Metodología de Implementación de un Sistema ERP

Implementar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés), es un proyecto bastante exigente para toda empresa que se embarca en él.  Por lo general, las herramientas existentes en el mercado son bastante buenas (aunque debe elegirse la idónea para la empresa, tomando en cuenta factores como el tamaño y giro del negocio, así como también factores económicos).  Pero por diversas razones, no todas las implementaciones son exitosas.  Se dan situaciones en que el sistema implementado no da los resultados esperados, y en otros casos los tiempos de implementación se extienden demasiado, elevando considerablemente los costos inicialmente estimados.

Un problema recurrente en muchas de las implementaciones de ERP es la ausencia de una metodología de trabajo.  Los proveedores de cualquier ERP toman como marco de trabajo un cronograma estándar, muchas veces preparado para realidades diferentes a la nuestra.  Dichos cronogramas son una buena base para tomar en cuenta las actividades a llevar a cabo, pero el dimensionamiento de los tiempos varía dependiendo de la realidad de cada compañía.

Aun adaptando los tiempos a la realidad de la empresa donde se realizará la implementación del sistema, el error que cometen muchos proveedores del servicio es considerar que el proyecto consiste únicamente en la implementación del ERP en sí.  Para tener un panorama completo, lo correcto es ver un proyecto de implementación como una suma de 3 proyectos paralelos:

–       La implementación y configuración del sistema en sí.

–       La definición y construcción de interfaces y desarrollos personalizados al sistema.

–       Los cambios en los procesos y procedimientos, producto de la implementación del nuevo sistema.

Los 3 proyectos mencionados, deben a su vez ser gestionados de manera permanente, desde su inicio hasta la puesta en marcha.  La gestión en sí es un proyecto más a tomarse en cuenta.

Siguiendo el enfoque de los proyectos paralelos debidamente gestionados, se puede tener una visión integral de todos los aspectos a considerar para que una implementación sea exitosa.  Este enfoque integral es el primer paso para una buena metodología de trabajo.  Lo siguiente es detallar la manera como se deberá llevar a cabo la implementación.

Se toma como premisa que la primera gran tarea a realizar es un relevamiento detallado de todos los procesos que deberán ser automatizados.  La otra premisa es que ya se ha elegido al proveedor y a la herramienta más adecuada para la empresa.

Partiendo de las premisas anteriormente mencionadas, la metodología de trabajo consiste en llevar a cabo de manera ordenada las siguientes actividades:

Definición de la estrategia de implementación.  De acuerdo a las necesidades del cliente, se deberá definir cuál es la mejor estrategia a seguir.  Dependiendo de factores como la disponibilidad de recursos (humanos y de infraestructura) y del grado de automatización de los sistemas existentes, se puede elegir entre:

–       Implementar todos los módulos del ERP.

–       Implementar por grupos de módulos.  Esta opción suele ser la más recomendable.  Dentro de esta alternativa, se puede elegir iniciar con los procesos administrativos o con los procesos core del negocio.

–       Implementar módulos a solicitud del cliente.  Esta opción, donde se pueden combinar módulos de distintos grupos, requiere una gestión más rigurosa.

La alternativa elegida debe ser aquella que genere el menor impacto posible en el negocio, y que no ponga en riesgo la operatividad de la empresa.

Formación de equipos de trabajo.  Una vez definida la estrategia (el orden de implementación de los distintos módulos), se deberá designar un Gerente de Proyecto que estará a cargo del monitoreo de las actividades.  Asimismo, para cada módulo se elegirá un usuario líder y sus respectivos usuarios operativos.  Por un tema de continuidad, lo más recomendable es elegir a los colaboradores más capaces y a su vez los más estables dentro de la empresa.  Por el lado técnico, la participación del área de Sistemas de la empresa es fundamental para el éxito de la implementación.  Cada miembro del equipo deberá tener su usuario en el sistema, así como sus respectivos roles y perfiles.

