Ciclus Group evangeliza en BI

La Ing. Marita Huamán, CEO de Ciclus Group nos explica sobre la labor de Ciclus Group en Inteligencia de Negocios (BI), los conceptos e importancia de la misma.

Lo invitamos a leer la nota publicada en la revista digital CIO.

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¿Cómo implementar mejoras en un negocio con resultados efectivos?

Lo invitamos a leer el artículo sobre oportunidades de mejora publicado en la página web del diario Gestión, escrito por nuestro consultor el Sr. Fernando Linares.

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Business Intelligence Requerido para la Seguridad Nacional y Libertades Civiles en los Estados Unidos

Dr. Ramón Barquín

Dr. Ramón Barquín

Después de los atentados en Nueva York en el 2001 y en Londres en el 2005 ya nada fue igual en el mundo. Con el afán de brindar una seguridad global, se empezó a restringir las libertades nacionales.

Algo evidente en Inglaterra, recientemente, que también parece evidente en los Estados Unidos, es la incertidumbre subyacente sobre en quién realmente podemos confiar. Esto lo vemos en muchos lugares, ya sea sospechosamente mirando a la persona sentada a nuestro lado en el transporte público, preguntándonos acerca de lo que hay en cada mochila que vemos dentro del transporte público o en los aeroepuertos. ¿Quién es digno de confianza? ¿Qué o quién puede asegurar que seremos capaces de llegar a casa sanos y salvos al final de lo que comienza como un día normal?

La gestión del conocimiento y disciplinas de inteligencia de negocios tienen un papel vital en ayudar a tomar forma a los profundos sentimientos subyacentes que nos dan confianza en nuestros líderes.

Nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos entrega una reflexión sobre este tema en el siguiente artículo.

Ver artículo: Business Intelligence Required for Security and Civil Liberties

La Lucha de Clases

Ing. Marita HuamánCEO de Ciclus Group

Ing. Marita Huamán
CEO de Ciclus Group

En estos días se ha tornado cotidiano escuchar mensajes  acerca de la agresiva lucha de clases, los que buscan acentuar las brechas existentes entre unas y otras y de forma poco constructiva avivando sentimientos negativos entre hermanos. Sin embargo, en el país hay una corriente silenciosa y muy poderosa que está resultando un motor social y económico que está modificando los pilares estructurales y económicos del país.  Esa corriente está constituida por las micros y pequeñas empresas, impulsadas por el empuje de los emprendedores que con su creatividad y audacia están generando que la PEA tenga cada vez un porcentaje más alto de trabajadores en estas empresas.

Si analizamos los datos que nos provee el TOP 10,000, encontraremos que sólo existen alrededor de 700 empresas que facturan mas de 50 millones de dólares, y entre 10 y 50 millones, 2300 empresas; esto quiere decir que de alrededor de 3 millones de empresas que existen en el país,  sólo el 0.1% de ellas son grandes.

Si hacemos el análisis desde la perspectiva de las empresas grandes,  los proveedores y canales de distribución de estas empresas están constituidos por empresas pequeñas o medianas.  Si hacemos el análisis desde la perspectiva de las empresas del último nivel de la pirámide, le proveen servicios a las empresas grandes.  En pocas palabras, existe un eco-sistema de convivencia entre las grandes y las pequeñas.

Volviendo a nuestra reflexión inicial, la verdadera lucha de clases está en la lucha por la creciente integración y desarrollo de esta relación y los modelos de trabajo entre ambas empresas y la cada vez mayor dependencia que existe en estas.  Por un lado, la empresa grande requiere establecer modelos de trabajo que faciliten a la pequeña a adecuarse a los estándares de la grande y por el otro, la pequeña debe proveer los servicios que el mercado y la gran empresa demanda. Asimismo,  al establecer ese modelo de relación; el crecimiento de ambas está garantizado.

Para que los beneficios de los programas de inclusión social no sean temporales, es necesario trabajar en la inclusión económica que le de el soporte a aquellos emprendedores que con su empuje y creatividad cada día están modificando los pilares de nuestra sociedad.

Es importante trazar una ruta y establecer ese horizonte en el que podamos medir el crecimiento sostenido de dichas empresas y que se pueda observar la velocidad de crecimiento tal que cada vez signifiquen mayor aporte al país.

Entonces la tarea esta en reducir las brechas entre las pequeñas y las grandes y hacer que esa lucha de clases sea cada vez mas sostenida y alcance los objetivos que la sociedad y la economía demandan.

