¡Ciclus Group les desea Feliz Año Nuevo!

Saludo de año nuevo

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Relato de una tarde navideña…

Después de semanas preparando todo para este evento, pidiendo y recolectando donaciones, seleccionándolas y empaquetándolas, envolviendo regalos, planeando juegos, ensayado canciones y organizando el lonche. Finalmente, llego el lunes 23 de diciembre, ¡el gran día!
Con muchas ansias cargamos las donaciones y regalos a la camioneta que alquilamos para trasladarlo todo. Cuando llegamos y la Casa Hogar Beato Enrique Rebuschini nos abrió sus puertas, entramos con entusiasmo a descargar todo, ante los ojos expectantes de los niños, quienes fueron los primeros en acercarse.
Una vez que estuvimos instalados, poco a poco los habitantes de la Casa Hogar se fueron sentando en las sillas del patio y fue entonces cuando empezamos con los villancicos. Como siempre los niños fueron los más entusiastas. Hasta que llego un invitado especial, y no me refiero a Papá Noel, que fue lo primero que se les vino a la mente a todos, sino a Martín Velásquez, actor de la serie de televisión “Mi amor el wachiman”, su personaje era “Machete”. En cuanto entró a la casa, todos lo reconocieron y tanto los grandes como los pequeños querían foto con “Machete”.
Luego de la improvisada sesión fotográfica, continuamos con los villancicos y “Machete” les entrego un premio a los niños que más cantaron. Acto seguido dimos inicio a la parte más esperada por todos, la entrega de regalos y de manos del mismo “Machete”, porque lo aclamaban los asistentes. Todos recibieron regalos, tanto los pequeños como las adultas, así que todos estuvieron muy contentos y emocionados.
Mientras les dimos tiempo que abrieran sus regalos y jugaran con ellos o los guardaran. Fuimos al comedor a arreglar las mesas para el lonche. Cuando estuvo todo listo, los llamamos para tomar el lonche todos juntos. Entre tanto las animadoras Giuliana y Vania les iban pintando las caritas a los niños como mariposas y gatos, y fue la sensación; tanto así que hasta algunas adultas se animaron a pintarse también.
Cuando acabo el lonche y todas las caritas estuvieron decoradas, nos fuimos al patio para empezar con el show infantil y los concursos, aunque eran sólo los niños los que participaban muy entusiastas, los adultos sentados alrededor gozaban con las ocurrencias de las criaturas.
Finalmente, después de 4 horas de intensa alegría llego el momento de despedirnos, todos en la casa estaban muy contentos y agradecidos, pero la verdad es que somos nosotros los que estamos agradecidos con ellos, porque aunque retornamos a nuestras casas exhaustos, la satisfacción y la sonrisa no se nos fue de los rostros por horas. Aun recordamos cada una de las anécdotas y gracias de aquella tarde y los ojitos brillantes con los que se despidieron de nosotros.
Así que gracias a todos los que colaboraron con nosotros para que esa tarde mágica fuese posible y gracias a todos los que estuvieron presente dándonos una mano. Sobre todos gracias a la Casa Hogar Beato Enrique Rebuschini por recibirnos con los brazos abiertos y permitirnos pasar esos bonitos momentos.

Lonche Navideño

Dios bendiga a todos los habitantes de la Casa Hogar, así como los patrocinadores de la misma, pues la lucha es ardua y es todos los días del año.

Inteligencia de Negocio y las prioridades de los CIOs en el Gobierno de los Estados Unidos

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Business Intelligence and Federal CIO Priorities

En el año 2010, la revista “CIO Insight” publico las top 7 prioridades para los CIOs del Gobierno de los Estados Unidos. Estas 7 prioridades son las siguientes:
1. Ciberseguridad.
2. Infraestructura de TI.
3. Personal de TI.
4. Gestión de TI.
5. Eficiencia y Efectividad.
6. Gestión del Desempeño y Responsabilidad.
7. Adquisiciones
En este interesante artículo el Dr. Ramón Barquín nos comenta las discrepancias que tiene con esta lista de prioridades establecidas por los CIOs del Gobierno de Estados Unidos.