Diseño de la solución.  En sesiones de trabajo donde participan los miembros de los equipos previamente definidos y los encargados de implementar el software (el proveedor), se deberá revisar los procesos de negocio actuales.  El objetivo de estas sesiones es identificar situaciones en las que:

–       El sistema no requiere ningún cambio ni adaptación en su versión estándar.

–       El sistema requiere cambios en su versión estándar, los cuales se pueden traducir en interfaces, desarrollos funcionales o requerimientos de información adicionales.  Es decir, el sistema se adapta a los procesos.

–       El sistema no requiere cambios pero se deberán cambiar los procedimientos actuales, de tal manera que los procesos se adaptan al sistema.

Preparación de plan de trabajo.  Considerando todas las variables anteriormente mencionadas (en especial la disponibilidad de los integrantes de los equipos de trabajo), se deberá preparar un plan a la medida del cliente.  En este cronograma se deberán establecer fechas y horarios para:

–       Las sesiones de implementación.

–       Los desarrollos de interfaces y demás cambios al sistema.

–       La documentación de procesos y procedimientos.

–       Las definiciones funcionales.

–       La integración de módulos.

–       Las pruebas al sistema.

–       El pase a producción.

Sesiones de implementación.  Las sesiones de implementación están a cargo del proveedor del ERP, que es quien domina la funcionalidad de la herramienta.  En estas sesiones participan los usuarios operativos, quienes se encargarán de ingresar datos maestros, transacciones y ejecutar rutinas y reportes.  Para que estas sesiones sean completas, se deberán desarrollar casuísticas previamente preparadas por los usuarios, donde se replicará en el sistema todas aquellas situaciones especiales que se presentan en el cliente.  Al final de cada sesión se deberá preparar un acta con tareas, fechas y responsables, que deberán ser monitoreados permanentemente.

Definiciones funcionales.  Cuando se requiera llegar a acuerdos que involucren tomar decisiones como códigos, descripciones, uso de datos maestros, forma de presentar y analizar la información  y demás funcionalidades del sistema, se llevarán a cabo sesiones con los usuarios líderes de cada módulo, los encargados de la toma de decisiones en la empresa, el área de sistemas y los encargados de la configuración del software.

Integración de módulos.  Al finalizar la implementación de todos los módulos que forman parte del alcance del proyecto, se deberán hacer pruebas de integración para garantizar que los datos fluyen de manera correcta a través de todos los procesos del negocio.

Pruebas con sistemas paralelos.  Para asegurarse que los datos que arroja el nuevo sistema son los correctos, es recomendable manejar temporalmente un paralelo con los sistemas actuales que se utilizan en la empresa.

Pase a producción.  El pase a producción o la puesta en marcha, se deberá planificar adecuadamente.  Un análisis de la calidad de datos es el paso previo y fundamental.  Se deberá determinar el ambiente de producción, así como también los roles y perfiles definitivos y la carga de saldos iniciales.

Soporte a usuarios.  Durante un tiempo determinado (se recomienda como mínimo un mes), se deberá monitorear a los distintos usuarios y su trabajo con el nuevo sistema.  Se recomienda llevar un registro de todas las incidencias, para poder darles pronta solución.

Documentación de procesos y procedimientos.  Con el sistema ERP ya implementado, se deberán documentar los procesos TO BE (procesos adaptados al sistema si fuera el caso), así como también los nuevos procedimientos a seguir por los usuarios operativos.

Gestión del Proyecto.  Para tener un mejor control de los avances del proyecto, se recomienda llevar a cabo reuniones de estatus semanales, donde participen el Gerente del Proyecto, el área de Sistemas, los usuarios líderes de cada módulo y los proveedores del ERP.  Se debe hacer seguimiento a todas las tareas, fechas y responsables asignados.

En conclusión, se puede afirmar que para el éxito de un proyecto de implementación de un ERP, no basta con elegir al mejor proveedor y a la mejor herramienta.  Tampoco es suficiente enfocarse solamente en la configuración del sistema.  Para implementar un ERP de manera correcta se deberá tener una metodología de trabajo que consiste en una serie de etapas ordenadas y rigurosas, comprendidas en un esquema que integra los distintos frentes de un proyecto de esta naturaleza: la implementación, los desarrollos, los procesos y la gestión.

