Metodología de Implementación de un Sistema ERP

Implementar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés), es un proyecto bastante exigente para toda empresa que se embarca en él.  Por lo general, las herramientas existentes en el mercado son bastante buenas (aunque debe elegirse la idónea para la empresa, tomando en cuenta factores como el tamaño y giro del negocio, así como también factores económicos).  Pero por diversas razones, no todas las implementaciones son exitosas.  Se dan situaciones en que el sistema implementado no da los resultados esperados, y en otros casos los tiempos de implementación se extienden demasiado, elevando considerablemente los costos inicialmente estimados.

Un problema recurrente en muchas de las implementaciones de ERP es la ausencia de una metodología de trabajo.  Los proveedores de cualquier ERP toman como marco de trabajo un cronograma estándar, muchas veces preparado para realidades diferentes a la nuestra.  Dichos cronogramas son una buena base para tomar en cuenta las actividades a llevar a cabo, pero el dimensionamiento de los tiempos varía dependiendo de la realidad de cada compañía.

Aun adaptando los tiempos a la realidad de la empresa donde se realizará la implementación del sistema, el error que cometen muchos proveedores del servicio es considerar que el proyecto consiste únicamente en la implementación del ERP en sí.  Para tener un panorama completo, lo correcto es ver un proyecto de implementación como una suma de 3 proyectos paralelos:

–       La implementación y configuración del sistema en sí.

–       La definición y construcción de interfaces y desarrollos personalizados al sistema.

–       Los cambios en los procesos y procedimientos, producto de la implementación del nuevo sistema.

Los 3 proyectos mencionados, deben a su vez ser gestionados de manera permanente, desde su inicio hasta la puesta en marcha.  La gestión en sí es un proyecto más a tomarse en cuenta.

Siguiendo el enfoque de los proyectos paralelos debidamente gestionados, se puede tener una visión integral de todos los aspectos a considerar para que una implementación sea exitosa.  Este enfoque integral es el primer paso para una buena metodología de trabajo.  Lo siguiente es detallar la manera como se deberá llevar a cabo la implementación.

Se toma como premisa que la primera gran tarea a realizar es un relevamiento detallado de todos los procesos que deberán ser automatizados.  La otra premisa es que ya se ha elegido al proveedor y a la herramienta más adecuada para la empresa.

Partiendo de las premisas anteriormente mencionadas, la metodología de trabajo consiste en llevar a cabo de manera ordenada las siguientes actividades:

Definición de la estrategia de implementación.  De acuerdo a las necesidades del cliente, se deberá definir cuál es la mejor estrategia a seguir.  Dependiendo de factores como la disponibilidad de recursos (humanos y de infraestructura) y del grado de automatización de los sistemas existentes, se puede elegir entre:

–       Implementar todos los módulos del ERP.

–       Implementar por grupos de módulos.  Esta opción suele ser la más recomendable.  Dentro de esta alternativa, se puede elegir iniciar con los procesos administrativos o con los procesos core del negocio.

–       Implementar módulos a solicitud del cliente.  Esta opción, donde se pueden combinar módulos de distintos grupos, requiere una gestión más rigurosa.

La alternativa elegida debe ser aquella que genere el menor impacto posible en el negocio, y que no ponga en riesgo la operatividad de la empresa.

Formación de equipos de trabajo.  Una vez definida la estrategia (el orden de implementación de los distintos módulos), se deberá designar un Gerente de Proyecto que estará a cargo del monitoreo de las actividades.  Asimismo, para cada módulo se elegirá un usuario líder y sus respectivos usuarios operativos.  Por un tema de continuidad, lo más recomendable es elegir a los colaboradores más capaces y a su vez los más estables dentro de la empresa.  Por el lado técnico, la participación del área de Sistemas de la empresa es fundamental para el éxito de la implementación.  Cada miembro del equipo deberá tener su usuario en el sistema, así como sus respectivos roles y perfiles.

Diseño de la solución.  En sesiones de trabajo donde participan los miembros de los equipos previamente definidos y los encargados de implementar el software (el proveedor), se deberá revisar los procesos de negocio actuales.  El objetivo de estas sesiones es identificar situaciones en las que:

–       El sistema no requiere ningún cambio ni adaptación en su versión estándar.

