Información a Tiempo aplicando Business Intelligence

En toda organización se manejan diariamente muchas transacciones de datos e información que pertenecen a distintas áreas del negocio y que, en muchos casos, se unen para formar nueva información que es de vital importancia para la ejecución de determinadas tareas, como por ejemplo: generar  un reporte de todas las ventas realizadas en el tercer trimestre del año anterior con el detalle de cada producto y contrastarlo con el primer trimestre del año siguiente, comparar montos totales y a partir de ello realizar pronósticos que, en su mayoría, son vistos a través de indicadores claves o KPI´s. Todo lo mencionado anteriormente es parte de todas las bondades que ofrecen las herramientas de Business Intelligence; éstas permiten generar una serie de reportes analíticos o a demanda, siendo en muchos casos sencillos de construir para el usuario final, y así involucrarlos más en la generación de su propia información con la cual pueda tomar decisiones inmediatas.

Cabe mencionar que esta información es requerida en el menor tiempo posible una vez que es solicitada. Póngase en un supuesto donde ha implementado una base de datos multidimensional o cubo de información para el área de Recursos Humanos y este cubo está conectado a un archivo en Excel que provee información a través de las distintas perspectivas del usuario y en ese momento se solicita tener un reporte donde se puedan comparar los indicadores mensuales de Ventas del año 2011 y 2012 con el fin de contrastarlos. Además, este reporte debe tener detalle de productos, categorías, subcategorías como también puntos de ventas por distrito. Como se puede apreciar, esto parece algo complicado, pero realmente es sencillo de generar siempre y cuando se tenga un cubo de información que soporte todo lo requerido por el usuario. Para ello, se parte desde muy atrás, es decir, desde la misma concepción del Datamart. Si todo ello está desarrollado tomando en cuenta las necesidades del cliente, el resultado será el mejor, puesto que no sólo se tendrá la capacidad de construir y mostrar reportes finales elaborados o sencillos, sino que se van a poder entregar en el menor tiempo.

Hoy en día, el tema de tener la información disponible en el menor tiempo está sumando cada vez más importancia. Si se sitúa en un día de la semana en donde se requiera tener datos para el mediodía, ya que el jefe de área lo requiere para poder presentarlo en una reunión regional con altos directivos de la firma, es evidente que esta información debe ser entregada a tiempo. Para ello, muchas organizaciones están implementando cada vez más nuevos sistemas de información basados en soluciones de Inteligencia de Negocios. Estas soluciones no son estáticas, sino escalables y facilitan la labor de análisis del usuario final, permitiéndole tomar cartas en el asunto y ser pieza clave en la generación de información que conlleve a tomar decisiones claras en el momento oportuno.

En conclusión, si este accionar es llevado a más áreas de una organización, es evidente que las planificaciones, estrategias, tomas de decisiones y ejecuciones de las actividades se realizarán bajo la seguridad que ofrece Business Intelligence y por consiguiente los resultados serán efectivos.

Elaborado por:

José Casachahua

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

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Pasos para el diagnóstico de la estructura organizacional y la importancia de una encuesta interna

Cuando hablamos de la estructura organizacional de una empresa (EOE), nos referimos a la manera como está determinada su estructura organizativa, mediante la división del trabajo, su integración  y la coordinación necesaria para el logro de sus objetivos.

En este sentido, la EOE no es solamente el organigrama, sino una serie de variables que buscan coordinar e integrar las actividades de los diferentes actores, que resultan de la división del trabajo.

El concepto de EOE es tan diverso y complejo que muchos autores han escrito al respecto; cada uno ha puesto énfasis en aspectos específicos señalándolos como lo más importante. Se ha escrito que la EOE se diseña sobre la base de la estrategia de la empresa (Williams, et al. 2007),  sobre la relación directa entre el tamaño de la empresa y la necesidad de una mayor complejidad de su estructura (Grynser y Yasai-Ardekani (1986), sobre los procesos de información como una fuerza importante y determinante en la estructura de las organizaciones (Daft y Lengel (1986), o sobre la capacidad del diseño de la EOE para hacer y adaptarse  a los cambios, principalmente a la oferta y demanda de nuevos productos y servicios (Tushman et al. 1996). Hablando de estos autores, no se puede dejar de mencionar a algunos gurús de la administración que han planteado hipótesis al respecto, como Mintsberg (1991), Engdahl (2005), Miles et al. (1978), Dess y Origer (1987), Miller (1993), Kansajai y Dranzin (1987), entre muchos otros que buscan explicar las opciones de configuración de las estructuras organizacionales.