Elaborado por:

Marita Huamán

CEO de Ciclus Group

Cinco pasos para hacer Negocios con Inteligencia

Ing. Marita HuamánCEO de Ciclus Group

Ing. Marita Huamán
CEO de Ciclus Group

La inmensa cantidad de información que generan todas las operaciones que realizamos en nuestra empresa puede parecer un enorme laberinto. Sin embargo, Marita Huamán, CEO de Ciclus Group, nos cuenta que aplicar la Inteligencia de Negocios puede ayudarnos a aprovechar toda esta información de cara a la toma de decisiones de ventas, marketing, operativas, financieras, de proveedores, etc.

1.     Conformar un equipo de trabajo

Lo primero es designar un líder de proyecto que conozca muy bien los procesos de la organización  y que tenga la capacidad de relacionarse con todos los líderes de la empresa. Este líder también debe poder administrar y movilizar recursos en la organización. También es necesario precisar la unidad organizacional con la que se va a iniciar, eligiendo aquella por la que inicia todo el proceso, es decir, la unidad comercial. Además del líder del proyecto y el personal de la unidad, se debe contar con una buena asesoría.

2.     Registrar y almacenar la información

Normalmente, todo aquello que se tiene en facturas, cuadernos de cargos, llamadas telefónicas, horas de ingreso de documentos inventarios, etc., es decir, los datos de la empresa no están registrados. Lo ideal sería registrarlos en algún medio electrónico, que puede ser desde los más sencillos, como Microsoft Excel, hasta los más especializados.

Para implementar este paso es necesario conocer, entender y tener controlados los procesos de negocio de la unidad elegida; identificar el flujo de datos y asegurarse de registrarlos adecuadamente en el sistema de información de soporte; identificar la información necesaria, ya sean métricas, indicadores, tendencias, listas de clientes y todo lo que nos haga falta para direccionar adecuadamente la estrategia, monitorear las operaciones, es decir, listar todas aquellas necesidades de información que los ejecutivos requieren. Clasificar las necesidades es esencial para poder diseñar la estrategia de implementación: hay que clarificar todas las entidades en datos, información y sistemas de información que van a tomar parte del proyecto

3.     Business y data discovery

Al tener clara la información requerida, debemos llevar a cabo un análisis exhaustivo de todo lo que demande dicha información, es decir, detallar la necesidad de negocio, proceso que se conoce como ‘business discovery’. Una vez detallado esto, debe procederse a buscar los datos en los sistemas de información que dan soporte a las transacciones de la empresa. Este paso debe ser bien documentado ya que se compilará en una ficha que será clave para el proceso.

4.     Desarrollo informático

Ahora dará inicio a la fase de desarrollo informático, donde quizá sea necesaria la ayuda de una consultora especializada. Comienza el proceso de ‘modelamiento dimensional’, un modelo de datos que represente el modelo de negocio (constituido por cálculos y criterios de análisis), cuyo diseño se desarrolla usando los datos identificados de los sistemas que dan soporte a los procesos de negocio. Según lo requerido en la ficha producto del proceso anterior, deben desarrollarse capas de visualización del modelo.

5.     Implementar el sistema de Inteligencia de Negocios

Preparar plan de pruebas de datos y funcionales que validen métricas, informes y todo lo que los ejecutivos de negocios requieran. Para ello, la metodología parte de la ficha descrita en el paso 3, en la que se especifican los detalles de la información solicitada.

Seguidamente, se debe impartir capacitación, para el máximo aprovechamiento de un almacén informativo virtual (el Datawarehouse). Impartir capacitación a los responsables de Tecnologías de la Información significa garantizar la disponibilidad del sistema y los afinamientos respectivos cuando la base de datos alcance un volumen muy alto.

Elaborado por:

Marita Huamán

CEO de Ciclus Group

Breve y sencillo

Dicen que cada persona tiene “su manera” de hacer las cosas. Al final lo importante es obtener buenos resultados; en algunos casos no importa tanto la forma ni los recursos empleados; lo principal es si cumplió con el objetivo trazado.

Este precepto puede que sea válido en algunas ocasiones. Por ejemplo, cuando alguien va a preparar un plato “conocido” no necesariamente tiene que utilizar los mismos ingredientes o seguir el mismo orden de pasos que ya se conoce, ya que lo primordial es que el producto de la preparación tenga buen sabor. Pero, ¿qué sucede dentro de una organización? ¿Será de mucha importancia el hecho de que un trabajador demore seis horas en redactar un reporte tipo “x” mientras que su compañero se toma la mitad del tiempo en preparar el mismo tipo de documento, obteniéndose la misma calidad en el resultado?

