor de TI, así como el Usuario de TI de la empresa, conozcan bien el negocio.  No basta con que dominen todas las herramientas informáticas; si no conocen los objetivos, las reglas de negocio, y las necesidades de información de los usuarios finales, difícilmente podrían entregar un buen producto.  Cuando el Consultor y el Usuario TI conocen el negocio, se facilita mucho el análisis en caso que la prueba de datos no arroje los resultados esperados.

En resumen, podemos concluir que para que un proyecto de BI se implemente de manera exitosa, es importante que los Consultores y Usuarios de Negocios entiendan temas de tecnologías de información, y que los Consultores y Usuarios de TI entiendan bien el negocio.

 

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

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