Relevamiento de Procesos mediante la Metodología de Papel Café

La metodología de trabajo para llevar a cabo un diagnóstico y rediseño de procesos de negocio en una empresa, sugiere que previo al relevamiento de procesos AS IS (los procesos como se llevan a cabo en realidad), se deben efectuar una serie de etapas con la finalidad de tener un entendimiento claro del negocio. Estas etapas incluyen una revisión y análisis de la información documentada de la empresa, el relevamiento gerencial y los relevamientos organizacional y operacional.
Una vez que se han cerrado las etapas de relevamiento gerencia, organizacional y operacional, se da inicio al relevamiento de procesos propiamente dicho. El relevamiento de procesos se realiza identificando y detallando cada una de las etapas y actores involucrados en todos los procesos del negocio que se desean documentar.
Una técnica que ayuda a llevar a cabo un relevamiento de procesos AS IS de manera ordenada y eficiente, es la llamada “Metodología de Papel Café”. Es un método de trabajo que se utiliza para describir y entender un proceso existente. El Papel Café es un mecanismo sencillo: consiste en diagramar el proceso de interés en un rollo de pliegos de papel kraft (de donde el método obtiene su nombre) según la información que se va recogiendo de los mismos involucrados en dicho proceso.
Para llevar a cabo esta metodología se requiere la participación de:
• Un moderador, quien es la persona que dirige el relevamiento.
• Los involucrados en los procesos, quienes irán detallando cada una de las tareas que llevan a cabo en dichos procesos.
Las herramientas utilizadas en estas sesiones de trabajo son muy simples; consisten en varios pliegos de papel kraft, plumones de diferentes colores y hojas post it. Estas herramientas son utilizadas por el moderador, quien graficará lo que los involucrados en los procesos vayan relatando.
La razón principal para documentar los procesos, es que en todas las organizaciones funcionales, esos procesos ya existen. El problema es que dichos procesos están desarticulados, por lo que nadie es responsable de ellos en su totalidad; sólo se encuentran responsables de partes del proceso. Por tal motivo, los objetivos de aplicar la metodología Papel Café son:
• Contar con la participación de todos los actores de los procesos.
• Graficar los procesos como se dan en la realidad, no como deberían ser o como dice la teoría que deberían realizarse.
• Llegar a un acuerdo entre todos los involucrados en el proceso, de cómo es que en realidad se está ejecutando el mismo.
• Detectar puntos críticos y cuellos de botella dentro de los procesos.
• Identificar problemas, responsables y oportunidades de mejora.
• Analizar diferentes casuísticas que se presenten para cada proceso.
• Obtener un documento tangible (el propio papel café con los flujos graficados), de cómo se están llevando a cabo los procesos en la realidad.

Para llevar a la práctica esta metodología, se recomiendan sesiones de trabajo de aproximadamente dos a tres horas cada una, donde se convocan a todos los actores que participan en las distintas etapas de todo el gran proceso a documentar. Un procedimiento típico de estas sesiones de relevamiento de procesos AS IS es el siguiente:
• Se programan sesiones cortas y periódicas, en las cuales todos los actores (responsables y participantes) del proceso deben estar presentes para que puedan relatar y compartir su experiencia, su conocimiento, de tal manera que puedan aprender cómo fluye el proceso y cómo impacta su trabajo en él.
• El moderador solicita y orienta a los participantes a indicar el inicio del proceso. También se hace cargo de controlar los tiempos, ya que la idea es que todos los participantes puedan intervenir.
• En cada sesión, con la ayuda del moderador, los participantes irán explicando su tarea del día a día y tras llegar a un acuerdo, se grafica el proceso en el papel kraft, a la vista de todos los presentes. Este hecho implica la conformidad de los presentes sobre lo que se escribe.
• En el papel se especificarán las tareas, los actores, los responsables, así como también, los formatos, documentos y políticas organizacionales existentes. Es importante tener copias de los documentos y formatos utilizados por la empresa en el cumplimiento de las actividades comprendidas dentro de los procesos estudiados.
• El documento o mapa de procesos se irá detallando en la medida que se presenten casos especiales que ameriten ser analizados y explicados a profundidad.
• El mapeo termina cuando todos los participantes acuerdan que todas las tareas han sido cubiertas y representadas gráficamente, así como también se deben haber identificado a todos los actores y responsables del proceso.
En conclusión, para llevar a cabo un relevamiento de procesos AS IS de manera ordenada y eficiente, se recomienda seguir la metodología de papel café. Dependiendo de la complejidad de los procesos, de las habilidades del moderador y de la capacidad de los participantes de comunicar de manera clara cada una de las tareas del proceso, se llevarán a cabo sesiones adicionales y posteriores validaciones de los procesos ya graficados. Esta herramienta es de gran ayuda para tener el detalle de cada una de las etapas, los actores y los datos que fluyen en cada uno de los procesos.