En conclusión, en cuanto al análisis de la EOE, se han construido diferentes filosofías con un desarrollo teorico bien fundamentado, con atributos que pueden no ser comunes en todos los casos. La explicación es que la casuística es diferente entre una organización y otra, de realidad en realidad y de un entorno a otro.  Sin embargo, podemos concluir que el diseño de la EOE corresponde directamente a los procesos operativos, para hacerlos realizables dentro de los estándares de calidad establecidos,  los mismos que están alineados a la estrategia de la organización con la finalidad de cumplir con los objetivos.

En este contexto, cuando se habla del diagnóstico de la estructura organizacional, se debe comenzar por “adecuarse” a la empresa objeto de estudio, ser conscientes de sus propias peculiaridades. Por este motivo, en primer lugar es esencial el diagnóstico gerencial y de los procesos operacionales de la organización. En segundo lugar, cuando se conozcan los procesos (procesos mapeados), el diagnóstico de la EOE se debe enfocar en la manera cómo se ha dividido el trabajo entre los diferentes actores y cómo son las relaciones entre ellos para lograr una coordinación y alineamiento a las estrategias. Este diagnóstico debe incluir la evaluación de la función de liderazgo para la gestión de las actividades y para el control que aseguren la calidad de los procesos diseñados.

Finalmente, debido a que la cultura y el clima organizacional juegan un papel determinante en el funcionamiento de la EOE, es importante incluir en el diagnóstico, una encuesta interna de cómo percibe cada uno de los actores la manera como se organiza la estructura interna.

El resultado de esta encuesta es fundamental ya que no solo es importante contar con el talento humano óptimo, sino con el clima organizacional adecuado, que correspondan ambos  a la estrategia de la empresa. Si un colaborador no se ubica dentro de su propio equipo funcional por desconocimiento, por falta de capacitación, por falta de liderazgo, o por cualquier otro motivo; o si no reconoce el nivel de coordinación establecido  en cuanto al control, supervisión, delegación, rendición de cuentas, entre otros, no solo se entorpecerá la canalización de la información, sino que adicionalmente el colaborador no se sentirá seguro de sus funciones y actividades, el clima organizacional no será favorable, no habrá compromiso ni motivación, habrá desacuerdos, rencillas, pugnas de poder, no habrá colaboración, etc. Es decir, habrá restricciones en el flujo óptimo de los procesos, desfavoreciendo  la consecución de los objetivos.

Elaborado por:

Fernando Linares

Consultor de Negocios de Ciclus Group

Tableros de Mando en todos lados

En el actual gobierno de Obama, en los Estados Unidos, se cuenta con 3 webs importantes donde se tienen tableros de mando, los cuales son fuentes de datos potenciales para la aplicación de Inteligencia de Negocios.

Estas web son :

• data.gov

• recovery.gov

• it.usaspending.gov

Como vemos los tableros de mando estan en las principales web del Gobierno de los Estados Unidos. Para continuar leyendo sobre este interesante artículo, escrito por nuestro colaborador el dr. (PhD) Ramón Barquín, siga el siguiente enlace:

ver artículo: Dashboards Dashboards Everywhere

Análisis de Sentimientos en el Gobierno

¿Qué es Análisis de Sentimientos? Pensemos en ello como un conjunto de herramientas y técnicas que nos permiten tener una mejor idea de las opiniones o actitudes de una persona sobre un tema específico, pero ¿cómo es que se realiza? Generalmente, se realiza mediante un análisis semántico del lenguaje natural y el uso de lingüística computacional. Esto está siendo muy bien recibido por empresas que se esfuerzan en extraer inteligencia de las grandes cantidades de texto publicados en las redes sociales. El gobierno de los Estados Unidos también podría beneficiarse utilizando Análsis de Sentimientos en aplicaciones federales, tales como en las opiniones sobre un nuevo sistema 911, la probabilidad de éxito de una iniciativa federal o en muchas otras áreas.

Nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos explica mas sobre este tema en el sigueinte artículo.

Ver artículo:Sentiment Analysis in Government

Los Procesos de Negocio y los Sistemas ERP como Herramienta de Soporte

Todas las empresas, desde las más pequeñas hasta las más grandes, sean empresas de manufactura o de servicios, requieren que sus procesos de negocio sean soportados por sistemas de información. A medida que las empresas crecen, aumenta el volumen de sus transacciones y por consiguiente se hace necesario que los procesos de negocio cuenten con un adecuado soporte informático.  Además, cuando los procesos se hacen más complejos, es crucial que los sistemas de información estén integrados entre sí.  Es por esta razón que muchas empresas han optado por implementar sistemas ERPs (Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés) para darle soporte a sus procesos de negocio.