En este caso la metodología (proceder que se emplea para concretar un desafío) “sí importa” y mucho, pues la productividad de un empleado que realiza un reporte en tres horas es mayor en comparación a la de su compañero mencionado en el ejemplo. Por tanto, la forma en la que se elabora (tomando como ejemplo el reporte) tiene mucha implicancia dentro del medio laboral, ya que no sólo asegura la optimización del tiempo, sino también minimiza los posibles errores en cuanto a abundancia de información innecesaria, descripción de hechos evidentes, expresiones redundantes, o inclusive omisión de datos importantes.

Debido a este tipo de falencias en la redacción de informes en general  (cualquiera sea el tipo) es que las organizaciones ven la necesidad de establecer estándares para la elaboración de sus informes o reportes, diseñando así, formatos con la finalidad no sólo de hacer más sencilla la labor de su personal, o para garantizar la exactitud de su contenido, sino para mostrar unificación del equipo de trabajo en el sentido de que los involucrados “hablen el mismo idioma”, es decir, manejen los mismos códigos, términos o acepciones.

Es así como vemos que en el ámbito organizacional, la posta de la metodología a utilizar la toman las áreas de mando, previa revisión de la documentación con los actores del proceso. La participación de todos los involucrados en el diseño de estos modelos conlleva a la precisión y aceptación de la misma, evitando la imposición y fomentando buenas prácticas.

Si bien es cierto, no todo se puede estandarizar, lo que se recomienda en estos casos es crear modelos o ejemplos tipo. En el caso de los informes, formatos que sirvan de patrón de referencia para la resolución de situaciones similares donde se requiera elaborar un reporte o informe, cerciorándose que incluya lo imprescindible, con un procedimiento establecido, eliminando también un posible tiempo ocioso.

Elaborado por:

Dora Yuiján

Asistente de Operaciones

Costeo basado en actividades, Gobierno e Inteligencia de Negocios

Dr. Ramón Barquín

Dr. Ramón Barquín

Hace poco terminaron las elecciones en los Estados Unidos, e independientemente de los resultados es un buen momento para revisar el tema desde una perspectiva diferente de análisis: sistemas de votación.

No todas las elecciones se llevan a cabo de la misma manera y los resultados pueden variar enormemente dependiendo del enfoque y metodología. Se han desarrollado y evolucionado a lo largo de los siglos en función de cómo las distintas sociedades han tenido que utilizar las elecciones como un instrumento de gobierno para la selección de líderes y resolver las diferencias pacíficamente. Si nos centramos en los sistemas de votación para la selección de liderazgo o representación, se clasifican en tres tipos: 1) pluralidad / mayoría de sistemas, 2) los sistemas de representación proporcional y 3) Sistemas Semi-proporcionales.

Las elecciones tienden a ser los árbitros de nuestro futuro, y la forma en que se vota y cómo decidimos estas elecciones depende cada vez más de la ciencia y la tecnología.

Nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos explica las diferencias entre estos distintos sistemas de votación y la existencia de una  gran oportunidad para los profesionales de Inteligencia de Negocios para contribuir a mejorar estos sistemas de votación.

Ver artículo: Activity Based Costing, Government and Business Intelligence

Entrevista en Mundo Empresarial

La Ing. Marita Huamán, CEO de Ciclus Group, brinda una entrevista en Mundo Empresarial, donde nos habla sobre Business Intelligence y la labor de Ciclus Group. Los invitamos a ver la entrevista a través del siguiente enlace:

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La venta: ¿Cómo convertirla en una Buena Práctica de Gestión?

Todas las empresas dependen de los ingresos generados por las ventas, las cuáles están sustentadas en el nivel de satisfacción de los clientes; es por este motivo que es necesario establecer un canal sólido y formal que permita brindar la atención y el tiempo necesarios a los clientes. Son los canales de ventas los que permiten que la voz del cliente fluya dentro de la empresa, es por ello que deben estar soportados en una infraestructura adecuada y alineados a la oferta de valor.

El canal de ventas debe:

  • Ser definido de acuerdo al tipo y cantidad de clientes, como también de acuerdo a la atención que éstos requieren.
  • Contar con medios que permitan el intercambio de información, la comunicación, la pre- venta y la venta. Esto se puede dar a través de diversos medios: presenciales, telefónicos y digitales.
  • Contar con la infraestructura, personal y procedimientos para cumplir los objetivos y brindar respuestas oportunas a los clientes.

