Inteligencia de Negocios y los Impuestos

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

¿Cómo nos puede ayudar la Inteligencia de Negocios en el control de los Impuestos?  De muchas maneras, por ejemplo apoyando en temas de auditoría financiera para prevenir el control de fraude. La detección de fraude es un tema importante de análisis para la aplicación de minería de datos y el uso de herramientas predictivas, esto más el uso avanzado de técnicas de control de exploración de conocimiento nos ayuda especialmente en investigaciones de potenciales fraudes, sean para corporaciones o para personas.

Nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos habla de este tema en el siguiente articulo.

Ver artículo: Business Intelligence and Taxes

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Habilitando la Colaboración en el Gobierno de los Estados Unidos

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

El Gobierno de los Estados Unidos a través de la Academia Nacional de Administración Publica (NAPA) ha publicado un documento llamado Enabling Collaboration (Habilitando la colaboración) en el cual tal como su nombre lo indica, el futuro está en la colaboración. En el gobierno de los Estados Unidos para poder cumplir con sus objetivos esenciales, existe el imperativo de compartir. El documento sugiere que un nuevo conjunto de herramientas y nuevas ideas son necesarias. En este documento se ponía énfasis en los tres principales desafíos que enfrenta el Gobierno de los Estados Unidos en cuanto a la colaboración: 1) Enfoque de Tecnología del siglo XX, es decir anticuado y obsoleto. 2)Incapacidad para relacionar los datos a la información, y la información para la toma de decisiones. 3)Una cultura que no fomenta la colaboración.

Esto tiene algunas implicaciones muy importantes para los interesados en  Business Intelligence (BI), en especial sobre el punto 2. Nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos alcanza en el siguiente articulo más información sobre este tema.

Ver artículo: Enabling Collaboration

La Importancia de la Gestión de Datos en un Proyecto de Inteligencia de Negocios

Las herramientas de Inteligencia de Negocios (BI por sus siglas en inglés, Business Intelligence), tienen como finalidad proporcionar a los ejecutivos de las empresas información de calidad y oportuna, de tal manera que les brinde un adecuado soporte a la toma de decisiones. Cuando la información que brinda el DataWarehouse (almacén de datos de la empresa) no es exacta o no es procesada a tiempo, las decisiones que se puedan tomar no van a conducir en los mejores resultados para la empresa.

Muchas veces se piensa que basta con el hecho de adquirir una excelente herramienta de BI para contar con un adecuado soporte a la toma de decisiones. La realidad es que no basta con tener la mejor herramienta; para tener un DataWarehouse que agregue valor a las organizaciones, es fundamental gestionar los datos con los que se están trabajando, y que servirán de base para la generación de información para la toma de decisiones.

Los datos de una empresa, o de alguna de las unidades de negocio de la misma, se generan en la gran mayoría de los casos, a partir de las transacciones habituales comprendidas dentro de los procesos de negocio. Por lo general, estas operaciones del día a día están soportadas por un sistema transaccional, y los datos generados se almacenan dentro de campos, tablas y bases de datos del mismo sistema. En la actualidad, la mayoría de empresas que tienen un elevado volumen de transacciones, cuentan con un sistema integrado del tipo ERP (Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés).

Dependiendo de la naturaleza del negocio de determinadas organizaciones, y especialmente, de los indicadores necesarios para poder medir y analizar el cumplimiento de sus objetivos operacionales, en algunas empresas, no todos los datos contenidos en el DataWarehouse tienen su origen en los sistemas transaccionales, que proporcionan data generada internamente en la empresa. En algunos casos, un importante volumen de datos proviene de fuentes externas a la organización, con la finalidad de contar con información que permita medir temas de participación de mercado y competencia, entre otros indicadores.

Los datos provenientes tanto de fuentes internas (de los sistemas transaccionales), como de fuentes externas, deben ser de buena calidad, es decir datos precisos y oportunos. Si bien, no siempre los datos provenientes de fuentes internas de la empresa son 100% exactos, por lo general su nivel de confiabilidad es alto, y sobretodo que se trata de datos mucho más controlables que aquellos originados de fuentes externas a la empresa. Por este motivo, es de vital importancia la gestión de los datos en los proyectos de inteligencia de negocios. Sin datos de calidad no se puede obtener información de calidad, por consiguiente no se puede brindar un adecuado soporte a la toma de decisiones.

