Un Importante punto de referencia para la Gestión del Conocimiento en el gobierno del Estados Unidos

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

La gestión del conocimiento continúa en marcha dentro del Gobierno de los Estados Unidos, por décimo año consecutivo se realiza la conferencia de gestión del conocimiento en Washington D.C.

Durante los últimos diez años, esta conferencia ha sido el lugar donde los participantes exponen e intercambian ideas sobre el  futuro en la gestión del conocimiento dentro del  gobierno de los Estados Unidos. La gestión del conocimiento es la disciplina clave que las empresas tienen que practicar para que puedan sobrevivir en una época de incertidumbre, complejidad y sobre todo cambio.

Los temas que se trataron durante la conferencia fueron los siguientes:

1)      Gobierno de la gestión del conocimiento.

2)      Estudios de casos de Gestión de conocimiento y aplicaciones relacionados con el gobierno.

3)      Herramientas y técnicas de Gestión del conocimiento.

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Ver artículo: An Important Benchmark for Federal Knowledge Management

Reglas de Negocio en las Empresas

¿Alguna vez ha escuchado o sabe lo que es una Regla de Negocio? de seguro sí, y probablemente dirá que es aquello que se utiliza para operar un negocio. La afirmación es correcta. Sin embargo, es mucho más amplia y es que con el pasar de los años este concepto ha manejado distintos nombres hasta llegar a Regla de Negocio. Las reglas de negocio son guías que permiten tener claro cómo reaccionar frente a las situaciones diarias que se presentan en los procesos de negocio; si estas reglas no existiesen se estaría en un contexto en el que se tendría que idear una solución para cada una de estas situaciones, todo esto generaría una atención lenta, costosa y con posibles resultados inconsistentes. En resumen, una regla de negocio significa el modo en cómo se van a realizar las cosas frente a una actividad en particular o escenario de negocio; es decir cuando ocurra “esto” entonces haga “esto”.

Bajo lo mencionado anteriormente, las reglas de negocio están relacionadas al comportamiento, conductas, acciones y procedimientos de las personas dentro de cualquier escenario que pueda presentarse en el sistema del negocio de la empresa; se hallan en las políticas de la empresa, en los procedimientos que esta defina, en la mente del usuario del negocio o en la lógica de las aplicaciones sistemáticas existentes. No hay empresa que no las tenga y aquellas que consideran que no las tienen, es porque no las han sabido identificar.

Ahora, se sabe lo que es una regla de negocio y donde se encuentran. Pero ¿para qué se necesitan?, ¿qué beneficio genera a la empresa recorrer y analizar los procesos de negocio en búsqueda de estas? La respuesta es dejar de depender de la presencia del usuario del negocio frente a las operaciones que realiza diariamente. También, es que estas reglas sean automatizadas en la medida de lo posible, para que así el usuario del negocio pueda tener más tiempo para analizar y proponer mejoras en el proceso que está involucrado.

Por otro lado, el beneficio que genera las reglas de negocio a las herramientas tecnológicas y sobre todo la automatización de las mismas, es que al estar estas reglas dictadas en un sistema, eleva considerablemente la calidad de estas desde su almacenamiento hasta la administración que se le proporciona a estos datos; evitándose las dudas del usuario referentes a qué información ingresar o qué decisión tomar, ya que el sistema provee estas respuestas.

Finalmente, conocer todas las casuísticas y traducirlas en reglas de negocio, permite a las empresas incrementar el control y conocimiento de su organización, así como de las regulaciones en sus procesos de negocio.

 

Elaborado por:

Víctor Ruiz

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

Sostenibilidad en el Gobierno de los Estados Unidos: El uso en el Gobierno de Green TI

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

En los dos últimos años se ha visto una explosión de interés y actividad en la “tecnología verde” dentro del gobierno de los Estados Unidos. En términos más generales esto  se refiere a la sostenibilidad, aperturandose nuevas oportunidades para la consultoría y desarrollo de negocios por parte de los practicantes de Inteligencia de negocios (BI).

La sostenibilidad es un término tomado de los economistas del desarrollo y ecologistas, cuyo uso común proviene de la década de 1980. Consistía en una nueva dirección que buscaba llevar a las naciones más pobres de la tierra a un nivel de prosperidad, para que de una manera eficaz puedan tratar sus necesidades económicas, siendo respetuosos con el medio ambiente. El concepto se ha extendido a muchos otros contextos incluyendo las Tecnologías de la Información (TI).  