Elaborado por:
Héctor Meneses
Consultor de Procesos de Ciclus Group

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Ciclus Group es Partner Silver en Business Intelligence de Microsoft

Ciclus Group es Partner Silver en BI de Microsoft

¡Ciclus Group les desea Feliz Año Nuevo!

Saludo de año nuevo

Relato de una tarde navideña…

Después de semanas preparando todo para este evento, pidiendo y recolectando donaciones, seleccionándolas y empaquetándolas, envolviendo regalos, planeando juegos, ensayado canciones y organizando el lonche. Finalmente, llego el lunes 23 de diciembre, ¡el gran día!
Con muchas ansias cargamos las donaciones y regalos a la camioneta que alquilamos para trasladarlo todo. Cuando llegamos y la Casa Hogar Beato Enrique Rebuschini nos abrió sus puertas, entramos con entusiasmo a descargar todo, ante los ojos expectantes de los niños, quienes fueron los primeros en acercarse.
Una vez que estuvimos instalados, poco a poco los habitantes de la Casa Hogar se fueron sentando en las sillas del patio y fue entonces cuando empezamos con los villancicos. Como siempre los niños fueron los más entusiastas. Hasta que llego un invitado especial, y no me refiero a Papá Noel, que fue lo primero que se les vino a la mente a todos, sino a Martín Velásquez, actor de la serie de televisión “Mi amor el wachiman”, su personaje era “Machete”. En cuanto entró a la casa, todos lo reconocieron y tanto los grandes como los pequeños querían foto con “Machete”.
Luego de la improvisada sesión fotográfica, continuamos con los villancicos y “Machete” les entrego un premio a los niños que más cantaron. Acto seguido dimos inicio a la parte más esperada por todos, la entrega de regalos y de manos del mismo “Machete”, porque lo aclamaban los asistentes. Todos recibieron regalos, tanto los pequeños como las adultas, así que todos estuvieron muy contentos y emocionados.
Mientras les dimos tiempo que abrieran sus regalos y jugaran con ellos o los guardaran. Fuimos al comedor a arreglar las mesas para el lonche. Cuando estuvo todo listo, los llamamos para tomar el lonche todos juntos. Entre tanto las animadoras Giuliana y Vania les iban pintando las caritas a los niños como mariposas y gatos, y fue la sensación; tanto así que hasta algunas adultas se animaron a pintarse también.
Cuando acabo el lonche y todas las caritas estuvieron decoradas, nos fuimos al patio para empezar con el show infantil y los concursos, aunque eran sólo los niños los que participaban muy entusiastas, los adultos sentados alrededor gozaban con las ocurrencias de las criaturas.
Finalmente, después de 4 horas de intensa alegría llego el momento de despedirnos, todos en la casa estaban muy contentos y agradecidos, pero la verdad es que somos nosotros los que estamos agradecidos con ellos, porque aunque retornamos a nuestras casas exhaustos, la satisfacción y la sonrisa no se nos fue de los rostros por horas. Aun recordamos cada una de las anécdotas y gracias de aquella tarde y los ojitos brillantes con los que se despidieron de nosotros.
Así que gracias a todos los que colaboraron con nosotros para que esa tarde mágica fuese posible y gracias a todos los que estuvieron presente dándonos una mano. Sobre todos gracias a la Casa Hogar Beato Enrique Rebuschini por recibirnos con los brazos abiertos y permitirnos pasar esos bonitos momentos.

Lonche Navideño

Dios bendiga a todos los habitantes de la Casa Hogar, así como los patrocinadores de la misma, pues la lucha es ardua y es todos los días del año.