Para garantizar la calidad de todos los datos que alimentan a un DataWarehouse, es importante llevar a cabo una buena gestión. Algunas buenas prácticas recomendadas para una correcta gestión de datos incluye:

– Entender el negocio. Esta idea puede sonar simple, pero es fundamental conocer en qué consiste el negocio para tener claras las necesidades de información.

– Identificar y documentar los procesos. Es a partir de los procesos y sus puntos de control, de donde se obtienen los datos necesarios para el cálculo de indicadores.

– Establecer políticas y procedimientos para la obtención y registro de datos obtenidos de fuentes externas a la empresa. Si no hay un orden establecido, los datos recogidos externamente pueden contener un alto porcentaje de errores.

– Tener definida una arquitectura de negocio, que contemple el rol del dueño o propietario de los datos generados. En toda organización que maneje un elevado volumen de información, debe existir un responsable de la gestión de la data.

– Contar con una herramienta de TI adecuada para el ingreso y almacenamiento de los datos externos. La herramienta debe facilitar la labor de los colaboradores a cargo del trabajo operativo de ingresar la data.

– Integrar en el DataWarehouse todos los datos necesarios, tanto los generados a partir de los procesos de negocio (fuentes internas), como aquellos ingresados de manera externa.

– Contar con políticas y procedimientos de validación de la data obtenida y que alimenta al DataWarehouse.

En conclusión, para garantizar el éxito de un proyecto de Inteligencia de Negocios y sacar el mayor provecho posible a un DataWarehouse, no basta con adquirir la mejor herramienta. Lo principal es llevar a cabo una correcta gestión de los datos, para de esta manera asegurarse que dichos datos sean correctos y oportunos, generando información de calidad y que a su vez sea de utilidad para la toma de decisiones en las empresas.

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

Business Intelligence, Cloud Computing y el Gobierno de los Estados Unidos.

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Actualmente, venimos escuchando el concepto de Cloud Computing, por lo que no es de extrañar que los gobiernos también tengan presencia en el espacio. El Gobierno de los Estados Unidos es uno de ellos, pues se dan cuenta de las ventajas del Cloud Computing, como el poder de cómputo masivo y el compartir recursos de almacenamiento que sólo la computación en la nube puede proporcionar. Sin embargo, existen ciertos temores, tales como el miedo a perder el control de sus infraestructura y la seguridad de los datos. El gobierno de los Estados Unidos ha creado la web Apps.gov bajo la cual se encuentran categorías de servicios de computación en la nube: Aplicaciones de negocio, aplicaciones de productividad, servicios cloud de TI o aplicaciones de medios sociales. ¿Qué hay de inteligencia de negocios (BI)? Por supuesto, hay varias aplicaciones que están directamente etiquetados como inteligencia de negocios, cuadros de mando y gestión del conocimiento, entre otros.

Para continuar leyendo este artículo, escrito por nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín siga el enlace.

Ver artículo: Business Intelligence, the Cloud and the Government

El ajuste de los indicadores como parte de la actualización en un Plan de Monitoreo

La prueba principal y necesaria para evidenciar que el propósito y los resultados dentro de un proyecto están siendo alcanzados, en ciertas dimensiones, con respecto al grado de avance en su ejecución, son los indicadores. El desarrollo y formulación de los mismos son de vital importancia dentro del control durante la realización de un proyecto.

Los indicadores están directamente relacionados con las metas, los objetivos y las actividades del proyecto o programa.

Se debe tener presente que las características principales de los indicadores deben estar relacionadas con:

–        Cantidad (¿Cómo?)

–        Calidad (¿Cuán positivo?)

–        Tiempo (¿Cuándo?)

–        Grupo destinatario (¿Quiénes?)

–        Lugar (¿Dónde?)

DY- Indicadores para monitoreo- 1

Dentro de un lapso de tiempo establecido, se convoca a una evaluación participativa a los integrantes del proyecto, donde los directivos y equipo realizan el ajuste de los indicadores, lo que se presenta como parte de la actualización del Plan de Monitoreo y Evaluación.

Para analizar la eficiencia en la realización de las actividades dentro del proceso periódico de monitoreo, se recurre a una comparación constante con los indicadores.