–       El sistema requiere cambios en su versión estándar, los cuales se pueden traducir en interfaces, desarrollos funcionales o requerimientos de información adicionales.  Es decir, el sistema se adapta a los procesos.

–       El sistema no requiere cambios pero se deberán cambiar los procedimientos actuales, de tal manera que los procesos se adaptan al sistema.

Preparación de plan de trabajo.  Considerando todas las variables anteriormente mencionadas (en especial la disponibilidad de los integrantes de los equipos de trabajo), se deberá preparar un plan a la medida del cliente.  En este cronograma se deberán establecer fechas y horarios para:

–       Las sesiones de implementación.

–       Los desarrollos de interfaces y demás cambios al sistema.

–       La documentación de procesos y procedimientos.

–       Las definiciones funcionales.

–       La integración de módulos.

–       Las pruebas al sistema.

–       El pase a producción.

Sesiones de implementación.  Las sesiones de implementación están a cargo del proveedor del ERP, que es quien domina la funcionalidad de la herramienta.  En estas sesiones participan los usuarios operativos, quienes se encargarán de ingresar datos maestros, transacciones y ejecutar rutinas y reportes.  Para que estas sesiones sean completas, se deberán desarrollar casuísticas previamente preparadas por los usuarios, donde se replicará en el sistema todas aquellas situaciones especiales que se presentan en el cliente.  Al final de cada sesión se deberá preparar un acta con tareas, fechas y responsables, que deberán ser monitoreados permanentemente.

Definiciones funcionales.  Cuando se requiera llegar a acuerdos que involucren tomar decisiones como códigos, descripciones, uso de datos maestros, forma de presentar y analizar la información  y demás funcionalidades del sistema, se llevarán a cabo sesiones con los usuarios líderes de cada módulo, los encargados de la toma de decisiones en la empresa, el área de sistemas y los encargados de la configuración del software.

Integración de módulos.  Al finalizar la implementación de todos los módulos que forman parte del alcance del proyecto, se deberán hacer pruebas de integración para garantizar que los datos fluyen de manera correcta a través de todos los procesos del negocio.

Pruebas con sistemas paralelos.  Para asegurarse que los datos que arroja el nuevo sistema son los correctos, es recomendable manejar temporalmente un paralelo con los sistemas actuales que se utilizan en la empresa.

Pase a producción.  El pase a producción o la puesta en marcha, se deberá planificar adecuadamente.  Un análisis de la calidad de datos es el paso previo y fundamental.  Se deberá determinar el ambiente de producción, así como también los roles y perfiles definitivos y la carga de saldos iniciales.

Soporte a usuarios.  Durante un tiempo determinado (se recomienda como mínimo un mes), se deberá monitorear a los distintos usuarios y su trabajo con el nuevo sistema.  Se recomienda llevar un registro de todas las incidencias, para poder darles pronta solución.

Documentación de procesos y procedimientos.  Con el sistema ERP ya implementado, se deberán documentar los procesos TO BE (procesos adaptados al sistema si fuera el caso), así como también los nuevos procedimientos a seguir por los usuarios operativos.

Gestión del Proyecto.  Para tener un mejor control de los avances del proyecto, se recomienda llevar a cabo reuniones de estatus semanales, donde participen el Gerente del Proyecto, el área de Sistemas, los usuarios líderes de cada módulo y los proveedores del ERP.  Se debe hacer seguimiento a todas las tareas, fechas y responsables asignados.

En conclusión, se puede afirmar que para el éxito de un proyecto de implementación de un ERP, no basta con elegir al mejor proveedor y a la mejor herramienta.  Tampoco es suficiente enfocarse solamente en la configuración del sistema.  Para implementar un ERP de manera correcta se deberá tener una metodología de trabajo que consiste en una serie de etapas ordenadas y rigurosas, comprendidas en un esquema que integra los distintos frentes de un proyecto de esta naturaleza: la implementación, los desarrollos, los procesos y la gestión.

Elaborado por:
Héctor Meneses
Consultor de Procesos de Ciclus Group

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