El objetivo es minimizar el daño ambiental en el proceso de contratación de TI en todos los niveles. Si usted es un fabricante de hardware,  se espera que tenga en cuenta el medio ambiente y reduzca los productos químicos tóxicos que se utilizan en la fabricación de productos de TI, centrándose en la eficiencia energética y el reciclado. Si usted es un usuario o consumidor, la sostenibilidad tiene que ver con la compra de equipos informáticos energéticamente eficientes, así como la gestión de su consumo de energía, y la aplicación de un enfoque ecológico y seguro para deshacerse de ese equipo al final de su vida útil.

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Ver artículo: Sustainability in the Federal Government

Gestión de Proyectos en Inteligencia de Negocios

La adecuada gestión de un Proyecto es importante para el éxito del mismo. Se puede contar con la herramienta más potente del mercado y los recursos disponibles,  pero sin una adecuada gestión del Proyecto el camino al éxito se torna muy complicado.

Un proyecto de Inteligencia de Negocios, como la construcción de un Datawarehouse, es un proyecto ambicioso en el que se interrelacionan muchas áreas de la empresa. Resulta vital  contar con un sponsor de muy alto nivel y con mucha ascendencia dentro de dicha empresa, el cual será quien respalde el proyecto y quien empodere al Gerente de Proyecto en el  mismo.

En un proyecto de Business Intelligence, la labor del gerente de proyecto es  llevar de manera ordenada la gestión de este; identificando en primer lugar a los stakeholders (interesados del proyecto) del mismo. Se debe definir claramente quienes son los interesados en la construcción del Datawarehouse, identificando sus expectativas y estableciendo el alcance que tendrá el proyecto para tener claramente delimitadas las inclusiones y exclusiones del Proyecto.

A continuación el Gerente de Proyecto deberá realizar un desglose de las actividades para estimar, de forma adecuada, los tiempos y elaborar un cronograma que refleje de forma sincera lo anteriormente definido. A partir del establecimiento del cronograma,  se podrán definir los recursos necesarios para la construcción del  Datawarehouse. Será necesario establecer nuestra línea base del tiempo, para ver  los cambios que puedan ocurrir sobre la misma.

Un proyecto de construcción de un Datawarehouse no es un proyecto netamente del área de Tecnologías de  la Información, sino es un proyecto que integra a las áreas de negocio de la empresa. Así que es necesario establecer un usuario líder por cada área implicada en el Datawarehouse, además de un líder integral de todo el almacén de datos, por lo que será tarea importante de parte del Gerente de proyecto la gestión de las comunicaciones entre todos los interesados.

El gerente de proyecto deberá también asegurar la calidad del producto de este. En el caso de un proyecto de Datawarehouse es necesario validar que la información mostrada dentro del datawarehouse  tenga la calidad esperada y sea la correcta, de lo contrario nos llevará a tomar decisiones equivocadas.

También, es tarea del Gerente de proyecto calificar y cuantificar los riesgos asociados al mismo, buscando la manera de minimizarlos y de diseñar un plan de contingencia, buscando que genere el menor impacto en el proyecto en cuanto al tiempo, costo y alcance.

En conclusión gestionar un proyecto de Inteligencia de Negocios no es una tarea fácil; implica una metodología adecuada, la planificación de las actividades, capacidad de negociación  y a buenas relaciones interpersonales entre los involucrados.

Elaborado por:

Eduardo Becerra

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

Business Intelligence y los Costos de Infraestructura de Comunicaciones en el Gobierno de los Estados Unidos

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Las agencias federales del Gobierno de los Estados Unidos están poco a poco cambiando de una infraestructura de red antigua (Legacy) a la infraestructura de red más reciente basada en IP. La Agencia de Sistemas de Información de Defensa (DISA), por ejemplo, acaba de construir una Red de Servicios de Información de la Defensa basada en IP – Next-Gen (DISN NG).

Las opciones que se tienen para la mejora se basan en el uso de, ya sea un alambre de cobre o una conexión de fibra óptica. La fibra tiene enormes ventajas de ancho de banda en comparación con los circuitos de acceso de cobre.

El uso de Business Intelligence para tomar decisiones informadas en el corazón de todo este proceso es la necesidad de la empresa para llevar a cabo un análisis cuidadoso en su ancho de banda utilizado hoy y para proyectarlos hacia el futuro. Esto es esencial para determinar qué opción de acceso soportará sus necesidades al menor costo posible. Para hacer esto correctamente, se tiene que analizar los datos históricos sobre el tráfico de red, así como para desarrollar las proyecciones para su uso futuro en base a los volúmenes, flujos de trabajo, los procesos y la diversidad de servicios de telecomunicaciones que la organización requiere.

