Los Procesos de Negocio y los Sistemas ERP como Herramienta de Soporte

Todas las empresas, desde las más pequeñas hasta las más grandes, sean empresas de manufactura o de servicios, requieren que sus procesos de negocio sean soportados por sistemas de información. A medida que las empresas crecen, aumenta el volumen de sus transacciones y por consiguiente se hace necesario que los procesos de negocio cuenten con un adecuado soporte informático.  Además, cuando los procesos se hacen más complejos, es crucial que los sistemas de información estén integrados entre sí.  Es por esta razón que muchas empresas han optado por implementar sistemas ERPs (Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés) para darle soporte a sus procesos de negocio.

Implementar un sistema ERP representa una fuerte inversión de dinero por parte de los accionistas de una empresa, y se espera que todo el esfuerzo dedicado se vea recompensado con mejoras importantes en la operatividad y en la rentabilidad del negocio.  Con un sistema integrado se tienen muchas ventajas, como por ejemplo: registro único de información (se eliminan duplicidades), reducción en la carga operativa, mejor calidad de datos, información veraz y oportuna que sirve de apoyo para el análisis y la toma de decisiones (mediante reportes estándar que proporciona el sistema), entre otras bondades.  Adicionalmente, es importante mencionar que los ERP traen consigo las mejores prácticas empresariales, que sirven de guía para un eventual rediseño de procesos.

Pero un ERP por sí solo no soluciona los problemas de una empresa de manera automática.  Una vez que se ha tomado la decisión de implementar un ERP, lo siguiente es definir dos aspectos fundamentales: cuál será el proveedor que se hará cargo de la implementación, y qué sistema ERP adquirir.  En ambos casos, el conocimiento de los procesos de negocio es de vital importancia para llevar a cabo un proyecto exitoso.

La elección del proveedor que se hará cargo de la implementación es una tarea muy importante.  Por lo general, los ERP que existen en el mercado son buenos productos, y hay muchos casos de éxito con las diferentes marcas para demostrarlo. La diferencia entre una implementación exitosa y una que no lo es, está en la calidad del servicio brindado por el proveedor del sistema.  En este aspecto es muy importante el compromiso de la empresa proveedora con la empresa cliente, así como la conformación de un buen equipo de trabajo. La empresa que se hará cargo de implementar el ERP, no solamente debe considerar crítica la parametrización del sistema, sino que es tan o más importante el entendimiento del negocio, es decir, conocer entre otras cosas, la cadena de valor de la empresa, los productos y/o servicios que comercializa, cuáles son sus principales mercados y clientes, y en especial, tener plenamente identificados todos y cada uno de los procesos a los cuales se les brindará soporte. Por este motivo, es un pre-requisito fundamental para implementar un ERP, tener los procesos de negocio debidamente documentados. También es fundamental tener identificado el flujo de los datos en dichos procesos. En caso que no se cuente con información acerca de los procesos o de los datos, se deberá hacer un trabajo previo de relevamiento antes de iniciar cualquier configuración del sistema.

Elegir el producto adecuado para las necesidades de la empresa no es una tarea fácil. Como se menciona anteriormente, la mayoría de productos en el mercado son buenos. Lo importante en este caso es elegir el ERP más adecuado a las necesidades de la empresa. Cuando se habla de las necesidades de la empresa se hace referencia a tener bien claro cuáles son los procesos de negocio que deberán ser soportados por el sistema. Los ERP, por lo general, tienen desarrollados  módulos estándar para prácticamente todos los procesos de negocio típicos. En la elección del producto adecuado, es importante evaluar la funcionalidad del sistema, contrastándola con los procesos de negocio previamente identificados. También es importante que la  empresa proveedora del software y la empresa cliente definan el alcance del sistema, es decir, qué módulos se implementarán y en cuántas etapas. En otras palabras, definir qué procesos de negocio serán soportados por el sistema, y sobretodo definir un orden de prioridad para establecer qué procesos se automatizarán primero y cuáles en etapas posteriores.

En conclusión, es fundamental el entendimiento y la documentación de los procesos del negocio como requisito para una exitosa implementación de un sistema ERP. Esto quiere decir, tener los procesos identificados y documentados. Una documentación de procesos óptima debe consistir en un mapa de procesos donde se puedan reconocer cada una de sus tareas, responsables (incluido el dueño del proceso), entradas, salidas, y también es muy importante identificar el flujo de los datos. Esta información de los procesos de negocio debe ser un requisito previo a toda implementación de un ERP.

 

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

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