La gestión de los indicadores dentro de la evolución en el proceso de monitoreo y evaluación debe pasar por las siguientes fases:

a)      Asignar las responsabilidades.

b)      Construir la línea de base.

c)       Diseñar el Plan de Monitoreo y Evaluación.

d)      Recolectar datos y generar información.

e)      Analizar e interpretar los resultados.

f)       Validar y ajustar los indicadores.

g)      Ajustar el plan de monitoreo y evaluación.

h)      Comunicar e informar.

DY- Indicadores para monitoreo- 2

Esta gestión conlleva a realizar ajustes en la formulación de resultados y en muchos casos el rediseño de algunos indicadores.

Como instrumentos para la toma de información y monitoreo de los indicadores tenemos:

–        Planes operativos con tiempos establecidos.

–        Informes del avance.

–        Base de datos con la siguiente información: actividades realizadas, fecha, periodo, participantes.

Durante el monitoreo se busca conocer el grado de cumplimiento de las actividades establecidas en el Plan de Acción.

Para realizar un seguimiento de la gestión del plan, además de los indicadores, será necesario definir un modelo de seguimiento y planificación que servirá como instrumento de uso permanente del equipo, el cual reportará a los directivos la información periódica en cuanto al logro de los objetivos propuestos y el desempeño en la gestión.

Para ello el grupo de trabajo debe realizar:

(1)    Regularmente un registro y análisis de información seleccionada dentro de determinadas actividades.

(2)    Medir el avance en relación a los objetivos planteados originalmente para corroborar su logro.

Entendiendo que todo plan es un pronóstico para alcanzar los objetivos planteados, se concluye que la mejor vía para validarlo es la evaluación, lo que garantiza el logro de lo propuesto.

Las evaluaciones a mitad del proyecto y al término del mismo, permiten a los involucrados verificar, valorar los resultados previstos y no previstos y darle la respectiva calificación, ya sea positiva o negativa.

Elaborado por:

Dora Yuiján

Asistente de Procesos de Ciclus Group

Problemas presentados por Centralización de la Información

Hoy en día, en toda empresa es muy importante que todos sus colaboradores y, sobretodo, los directamente involucrados, conozcan los procesos de negocio de la misma, pero que los conozcan de manera tal que todos manejen una misma versión. Es sólo así que se logra hacer un uso efectivo de las habilidades y aptitudes de los colaboradores y, a su vez, poder brindarles certeza en el desarrollo de sus funciones.

Sin embargo, por qué se menciona el conocimiento de los procesos de negocio y es que existen casos en algunas empresas donde un área proveedora de información asume la responsabilidad  como dueña de todos los datos que se movilizan dentro del proceso de negocio. Esta área, que será la nueva responsable de los datos, administrará los mismos en base a su percepción del proceso de negocio, en base a sus criterios, en base a cómo debería ser el proceso, pero no necesariamente estará alineada a lo que verdaderamente es dicho proceso. Pero, el resto de colaboradores al aceptar quién es el nuevo dueño de los datos o quién decidió asumir este rol, se conforma con la información brindada por esta área, asumiendo todo como una verdad.

Por otro lado, esta área que se convirtió en dueña de los datos, maneja criterios propios de análisis de información que no es difundida a los usuarios consumidores de ésta, lo cual genera que otras áreas no se hagan responsables de analizar su propia información, que se sobrecargue de trabajo a esta área que ha centralizado la información, que los usuarios consumidores tengan que realizar un trabajo adicional al no contar con lo que verdaderamente necesitan, que no se tengan claras las necesidades reales de los usuarios, entre otras. En estos casos, es muy importante reunir a todos los involucrados y discutir el proceso de negocio de la empresa, estandarizar los procedimientos, asignar responsables de datos donde sea necesario, validar las funciones de los actores del proceso de negocio, revisar qué información se demanda, documentar los procedimientos, entre otras. Finalmente, esta buena práctica permitirá clarificar las responsabilidades de los involucrados, asignar responsables de datos en cada etapa del proceso de negocio donde sea necesario, analizar la información de la que cada colaborador es responsable para futuras solicitudes de análisis de información, retirar la sobrecarga de trabajo al área que asumió el antiguo rol de dueño de todos los datos y así centrarse en sus verdaderas responsabilidades; es decir se emplearán correctamente las habilidades y aptitudes de los colaboradores.

Elaborado por:

Víctor Ruiz

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

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