Inteligencia de Negocio y las prioridades de los CIOs en el Gobierno de los Estados Unidos

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Business Intelligence and Federal CIO Priorities

En el año 2010, la revista “CIO Insight” publico las top 7 prioridades para los CIOs del Gobierno de los Estados Unidos. Estas 7 prioridades son las siguientes:
1. Ciberseguridad.
2. Infraestructura de TI.
3. Personal de TI.
4. Gestión de TI.
5. Eficiencia y Efectividad.
6. Gestión del Desempeño y Responsabilidad.
7. Adquisiciones
En este interesante artículo el Dr. Ramón Barquín nos comenta las discrepancias que tiene con esta lista de prioridades establecidas por los CIOs del Gobierno de Estados Unidos.

Relevamiento de Procesos mediante la Metodología de Papel Café

La metodología de trabajo para llevar a cabo un diagnóstico y rediseño de procesos de negocio en una empresa, sugiere que previo al relevamiento de procesos AS IS (los procesos como se llevan a cabo en realidad), se deben efectuar una serie de etapas con la finalidad de tener un entendimiento claro del negocio. Estas etapas incluyen una revisión y análisis de la información documentada de la empresa, el relevamiento gerencial y los relevamientos organizacional y operacional.
Una vez que se han cerrado las etapas de relevamiento gerencia, organizacional y operacional, se da inicio al relevamiento de procesos propiamente dicho. El relevamiento de procesos se realiza identificando y detallando cada una de las etapas y actores involucrados en todos los procesos del negocio que se desean documentar.
Una técnica que ayuda a llevar a cabo un relevamiento de procesos AS IS de manera ordenada y eficiente, es la llamada “Metodología de Papel Café”. Es un método de trabajo que se utiliza para describir y entender un proceso existente. El Papel Café es un mecanismo sencillo: consiste en diagramar el proceso de interés en un rollo de pliegos de papel kraft (de donde el método obtiene su nombre) según la información que se va recogiendo de los mismos involucrados en dicho proceso.
Para llevar a cabo esta metodología se requiere la participación de:
• Un moderador, quien es la persona que dirige el relevamiento.
• Los involucrados en los procesos, quienes irán detallando cada una de las tareas que llevan a cabo en dichos procesos.
Las herramientas utilizadas en estas sesiones de trabajo son muy simples; consisten en varios pliegos de papel kraft, plumones de diferentes colores y hojas post it. Estas herramientas son utilizadas por el moderador, quien graficará lo que los involucrados en los procesos vayan relatando.
La razón principal para documentar los procesos, es que en todas las organizaciones funcionales, esos procesos ya existen. El problema es que dichos procesos están desarticulados, por lo que nadie es responsable de ellos en su totalidad; sólo se encuentran responsables de partes del proceso. Por tal motivo, los objetivos de aplicar la metodología Papel Café son:
• Contar con la participación de todos los actores de los procesos.
• Graficar los procesos como se dan en la realidad, no como deberían ser o como dice la teoría que deberían realizarse.
• Llegar a un acuerdo entre todos los involucrados en el proceso, de cómo es que en realidad se está ejecutando el mismo.
• Detectar puntos críticos y cuellos de botella dentro de los procesos.
• Identificar problemas, responsables y oportunidades de mejora.
• Analizar diferentes casuísticas que se presenten para cada proceso.
• Obtener un documento tangible (el propio papel café con los flujos graficados), de cómo se están llevando a cabo los procesos en la realidad.