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Ver Artículo: Business Intelligence and Communications Infrastructure Costs

La Importancia de realizar un Análisis de Calidad de Datos

Cada implementación de base de datos dimensional orientada a un área del negocio (Datamart) o una corporativa (DataWarehouse), que se utilice como repositorio de análisis para un sistema de soporte a la toma de decisiones, tiene una etapa común y relevante en su desarrollo. Esta etapa corresponde a la identificación de las fuentes de datos que son utilizadas para realizar las extracciones y transformaciones que permitan obtener datos limpios que generen información con el grado de valor adecuado, y así satisfacer los requerimientos de los usuarios de la organización.

Como parte de la implementación, se ejecuta un análisis situacional de los datos, también conocido como calidad de datos, que en primera instancia permite tener la fotografía de la data almacenada en las fuentes origen; estas pueden ser sistemas transaccionales, ERP´s, archivos planos u otro formato, así como la información que se muestra en los reportes que el cliente genera en su gestión diaria, todo esto bajo un procedimiento establecido previamente.

Se pueden presentar muchos casos de problemas de calidad en los formatos de datos mostrados en un informe; por ejemplo, un nombre de cliente con caracteres inconsistentes como una “/”, un “-” o un signo no identificable; a estos se les denomina datos extraños;  ya que no generan la correcta visualización y entendimiento de la información. Otro ejemplo puntual, podría ser el de las direcciones de destino de un despacho de producto; estas direcciones en muchos casos tienen una longitud muy extensa y cuando se muestran en el reporte se aprecian incompletas o cortadas. Los dos casos mencionados ameritan realizar un análisis de calidad de datos que consiste en primer lugar en revisar las fuentes de información que están alimentando a estos informes; luego se procede a revisar los procedimientos de carga y se evalúan las posibles causas del problema.  Este trabajo es muy minucioso, debido a que se puede presentar una variada gama de situaciones que comprometa la correcta generación y visualización de la información, siendo este un tema crucial al momento de tomar decisiones.

Para poder corregir cada casuística se hace uso de un mecanismo de limpieza y estructuración de datos; como las herramientas de extracción, transformación y carga llamadas ETL´s (extraction, transformation and load) o alguna otra que permita tratar y solucionar cada situación.

Uno de los principales objetivos de realizar un procedimiento de calidad de datos es asegurar la homogeneidad y consistencia de dichos datos desde sus fuentes de origen hacia el repositorio final de explotación de información (Datamart o Datawarehouse), considerando las reglas de negocio. Por ello, los Analistas de Inteligencia de Negocios tienen como labor el detectar cada inconsistencia, aislarla, analizarla e identificar el problema para proceder con la solución; haciendo uso de una herramienta o estableciendo un procedimiento para el correcto tratamiento de los datos.

Finalmente, se elaboran los reportes o tableros de mando que serán consumidos por el usuario final con el grado de veracidad en los datos requerido por un usuario de nivel operativo, táctico o estratégico.

Elaborado por:

José Casachahua

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

Inteligencia de Negocios y el Comercio Ilegal

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Actualmente, mediante Internet o visitando alguna calle en cualquier ciudad importante se pueden realizar varias actividades de comercio ilegal, como “comprar” un nuevo hígado para un trasplante, hacer los arreglos para tráfico de un cargamento de drogas ilegales, o dar instrucciones a los terroristas en formación sobre la manera de fabricar un arma biológica de destrucción masiva. Estas actividades, y otros aún más repugnantes, son parte del mundo de las transacciones ilegales que en muchos aspectos caracterizan la llegada del siglo XXI.

¿Cómo el Business Intelligence nos puede ayudar en la lucha contra estos problemas sociales?
A través de análisis de datos de redes sociales, podemos empezar a conectar los puntos de quién habla con quién y ser capaz de anticiparse a las actividades criminales. Además, la búsqueda de patrones en los datos en sí mismos a través de algoritmos más clásicos de minería de datos, puede permitir obtener conocimientos sobre el funcionamiento interno de las redes de comercio ilegal y facilitar a las organizaciones policiales en el ejercicio de su trabajo.

Para leer más sobre este interesante artículo, escrito por nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín siga el siguiente enlace.

Ver artículo: Business Intelligence and Illegal Trade

Etapas previas a un correcto Relevamiento de Procesos

Para llevar a cabo un diagnóstico y rediseño  de procesos de negocio en una empresa, es importante tener clara una metodología de trabajo, de tal manera que la ejecución de cada una de las fases, se lleve a cabo de manera ordenada y se pueda cumplir con los tiempos establecidos.

