Problemas presentados por Centralización de la Información

Hoy en día, en toda empresa es muy importante que todos sus colaboradores y, sobretodo, los directamente involucrados, conozcan los procesos de negocio de la misma, pero que los conozcan de manera tal que todos manejen una misma versión. Es sólo así que se logra hacer un uso efectivo de las habilidades y aptitudes de los colaboradores y, a su vez, poder brindarles certeza en el desarrollo de sus funciones.

Sin embargo, por qué se menciona el conocimiento de los procesos de negocio y es que existen casos en algunas empresas donde un área proveedora de información asume la responsabilidad  como dueña de todos los datos que se movilizan dentro del proceso de negocio. Esta área, que será la nueva responsable de los datos, administrará los mismos en base a su percepción del proceso de negocio, en base a sus criterios, en base a cómo debería ser el proceso, pero no necesariamente estará alineada a lo que verdaderamente es dicho proceso. Pero, el resto de colaboradores al aceptar quién es el nuevo dueño de los datos o quién decidió asumir este rol, se conforma con la información brindada por esta área, asumiendo todo como una verdad.

Por otro lado, esta área que se convirtió en dueña de los datos, maneja criterios propios de análisis de información que no es difundida a los usuarios consumidores de ésta, lo cual genera que otras áreas no se hagan responsables de analizar su propia información, que se sobrecargue de trabajo a esta área que ha centralizado la información, que los usuarios consumidores tengan que realizar un trabajo adicional al no contar con lo que verdaderamente necesitan, que no se tengan claras las necesidades reales de los usuarios, entre otras. En estos casos, es muy importante reunir a todos los involucrados y discutir el proceso de negocio de la empresa, estandarizar los procedimientos, asignar responsables de datos donde sea necesario, validar las funciones de los actores del proceso de negocio, revisar qué información se demanda, documentar los procedimientos, entre otras. Finalmente, esta buena práctica permitirá clarificar las responsabilidades de los involucrados, asignar responsables de datos en cada etapa del proceso de negocio donde sea necesario, analizar la información de la que cada colaborador es responsable para futuras solicitudes de análisis de información, retirar la sobrecarga de trabajo al área que asumió el antiguo rol de dueño de todos los datos y así centrarse en sus verdaderas responsabilidades; es decir se emplearán correctamente las habilidades y aptitudes de los colaboradores.

Elaborado por:

Víctor Ruiz

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

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