Implementar un sistema ERP representa una fuerte inversión de dinero por parte de los accionistas de una empresa, y se espera que todo el esfuerzo dedicado se vea recompensado con mejoras importantes en la operatividad y en la rentabilidad del negocio.  Con un sistema integrado se tienen muchas ventajas, como por ejemplo: registro único de información (se eliminan duplicidades), reducción en la carga operativa, mejor calidad de datos, información veraz y oportuna que sirve de apoyo para el análisis y la toma de decisiones (mediante reportes estándar que proporciona el sistema), entre otras bondades.  Adicionalmente, es importante mencionar que los ERP traen consigo las mejores prácticas empresariales, que sirven de guía para un eventual rediseño de procesos.

Pero un ERP por sí solo no soluciona los problemas de una empresa de manera automática.  Una vez que se ha tomado la decisión de implementar un ERP, lo siguiente es definir dos aspectos fundamentales: cuál será el proveedor que se hará cargo de la implementación, y qué sistema ERP adquirir.  En ambos casos, el conocimiento de los procesos de negocio es de vital importancia para llevar a cabo un proyecto exitoso.

La elección del proveedor que se hará cargo de la implementación es una tarea muy importante.  Por lo general, los ERP que existen en el mercado son buenos productos, y hay muchos casos de éxito con las diferentes marcas para demostrarlo. La diferencia entre una implementación exitosa y una que no lo es, está en la calidad del servicio brindado por el proveedor del sistema.  En este aspecto es muy importante el compromiso de la empresa proveedora con la empresa cliente, así como la conformación de un buen equipo de trabajo. La empresa que se hará cargo de implementar el ERP, no solamente debe considerar crítica la parametrización del sistema, sino que es tan o más importante el entendimiento del negocio, es decir, conocer entre otras cosas, la cadena de valor de la empresa, los productos y/o servicios que comercializa, cuáles son sus principales mercados y clientes, y en especial, tener plenamente identificados todos y cada uno de los procesos a los cuales se les brindará soporte. Por este motivo, es un pre-requisito fundamental para implementar un ERP, tener los procesos de negocio debidamente documentados. También es fundamental tener identificado el flujo de los datos en dichos procesos. En caso que no se cuente con información acerca de los procesos o de los datos, se deberá hacer un trabajo previo de relevamiento antes de iniciar cualquier configuración del sistema.

Elegir el producto adecuado para las necesidades de la empresa no es una tarea fácil. Como se menciona anteriormente, la mayoría de productos en el mercado son buenos. Lo importante en este caso es elegir el ERP más adecuado a las necesidades de la empresa. Cuando se habla de las necesidades de la empresa se hace referencia a tener bien claro cuáles son los procesos de negocio que deberán ser soportados por el sistema. Los ERP, por lo general, tienen desarrollados  módulos estándar para prácticamente todos los procesos de negocio típicos. En la elección del producto adecuado, es importante evaluar la funcionalidad del sistema, contrastándola con los procesos de negocio previamente identificados. También es importante que la  empresa proveedora del software y la empresa cliente definan el alcance del sistema, es decir, qué módulos se implementarán y en cuántas etapas. En otras palabras, definir qué procesos de negocio serán soportados por el sistema, y sobretodo definir un orden de prioridad para establecer qué procesos se automatizarán primero y cuáles en etapas posteriores.

En conclusión, es fundamental el entendimiento y la documentación de los procesos del negocio como requisito para una exitosa implementación de un sistema ERP. Esto quiere decir, tener los procesos identificados y documentados. Una documentación de procesos óptima debe consistir en un mapa de procesos donde se puedan reconocer cada una de sus tareas, responsables (incluido el dueño del proceso), entradas, salidas, y también es muy importante identificar el flujo de los datos. Esta información de los procesos de negocio debe ser un requisito previo a toda implementación de un ERP.

 

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

Los Usuarios y los Sistemas de Información

En la actualidad, no sólo las grandes empresas cuentan con un sistema de información (SI), sino también las pequeñas empresas, desde grandes ERP’s hasta pequeños módulos de información, lo que genera que los colaboradores de las empresas deban enfrentarse a los SI, pero ¿están los colaboradores preparados para usar el sistema? ¿No sólo a nivel funcional sino conceptual?; es decir, ¿están al tanto de las ventajas que le puede traer una herramienta de TI a sus actividades diarias?