El relevamiento de procesos se realiza identificando y detallando cada una de las etapas y actores involucrados en todos los procesos del negocio que se desean documentar. Pero antes de dar inicio al relevo de procesos, es fundamental tener un entendimiento claro del negocio mismo. Por este motivo es que las etapas previas al relevamiento de proceso son de vital importancia.

Lo primero que se debe hacer antes de dar inicio a cualquier trabajo relacionado a procesos, es revisar y analizar toda la información que la empresa tenga documentada, tanto en formatos físicos, como digitales. Esta información incluye, pero no está limitada a: organigramas de la empresa y de las unidades de negocio, plan estratégico (en caso lo tenga), manuales de funciones, mapas de procesos (si los tuvieran), descripción de puestos, reportes emitidos por los sistemas, y en general cualquier documento o archivo que permita tener un entendimiento general del negocio.

Una vez revisada y analizada toda la información disponible, se da paso a la etapa conocida como Relevamiento Gerencial. Un input importante para esta etapa es, precisamente, la estructura organizacional de la empresa y unidades de negocio, la cual nos permite identificar a las personas con quienes se debe efectuar dicho relevamiento. La forma adecuada de hacerlo es según la jerarquía, comenzando siempre por el ejecutivo de mayor nivel en la cadena de mando. Con esta persona, cuyo cargo puede ser el de Gerente General, CEO, Presidente del Directorio o similares, se debe llevar a cabo el primer relevamiento. El tenor de esta reunión debe ser el de una entrevista y no el de un cuestionario. El objetivo de esta entrevista es conocer y entender la visión, misión, valores, objetivos y estrategias de la empresa. Es importante, también, conocer el modelo de gestión aplicado por este ejecutivo, así como el modelo de negocio actual y posibles proyectos que se vayan a ejecutar a futuro.

Una vez entrevistado el ejecutivo de mayor rango, se procede a llevar a cabo reuniones con todos los Gerentes o ejecutivos que siguen en la cadena de mando, para que proporcionen un alcance similar al brindado por el líder principal, pero acotado al área o unidad de negocio que tienen a su cargo. En muchos casos, la visión, misión y valores son únicos para toda la empresa, pero lo referente a objetivos y estrategias se debe detallar para cada área de la organización. Adicionalmente a los temas mencionados, en estas reuniones se debe tener un entendimiento de la organización de cada área, así como de los roles y funciones de las personas que las conforman.

Terminadas las reuniones de Relevamiento Gerencial, se da paso a las reuniones de Relevamiento Organizacional y Operacional.  Estas sesiones de trabajo se llevan a cabo, por lo general, a nivel de subgerencias y jefaturas, que son el nexo entre el lado estratégico de la empresa (los Gerentes), y el lado operativo de la misma (el resto de los colaboradores, entre los que se encuentran jefes de departamento, coordinadores, analistas y asistentes). En estas reuniones se debe llegar a comprender a detalle la estructura organizacional de cada área, especificando cada una de las funciones llevadas a cabo por todos los colaboradores. El otro objetivo es entender todos los aspectos operacionales de cada área, dentro de los cuales se puede diferenciar:

  • Los roles, funciones y procesos llevados a cabo en las áreas.
  • Las herramientas de gestión empleadas  en cada área, lo cual incluye todas aquellas técnicas que tienen por finalidad hacer seguimiento, monitoreo y control de los procesos en los cuales participa el personal de cada área.
  • El soporte tecnológico con el que cuentan las áreas, tanto en hardware como en software.
  • Las principales competencias y habilidades de los colaboradores.
  • Los indicadores de gestión utilizados para medir el desempeño de las personas que llevan a cabo los procesos. (Estas mediciones no siempre son realizadas en todas las empresas.)

Una vez que se ha culminado esta dinámica de reuniones con el personal clave de la empresa o unidades de negocio, se debe documentar y analizar toda la información, ya que este entendimiento será el punto de partida para la etapa que viene a continuación: el Relevamiento de Procesos AS IS (o los procesos como se llevan a cabo actualmente).

En conclusión, para llevar a cabo un correcto relevamiento de procesos, se deben ejecutar previamente una serie de etapas que permitirán tener un buen entendimiento del negocio, requisito indispensable para iniciar el relevamiento. Estas etapas son el análisis de la información actual, el relevamiento gerencial, y los relevamientos organizacional y operacional. La metodología a seguir indica que una vez terminadas las reuniones, se debe documentar y efectuar un análisis detallado de la información, con lo cual se puede dar inicio a un adecuado relevamiento de procesos AS IS.