Relevamiento de Procesos mediante la Metodología de Papel Café

La metodología de trabajo para llevar a cabo un diagnóstico y rediseño de procesos de negocio en una empresa, sugiere que previo al relevamiento de procesos AS IS (los procesos como se llevan a cabo en realidad), se deben efectuar una serie de etapas con la finalidad de tener un entendimiento claro del negocio. Estas etapas incluyen una revisión y análisis de la información documentada de la empresa, el relevamiento gerencial y los relevamientos organizacional y operacional.
Una vez que se han cerrado las etapas de relevamiento gerencia, organizacional y operacional, se da inicio al relevamiento de procesos propiamente dicho. El relevamiento de procesos se realiza identificando y detallando cada una de las etapas y actores involucrados en todos los procesos del negocio que se desean documentar.
Una técnica que ayuda a llevar a cabo un relevamiento de procesos AS IS de manera ordenada y eficiente, es la llamada “Metodología de Papel Café”. Es un método de trabajo que se utiliza para describir y entender un proceso existente. El Papel Café es un mecanismo sencillo: consiste en diagramar el proceso de interés en un rollo de pliegos de papel kraft (de donde el método obtiene su nombre) según la información que se va recogiendo de los mismos involucrados en dicho proceso.
Para llevar a cabo esta metodología se requiere la participación de:
• Un moderador, quien es la persona que dirige el relevamiento.
• Los involucrados en los procesos, quienes irán detallando cada una de las tareas que llevan a cabo en dichos procesos.
Las herramientas utilizadas en estas sesiones de trabajo son muy simples; consisten en varios pliegos de papel kraft, plumones de diferentes colores y hojas post it. Estas herramientas son utilizadas por el moderador, quien graficará lo que los involucrados en los procesos vayan relatando.
La razón principal para documentar los procesos, es que en todas las organizaciones funcionales, esos procesos ya existen. El problema es que dichos procesos están desarticulados, por lo que nadie es responsable de ellos en su totalidad; sólo se encuentran responsables de partes del proceso. Por tal motivo, los objetivos de aplicar la metodología Papel Café son:
• Contar con la participación de todos los actores de los procesos.
• Graficar los procesos como se dan en la realidad, no como deberían ser o como dice la teoría que deberían realizarse.
• Llegar a un acuerdo entre todos los involucrados en el proceso, de cómo es que en realidad se está ejecutando el mismo.
• Detectar puntos críticos y cuellos de botella dentro de los procesos.
• Identificar problemas, responsables y oportunidades de mejora.
• Analizar diferentes casuísticas que se presenten para cada proceso.
• Obtener un documento tangible (el propio papel café con los flujos graficados), de cómo se están llevando a cabo los procesos en la realidad.

Para llevar a la práctica esta metodología, se recomiendan sesiones de trabajo de aproximadamente dos a tres horas cada una, donde se convocan a todos los actores que participan en las distintas etapas de todo el gran proceso a documentar. Un procedimiento típico de estas sesiones de relevamiento de procesos AS IS es el siguiente:
• Se programan sesiones cortas y periódicas, en las cuales todos los actores (responsables y participantes) del proceso deben estar presentes para que puedan relatar y compartir su experiencia, su conocimiento, de tal manera que puedan aprender cómo fluye el proceso y cómo impacta su trabajo en él.
• El moderador solicita y orienta a los participantes a indicar el inicio del proceso. También se hace cargo de controlar los tiempos, ya que la idea es que todos los participantes puedan intervenir.
• En cada sesión, con la ayuda del moderador, los participantes irán explicando su tarea del día a día y tras llegar a un acuerdo, se grafica el proceso en el papel kraft, a la vista de todos los presentes. Este hecho implica la conformidad de los presentes sobre lo que se escribe.
• En el papel se especificarán las tareas, los actores, los responsables, así como también, los formatos, documentos y políticas organizacionales existentes. Es importante tener copias de los documentos y formatos utilizados por la empresa en el cumplimiento de las actividades comprendidas dentro de los procesos estudiados.
• El documento o mapa de procesos se irá detallando en la medida que se presenten casos especiales que ameriten ser analizados y explicados a profundidad.
• El mapeo termina cuando todos los participantes acuerdan que todas las tareas han sido cubiertas y representadas gráficamente, así como también se deben haber identificado a todos los actores y responsables del proceso.
En conclusión, para llevar a cabo un relevamiento de procesos AS IS de manera ordenada y eficiente, se recomienda seguir la metodología de papel café. Dependiendo de la complejidad de los procesos, de las habilidades del moderador y de la capacidad de los participantes de comunicar de manera clara cada una de las tareas del proceso, se llevarán a cabo sesiones adicionales y posteriores validaciones de los procesos ya graficados. Esta herramienta es de gran ayuda para tener el detalle de cada una de las etapas, los actores y los datos que fluyen en cada uno de los procesos.

Elaborado por:
Héctor Meneses
Consultor de Procesos de Ciclus Group

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