Suele pasar que muchas empresas se preocupan en adquirir el mejor sistema posible, pero no se preocupan en capacitar al personal para que entiendan que debe existir una estrecha relación entre las actividades de negocio y el sistema de información. Esto a la larga genera que exista una pared que separa las estrategias de negocio y el flujo de información entre los departamentos de la Organización, que son los encargados de transmitir la información. Peor aún, en algunos casos el personal sólo ve a la herramienta de TI como un contenedor de datos que no genera valor, por lo tanto le dan un uso inadecuado.

Para evitar este problema,  es de suma importancia que los usuarios en primer lugar conozcan y comprendan sus funciones dentro del proceso de negocio en el cual son partícipes y que, además,  se les explique cómo un Sistema de Información puede ayudarlos a cumplir con sus objetivos. En segundo lugar, un sistema amigable facilita el trabajo de cualquier usuario, ya sea que se trate de un colaborador que interactúe, o se trate de alguien que ya utiliza o ha utilizado uno de estos SI.

En tercer lugar, el usuario no sólo debe quedarse en el nivel de ingreso de información sino que debe ver reflejado su esfuerzo en un output del sistema que, definitivamente, esté orientado a las necesidades de dicho usuario. Otro punto importante es la capacitación funcional del personal respecto al uso de la herramienta TI; el usuario debe ser capaz de reconocer sus funciones dentro del aplicativo de software.

De acuerdo a lo anterior, el usuario tendrá la capacidad incluso de proponer mejoras al sistema, ya que ellos son los que finalmente interactuarán continuamente con el software y esto se logrará únicamente con una cultura de aprendizaje en el uso de las Tecnologías de Información, así como la difusión continua del valor agregado que brinda el SI al proceso de negocio de la empresa. Para finalizar; no olvidar el rol importante que tienen los usuarios respecto al uso de los Sistemas de Información y que sobretodo, muy aparte de las bondades que tenga la herramienta de TI, ellos son los que van a escribir la historia de la empresa.

En conclusión, no sólo hay un vínculo estrecho entre los sistemas de información y los procesos de negocio, sino que hay un nivel más, que consiste en la relación de los participantes con el negocio y la herramienta de TI que lo soporta.

Elaborado por:

Victor Ruiz

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

Gestionando Datos a 4500 msnm

Lo invitamos a leer el artículo publicado en la revista digital Panorama Industrial, elaborado por la Ing. Marita Huamán, CEO de Ciclus Group. En el artículo podrá saber un poco más sobre la importancia de la gestión de los datos en las empresas mineras, cómo hacerlo y quiénes participan en ello.

Ver artículo: Gestión de Datos a 4500 msnm

Una herramienta para la toma de decisiones

La ausencia de un sistema de medición estadístico en las organizaciones impide decidir sobre bases racionales, con precisión y objetividad. El dirigir sin considerar lo que acontece, tanto interna como externamente, basándose sólo en la intuición, o en el criterio extraído de casos similares ocurridos anteriormente, dificulta tomar medidas preventivas y correctivas con la necesaria anticipación.

Esta carencia repetitiva en la gestión de muchas empresas es una constante en la actualidad, pese a que se puede contar con herramientas tecnológicas que hacen de esta labor, antes costosa y agotadora, ahora rápida y eficaz.

Hoy en día la velocidad de los cambios no perdona; la necesidad de contar con datos estadísticos suficientes y fiables es imprescindible cuando se trata de tomar decisiones.

Sin este instrumento de medición, no se puede identificar qué actividades son las que generan utilidades y cuáles pérdidas, en otras palabras, no se sabe lo que pasa en la organización. Para saberlo se debe contar con datos de manera ágil y flexible, interpretándolos adecuadamente. Es aquí donde la estadística y los sistemas de información coinciden para facilitar la gestión eficiente y eficaz de la organización.

Entonces, si está clara la importancia de esta ciencia en la actividad empresarial, ¿por qué existe un reducido empleo de la misma?

La respuesta radica, principalmente, en el desconocimiento y la falta de preparación de los profesionales involucrados en materia estadística, sobre todo de aquellos que asesoran en cuanto a la gestión de las empresas.

Este no es el único escollo al que tiene que hacer frente la estadística empresarial, el hecho de contar con datos cuantitativos no resuelve de por sí este problema, si no son considerados e interpretados correctamente.