Para llevar a la práctica esta metodología, se recomiendan sesiones de trabajo de aproximadamente dos a tres horas cada una, donde se convocan a todos los actores que participan en las distintas etapas de todo el gran proceso a documentar. Un procedimiento típico de estas sesiones de relevamiento de procesos AS IS es el siguiente:
• Se programan sesiones cortas y periódicas, en las cuales todos los actores (responsables y participantes) del proceso deben estar presentes para que puedan relatar y compartir su experiencia, su conocimiento, de tal manera que puedan aprender cómo fluye el proceso y cómo impacta su trabajo en él.
• El moderador solicita y orienta a los participantes a indicar el inicio del proceso. También se hace cargo de controlar los tiempos, ya que la idea es que todos los participantes puedan intervenir.
• En cada sesión, con la ayuda del moderador, los participantes irán explicando su tarea del día a día y tras llegar a un acuerdo, se grafica el proceso en el papel kraft, a la vista de todos los presentes. Este hecho implica la conformidad de los presentes sobre lo que se escribe.
• En el papel se especificarán las tareas, los actores, los responsables, así como también, los formatos, documentos y políticas organizacionales existentes. Es importante tener copias de los documentos y formatos utilizados por la empresa en el cumplimiento de las actividades comprendidas dentro de los procesos estudiados.
• El documento o mapa de procesos se irá detallando en la medida que se presenten casos especiales que ameriten ser analizados y explicados a profundidad.
• El mapeo termina cuando todos los participantes acuerdan que todas las tareas han sido cubiertas y representadas gráficamente, así como también se deben haber identificado a todos los actores y responsables del proceso.
En conclusión, para llevar a cabo un relevamiento de procesos AS IS de manera ordenada y eficiente, se recomienda seguir la metodología de papel café. Dependiendo de la complejidad de los procesos, de las habilidades del moderador y de la capacidad de los participantes de comunicar de manera clara cada una de las tareas del proceso, se llevarán a cabo sesiones adicionales y posteriores validaciones de los procesos ya graficados. Esta herramienta es de gran ayuda para tener el detalle de cada una de las etapas, los actores y los datos que fluyen en cada uno de los procesos.

Elaborado por:
Héctor Meneses
Consultor de Procesos de Ciclus Group

CEREMONIA DE PREMIACIÓN A LA EXCELENCIA OPERACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO 2013

Premio a la Excelencia Operacional

Ciclus Group como socio estratégico de la Universidad del Pacífico en el Modelo de Excelencia Operacional, felicita a la Universidad del Pacífico por este importante aporte a las empresas del país, a las empresas ganadoras y a todas las empresas participantes que reconocen que la mejora continua es el único camino para el éxito perdurable.

Fue una ceremonia muy emocionante para todos los participantes y especialmente para los ganadores, se inició la ceremonia con un agradable discurso de Oscar de Azambuja, Decano de la carrera de Ingeniería Empresarial de la Universidad del Pacífico, seguido de la interesante presentación de Marita Huamán, CEO de Ciclus Group. En esta presentación se detalló todo el proceso por el que se atravesó, desde la concepción de la idea hasta la entrega de resultado de los ganadores. Además, cada uno de los ganadores nos ofreció un breve pero emotivo  discurso y posteriormente disfrutamos de una amena recepción.

Hoy se realiza la ceremonia de premiación a las empresas que participaron en el Premio a la Excelencia Operacional de la Universidad del Pacífico

Premio EO - UP 2013

CICLUS GROUP es socio estratégico de la Universidad del Pacífico en el Modelo de Excelencia Operacional, el cual tiene como misión ser un marco de referencia para alcanzar la excelencia en las operaciones de las empresas y como consecuencia rentabilizar sus operaciones.

Felicitamos a la Universidad del Pacífico por la ceremonia de premiación a la Excelencia Operacional que se llevara a cabo hoy, esta es la culminación exitosa de un gran esfuerzo realizado a lo largo de este año y a la vez es el punto de partida motivador para seguir trabajando en la próxima versión del 2014.

Los invito a informarse más sobre este Modelo de Excelencia Operacional en el siguiente link: http://www.excelenciaoperacional.pe/

Los mantendremos al tanto de los detalles de la ceremonia de hoy.

Inteligencia de Negocios Aplicada: Modernización y Mejora de Servicios Penitenciarios en los Estados Unidos

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Los organismos responsables de la gestión de la seguridad pública y  de los establecimientos penitenciarios en los Estados Unidos han permanecido indemnes a los ajustes de presupuesto que han afectado a muchos otros servicios públicos en los Estados Unidos. Sin embargo, los responsables del sistema penitenciario son conscientes de que al parecer el aumento de los presupuestos de justicia penal  ya no son aceptables para los contribuyentes o los políticos y también, se verán afectos a un recorte de presupuesto tarde o temprano.