Por otro lado, el proceso de ventas debe contemplar las fases de: planificación, ejecución, seguimiento y gestión de las oportunidades de ventas. Para ello, es indispensable contar con herramientas de gestión que lo permitan. Los vendedores deben contar con sistemas de gestión que les permitan establecer una relación con sus clientes, captar sus necesidades, almacenarlas, analizarlas y transformarlas en una oferta.

Para que todo ello funcione, es importante que exista entendimiento y seguimiento de la calidad de atención y servicio, ya que es la única manera de que se identifiquen las oportunidades de mejora y se implementen medidas correctivas, como programas de capacitación y refuerzo al personal de ventas.

Deben existir patrones definidos para la atención al cliente, es por ello que deben establecerse protocolos de comunicación y procedimientos específicos que permitan un correcto diálogo entre el cliente y el vendedor.

En otras palabras, es indispensable que exista una metodología y cultura de atención al cliente que permita gestionar mejor las ventas y facilitar una fluida comunicación entre los vendedores, la gerencia y las áreas de soporte a la venta.

Elaborado por:

Samantha Diaz Vaisman

Coordinadora de Marketing de Ciclus Group

La Gestión del Desempeño

El principal reto del área de recursos humanos es conseguir el mejoramiento permanente de las organizaciones de las que son parte, haciéndolas más eficientes y eficaces. Lo que busca dicha área es el mejoramiento del desempeño y de las aportaciones del recurso humano a la organización.

Evaluar el desempeño de los colaboradores se convierte en una labor muy importante para la gestión del recurso humano ya que esto permite obtener resultados medibles acerca de trabajo que realizan los empleados en la organización. Gracias a la evaluación de desempeño se obtiene información para la toma de decisiones que permite tomar acciones correctivas cuando el resultado está por debajo de lo esperado y motivar al personal si el desempeño es satisfactorio.

La evaluación del desempeño debe estar basada en una serie de principios básicos que permitan aprovechar al máximo los resultados de la misma. La evaluación del desempeño debe articularse con el desarrollo de las personas en la empresa, deben definirse claramente los objetivos del sistema de evaluación y dicho sistema requiere el compromiso y participación activa de todos los trabajadores.

Sin embargo, a pesar de que se sigan los principios básicos no se logra alcanzar los resultados esperados debido a que suelen aparecer dificultades ya sea por sentimientos negativos de los trabajadores, conflictos internos, malentendidos, conflicto de intereses o errores en el uso de herramientas y procedimientos. Es por ello que se debe buscar una metodología de evaluación del desempeño que sea capaz de mejorar la interacción entre el empleado y la organización para lograr el beneficio de ambas partes, de esta manera se hace posible la creación de condiciones para un adecuado desempeño, medido por el esfuerzo, capacidad y percepción de su rol en la empresa.

Existen diferentes metodologías de evaluación del desempeño pero en todas hay ciertas recomendaciones que pueden aplicarse, como por ejemplo:

  • Es necesario definir las metas o retos con cada participante para el año entrante y que éstas puedan ser medidas por la evaluación.
  • La evaluación brinda la oportunidad de que entre el jefe y el colaborador se incremente nivel de comunicación al poder dar sus puntos de vista, inquietudes, sugerencias, explicaciones.
  • La evaluación debe revisarse periódicamente, lo recomendable es cada tres meses y la revisión que se realiza al sexto mes debe ser más profunda.
  • El principal objetivo es mejorar el desempeño, si el resultado de la evaluación es negativo esto no debe significar el despido de las personas, sino medidas que permitan que mejoren y si, en caso contrario, el resultado es favorable se debe felicitar la mejora, pero no necesariamente debe ser motivo principal de entrega de bonificaciones o incentivos, porque dichas medidas pueden contribuir a que la medición no sea objetiva.
  • El formato de evaluación de desempeño debe contener datos que permitan obtener la retroalimentación requerida.
  • Se recomienda que haya una autoevaluación.
  • Es recomendable que el evaluador lleve un registro de incidentes críticos que permita llevar un control de actividades buenas o malas a lo largo del año para lograr hacer una evaluación de desempeño más equilibrada.
  • Lo más adecuado es que la escala de evaluación sea de números pares, porque los impares generan error de tendencia central.

Para finalizar, se puede mencionar que para realizar una evaluación de desempeño objetiva se tienen que considerar los puntos antes mencionados, si bien es cierto existen posibilidades de error múltiple, se debe trabajar en una metodología propia que permita obtener los resultados deseados.

Elaborado por:

Valeria Cebrián

Administradora de Ciclus Group

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