El trabajo para introducir eficazmente esta ciencia en las organizaciones está en concientizar a los directivos y empleados acerca de la relevancia de esta información en el momento de planificar, dirigir y controlar la marcha de una empresa.

Para medir el avance logrado o elaborar planes eficaces de mejora, es necesario obtener datos estadísticos confiables, precisos y oportunos, es decir, buenos datos estadísticos. Para mejorar y tener unos buenos datos estadísticos, se debe capacitar a los directivos teniendo presente los siguientes pasos:

  1. Concientizar
  2. Capacitar
  3. Implementar

Finalmente, es vital argumentar y exponer frente a los directivos los enormes privilegios que traen la integración e implementación de las estadísticas a la organización, mostrándolos como una “palanca” para el incremento de los resultados.

Las técnicas estadísticas nos ofrecen grandes posibilidades y su utilización de forma adecuada, permiten poner de manifiesto y resolver un elevado número de problemas.

Resulta evidente, que dentro de la Gestión de la Calidad existe una carencia del pensamiento estadístico empresarial, lo que dificulta la evaluación, etapa esencial en el mejoramiento de la calidad, pues si no se evalúa, no se sabe si se mejora.

Finalmente, no se debe olvidar que la tecnología de hoy moderniza la preparación estadística de los directivos, facilitando su aplicación y reforzando los estudios de calidad, indispensables para las decisiones estratégicas organizacionales.

 

Elaborado por:

Dora Yuiján

Asistente de Operaciones

Geocodificacion e Inteligencia de Negocios

Normalmente, en Inteligencia de Negocios respondíamos las preguntas del negocio mediante las siguientes interrogantes: ¿Qué?, ¿Cuándo?, ¿Quién?,¿Cuántos?. Ahora debemos añadir la pregunta: ¿Dónde?. Esta pregunta la responderemos mediante el uso de la geocodificación de los datos.

La geocodificación es el proceso mediante el cual conociendo una direccion (calle, número, ciudad, estado, un conjunto de coordenadas son asignadas a dicha dirección marcando así, dentro de un determinado grado de precisión de la instrumentación, su ubicación específica. Para esta marcación se utiliza un par de números que son la latitud y la longitud.

Nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos explica sobre este tema en el siguiente artículo.

Ver artículo: Geocoding and Business Intelligence

 

Conocer al cliente, paso fundamental en marketing

Actualmente, el concepto de Marketing, pieza indispensable para las empresas, ha sido definido por varios expertos. Según Philip Kotler consiste en un proceso administrativo y social gracias al cual determinados grupos o individuos obtienen lo que necesitan o desean a través del intercambio de productos o servicios. Según la American Marketing Asociation (AMA) el marketing es una forma de organizar un conjunto de acciones y procesos a la hora de crear un producto “para crear, comunicar y entregar valor a los clientes, y para manejar las relaciones” y su finalidad es beneficiar a la organización satisfaciendo a los clientes.

Como se puede observar, en ambas definiciones hay un factor común: “el cliente”, es por ello que es importante que las empresas dediquen esfuerzos en conocerlo, ya que es la única manera en la que pueden realizar un trabajo adecuado en marketing en las distintas estrategias de:

  1. Desarrollo de productos
  2. Definición de canales de comunicación
  3. Definición de canales de distribución
  4. Determinación de precios
  5. Determinación de estrategias de promoción
  6. Otros.

Para conocer mejor a los clientes de la empresa, existen un conjunto de esfuerzos a realizar, entre ellos tenemos:

  1. Registrar adecuadamente los datos de los clientes adecuadamente
  2. Registrar los consumos y/o compras de los clientes
  3. Registrar la frecuencia de compra
  4. Medir la satisfacción del cliente a través de encuestas
  5. Realizar encuestas de calidad del servicio
  6. Analizar los resultados de las encuestas realizadas
  7. Realizar seguimiento a cada cliente
  8. Recaudar y registrar la información obtenida por la fuerza de ventas

En conclusión, para poder plantear estrategias de marketing es indispensable conocer al cliente. Existen diversas formas de hacerlo, las cuales varían de acuerdo a los objetivos de cada empresa. Sin embargo, si no se registra y actualiza la información de cada cliente es difícil conocer sus hábitos, sus necesidades y expectativas, y por ende, realizar los esfuerzos de marketing apropiados y adecuados para cada cliente.

Elaborado por:

Samantha Diaz Vaisman

Coordinadora de Marketing de Ciclus Group

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