Breve y sencillo

Dicen que cada persona tiene “su manera” de hacer las cosas. Al final lo importante es obtener buenos resultados; en algunos casos no importa tanto la forma ni los recursos empleados; lo principal es si cumplió con el objetivo trazado.

Este precepto puede que sea válido en algunas ocasiones. Por ejemplo, cuando alguien va a preparar un plato “conocido” no necesariamente tiene que utilizar los mismos ingredientes o seguir el mismo orden de pasos que ya se conoce, ya que lo primordial es que el producto de la preparación tenga buen sabor. Pero, ¿qué sucede dentro de una organización? ¿Será de mucha importancia el hecho de que un trabajador demore seis horas en redactar un reporte tipo “x” mientras que su compañero se toma la mitad del tiempo en preparar el mismo tipo de documento, obteniéndose la misma calidad en el resultado?

En este caso la metodología (proceder que se emplea para concretar un desafío) “sí importa” y mucho, pues la productividad de un empleado que realiza un reporte en tres horas es mayor en comparación a la de su compañero mencionado en el ejemplo. Por tanto, la forma en la que se elabora (tomando como ejemplo el reporte) tiene mucha implicancia dentro del medio laboral, ya que no sólo asegura la optimización del tiempo, sino también minimiza los posibles errores en cuanto a abundancia de información innecesaria, descripción de hechos evidentes, expresiones redundantes, o inclusive omisión de datos importantes.

Debido a este tipo de falencias en la redacción de informes en general  (cualquiera sea el tipo) es que las organizaciones ven la necesidad de establecer estándares para la elaboración de sus informes o reportes, diseñando así, formatos con la finalidad no sólo de hacer más sencilla la labor de su personal, o para garantizar la exactitud de su contenido, sino para mostrar unificación del equipo de trabajo en el sentido de que los involucrados “hablen el mismo idioma”, es decir, manejen los mismos códigos, términos o acepciones.

Es así como vemos que en el ámbito organizacional, la posta de la metodología a utilizar la toman las áreas de mando, previa revisión de la documentación con los actores del proceso. La participación de todos los involucrados en el diseño de estos modelos conlleva a la precisión y aceptación de la misma, evitando la imposición y fomentando buenas prácticas.

Si bien es cierto, no todo se puede estandarizar, lo que se recomienda en estos casos es crear modelos o ejemplos tipo. En el caso de los informes, formatos que sirvan de patrón de referencia para la resolución de situaciones similares donde se requiera elaborar un reporte o informe, cerciorándose que incluya lo imprescindible, con un procedimiento establecido, eliminando también un posible tiempo ocioso.

Elaborado por:

Dora Yuiján

Asistente de Operaciones

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