A menos que los cambios en la política de justicia penal puedan lograr una reducción significativa de la población penal, los responsables de estos servicios  tendrán que aprender rápidamente cómo hacer más con menos. Estos organismos penitenciarios usando inteligencia de negocios para entender los recursos de una organización, productos y resultados pueden ayudar a asegurar el mejor entendimiento de los detalles de los servicios que prestan: cómo funciona, qué programas son rentables y que  programas no ofrecen los resultados deseados o son ineficientes.

Para continuar leyendo este interesante artículo siga el siguiente enlace.

Ver artículo: Business Intelligence Led Modernization

 

Implementación de un ERP: ¿Quién se adapta a quién?

Resulta inevitable encontrar dos posiciones contrarias en el momento de evaluar la adquisición de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés): ¿Es el sistema el que se debe amoldar a las necesidades de la organización o es la organización la que debe modificar sus procesos y que éstos se acomoden al ERP?

Debido a la particularidad de cada empresa, sería necesario realizar un análisis caso por caso, de lo que se concluye que no existe una única respuesta ante esta interrogante.

Lo que sí es necesario identificar son las principales características que conllevan a escoger una de estas opciones.

A continuación se detallan éstas características:

Sin eliminar las malas prácticas. Cada organización considera que sus procesos como vienen funcionando son los más adecuados, ya que fueron concebidos de acuerdo a sus necesidades, y sustentan su progreso gracias a ello. Lo que las empresas no contemplan es que siempre existirán posibles mejoras a las actividades cotidianas. Si se determina adecuar el ERP a los procesos sin haberlos analizado, es decir, tal y como vienen funcionando, desaprovechándose con esto las bondades del ERP, debido a que se estarían automatizando los mismos procesos posiblemente defectuosos.

Los modelos establecidos por el ERP. El sistema ERP cuenta con procesos de negocio que han sido definidos y mejorados luego de un amplio estudio de casos de éxito. Pero, a pesar de ello, siempre será necesario contrastarlos con los procesos propios de la empresa solicitante. Cabe resaltar que la adaptación a estos procesos modelo es ineludible, pues se estaría suprimiendo un valor esencial que aporta el ERP.

Comodidad. Una de las principales razones por la cual las organizaciones se resisten a utilizar un ERP, se justifica con el sistema actual, creado a la medida, el cual realiza funciones que el ERP no tiene en cuenta. Una de las quejas más sonadas por parte de los usuarios es que el ERP no es efectivo ni práctico, como por ejemplo que deben dar muchos clics, que solicita información innecesaria (los usuarios lo consideran así, pues el sistema actual no lo requiere y así marchan bien los procesos desde su punto de vista), que el sistema en uso, desarrollado a la medida, genera reportes en formatos más prácticos y amigables que los que genera el ERP. Al examinar estas molestias de parte de los usuarios, se concluye que estos cambios no generan un impacto relevante en sus labores diarias.

El costo de cambiar de sistema. De todas maneras será necesario realizar transformaciones al ERP implementado, siendo algunas modificaciones más sencillas de realizar que otras. Finalmente, será  evidente que el realizar algunas tareas manuales adicionales será manejable frente al rendimiento del ERP.

La práctica devela que, luego de un inicial rechazo al cambio de procedimientos manuales que conlleva la implementación, se testifica los grandes beneficios de trabajar con el ERP, entre ellos se pueden mencionar: integración de todas las áreas de la empresa, buenas prácticas empresariales, estandarización de procesos, seguridad de la información, consultas en tiempo real, etc. habiendo superado el cambio del sistema.

Entonces, las empresas pueden optar por desarrollar sus propios sistemas o comprar desarrollos de modelos exitosos como el sistema ERP, siendo conscientes que para el éxito de esta implementación no solo basta con la compra del software, sino que supone cambios en la manera de trabajar y el seguimiento de las mismas. Por lo tanto, la implementación de un ERP resulta necesaria ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos propios de las nuevas aplicaciones.

Se concluye que es mucho más sencillo adaptarse a un modelo exitoso, que crear un sistema particular para la empresa.

Elaborado por:

Dora Yuiján.

Asistente de Procesos de Ciclus Group

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