El ajuste de los indicadores como parte de la actualización en un Plan de Monitoreo

La prueba principal y necesaria para evidenciar que el propósito y los resultados dentro de un proyecto están siendo alcanzados, en ciertas dimensiones, con respecto al grado de avance en su ejecución, son los indicadores. El desarrollo y formulación de los mismos son de vital importancia dentro del control durante la realización de un proyecto.

Los indicadores están directamente relacionados con las metas, los objetivos y las actividades del proyecto o programa.

Se debe tener presente que las características principales de los indicadores deben estar relacionadas con:

–        Cantidad (¿Cómo?)

–        Calidad (¿Cuán positivo?)

–        Tiempo (¿Cuándo?)

–        Grupo destinatario (¿Quiénes?)

–        Lugar (¿Dónde?)

DY- Indicadores para monitoreo- 1

Dentro de un lapso de tiempo establecido, se convoca a una evaluación participativa a los integrantes del proyecto, donde los directivos y equipo realizan el ajuste de los indicadores, lo que se presenta como parte de la actualización del Plan de Monitoreo y Evaluación.

Para analizar la eficiencia en la realización de las actividades dentro del proceso periódico de monitoreo, se recurre a una comparación constante con los indicadores.

La gestión de los indicadores dentro de la evolución en el proceso de monitoreo y evaluación debe pasar por las siguientes fases:

a)      Asignar las responsabilidades.

b)      Construir la línea de base.

c)       Diseñar el Plan de Monitoreo y Evaluación.

d)      Recolectar datos y generar información.

e)      Analizar e interpretar los resultados.

f)       Validar y ajustar los indicadores.

g)      Ajustar el plan de monitoreo y evaluación.

h)      Comunicar e informar.

DY- Indicadores para monitoreo- 2

Esta gestión conlleva a realizar ajustes en la formulación de resultados y en muchos casos el rediseño de algunos indicadores.

Como instrumentos para la toma de información y monitoreo de los indicadores tenemos:

–        Planes operativos con tiempos establecidos.

–        Informes del avance.

–        Base de datos con la siguiente información: actividades realizadas, fecha, periodo, participantes.

Durante el monitoreo se busca conocer el grado de cumplimiento de las actividades establecidas en el Plan de Acción.

Para realizar un seguimiento de la gestión del plan, además de los indicadores, será necesario definir un modelo de seguimiento y planificación que servirá como instrumento de uso permanente del equipo, el cual reportará a los directivos la información periódica en cuanto al logro de los objetivos propuestos y el desempeño en la gestión.

Para ello el grupo de trabajo debe realizar:

(1)    Regularmente un registro y análisis de información seleccionada dentro de determinadas actividades.

(2)    Medir el avance en relación a los objetivos planteados originalmente para corroborar su logro.

Entendiendo que todo plan es un pronóstico para alcanzar los objetivos planteados, se concluye que la mejor vía para validarlo es la evaluación, lo que garantiza el logro de lo propuesto.

Las evaluaciones a mitad del proyecto y al término del mismo, permiten a los involucrados verificar, valorar los resultados previstos y no previstos y darle la respectiva calificación, ya sea positiva o negativa.

Elaborado por:

Dora Yuiján

Asistente de Procesos de Ciclus Group

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