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

Datawarehouse, construyendo la linea base

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Durante mucho tiempo, muchas empresas han sido muy ricas en datos pero muy pobres en información. El datawarehousing promete cambiar todo convirtiéndose en la pieza central de la nueva arquitectura de la información. Sin embargo, ¿Cómo pueden las promesas del hardware y proveedores de software saber que están en la perspectiva correcta? ¿Cómo pueden las organizaciones decidir si el datawarehousing es una verdadera solución potencial a sus problemas o sólo es una moda?

Muchas organizaciones, en su búsqueda de la más nueva y última tecnología, a menudo corren el riesgo de equivocarse. Empiezan a elegir las herramientas y construir almacenes de datos sin haber hecho las tareas previas.

La cuestión clave para la mayoría de las organizaciones es hacer un balance de dónde están ahora y, a continuación, decidir sobre una estrategia de Datawarehousing. La estrategia debe desarrollarse mediante la comprensión de los siguientes dominios:

• El dominio de negocio. ¿Cuáles son los fundamentos del negocio? ¿Cómo se estructura? ¿Qué tipo de información se necesita para la toma de decisiones?

• El dominio de datos. ¿Qué datos recopila su organización? ¿Cómo se almacena? ¿De quién es y cuál es su calidad? ¿Qué bases de datos  tienen?

• El dominio de sistema de información. ¿Cómo se ve el ambiente de SI? ¿Cuáles son las plataformas, lenguajes y protocolos? ¿Qué tipo de seguridad de la información manejan?

• El dominio de soporte de decisiones. ¿Existe un sistema de información ejecutiva para su organización? ¿Sus usuarios finales entiendan conceptos básicos del sistema de soporte de decisiones? ¿Qué herramientas de apoyo de decisiones están en su lugar?

• El dominio de las personas. ¿Quiénes son sus usuarios finales? Son conocimientos de informática? ¿Cuál es su nivel de formación? ¿Dónde se encuentran?.

Estos puntos son  la línea base necesaria que se debe tener en cuenta para implementar un DataWarehouse. Para continuar leyendo este interesante artículo, escrito por nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín, siga el siguiente enlace.

Ver artículo: Data Warehousing Building the Foundation

La Importancia de entender el Negocio en un Proyecto de Business Intelligence

Normalmente, en un proyecto de Inteligencia de Negocios, las áreas involucradas se enfocan en la herramienta tecnológica  y se descuida lo más importante: el entendimiento del negocio.

Un Proyecto típico de Inteligencia de Negocios, consiste en la creación de indicadores de tipo KPI  con el objetivo de medir el desempeño de un área, por lo que será vital tener un entendimiento del negocio para primero saber qué es lo que queremos medir  mediante estos indicadores.

Para una eficiente creación de indicadores es vital el entendimiento del negocio mediante el descubrimiento del mismo: entender los procesos que dan soporte al área para la cual queremos implementar los indicadores, los sistemas transaccionales que dan soporte a los procesos de negocio Y, lo más importante, qué datos participan en estos procesos y cómo fluyen los mismos a través de éstos.

En segundo lugar, ya en el camino del proyecto tecnológico de la implementación de estos indicadores, se debe entender las reglas de negocio que dan origen a los mismos, es decir las fuentes desde donde se extraen los datos, conocer las excepciones a la regla general de extracción de los mismos y que serán cargados en el Datawarehouse.

Posteriormente, ya en la construcción propia de los indicadores, también se manejarán excepciones o casos especiales para la fórmula general de cálculo de las métricas, por lo que es sumamente importante haber hecho un adecuado relevamiento de las reglas de negocio para poder manejar los indicadores a implementar dentro de la plataforma tecnológica con la que se cuente.

Adicionalmente se debe plasmar en un documento esquematizado el resultado del descubrimiento del negocio y del entendimiento de los Datos, además de las métricas utilizadas para la construcción de los indicadores, de tal manera que sea entendible tanto para usuarios de negocio y usuarios técnicos.

Una vez que se tenga este documento formalizado y, sobre todo aprobado, tanto por el responsable de Negocio como por el responsable técnico, es que recién se puede pasar al desarrollo de los indicadores en la herramienta tecnológica de su nuestra preferencia.

Por lo que se puede ver, es vital el entendimiento del negocio en un proyecto de Business Intelligence; caso contrario nos daremos cuenta ya en la fase de desarrollo de alguna regla de negocio no contemplada, será necesario volver a  relevar dicha regla, lo cual se verá reflejado tanto en el costo como en el tiempo del Proyecto.

Elaborado por:

Eduardo Becerra

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

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