Elaborado por:
Héctor Meneses
Consultor de Procesos de Ciclus Group

CEREMONIA DE PREMIACIÓN A LA EXCELENCIA OPERACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO 2013

Premio a la Excelencia Operacional

Ciclus Group como socio estratégico de la Universidad del Pacífico en el Modelo de Excelencia Operacional, felicita a la Universidad del Pacífico por este importante aporte a las empresas del país, a las empresas ganadoras y a todas las empresas participantes que reconocen que la mejora continua es el único camino para el éxito perdurable.

Fue una ceremonia muy emocionante para todos los participantes y especialmente para los ganadores, se inició la ceremonia con un agradable discurso de Oscar de Azambuja, Decano de la carrera de Ingeniería Empresarial de la Universidad del Pacífico, seguido de la interesante presentación de Marita Huamán, CEO de Ciclus Group. En esta presentación se detalló todo el proceso por el que se atravesó, desde la concepción de la idea hasta la entrega de resultado de los ganadores. Además, cada uno de los ganadores nos ofreció un breve pero emotivo  discurso y posteriormente disfrutamos de una amena recepción.

Hoy se realiza la ceremonia de premiación a las empresas que participaron en el Premio a la Excelencia Operacional de la Universidad del Pacífico

Premio EO - UP 2013

CICLUS GROUP es socio estratégico de la Universidad del Pacífico en el Modelo de Excelencia Operacional, el cual tiene como misión ser un marco de referencia para alcanzar la excelencia en las operaciones de las empresas y como consecuencia rentabilizar sus operaciones.

Felicitamos a la Universidad del Pacífico por la ceremonia de premiación a la Excelencia Operacional que se llevara a cabo hoy, esta es la culminación exitosa de un gran esfuerzo realizado a lo largo de este año y a la vez es el punto de partida motivador para seguir trabajando en la próxima versión del 2014.

Los invito a informarse más sobre este Modelo de Excelencia Operacional en el siguiente link: http://www.excelenciaoperacional.pe/

Los mantendremos al tanto de los detalles de la ceremonia de hoy.

Inteligencia de Negocios Aplicada: Modernización y Mejora de Servicios Penitenciarios en los Estados Unidos

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Los organismos responsables de la gestión de la seguridad pública y  de los establecimientos penitenciarios en los Estados Unidos han permanecido indemnes a los ajustes de presupuesto que han afectado a muchos otros servicios públicos en los Estados Unidos. Sin embargo, los responsables del sistema penitenciario son conscientes de que al parecer el aumento de los presupuestos de justicia penal  ya no son aceptables para los contribuyentes o los políticos y también, se verán afectos a un recorte de presupuesto tarde o temprano.

A menos que los cambios en la política de justicia penal puedan lograr una reducción significativa de la población penal, los responsables de estos servicios  tendrán que aprender rápidamente cómo hacer más con menos. Estos organismos penitenciarios usando inteligencia de negocios para entender los recursos de una organización, productos y resultados pueden ayudar a asegurar el mejor entendimiento de los detalles de los servicios que prestan: cómo funciona, qué programas son rentables y que  programas no ofrecen los resultados deseados o son ineficientes.

Para continuar leyendo este interesante artículo siga el siguiente enlace.

Ver artículo: Business Intelligence Led Modernization

 

Implementación de un ERP: ¿Quién se adapta a quién?

Resulta inevitable encontrar dos posiciones contrarias en el momento de evaluar la adquisición de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés): ¿Es el sistema el que se debe amoldar a las necesidades de la organización o es la organización la que debe modificar sus procesos y que éstos se acomoden al ERP?

Debido a la particularidad de cada empresa, sería necesario realizar un análisis caso por caso, de lo que se concluye que no existe una única respuesta ante esta interrogante.

Lo que sí es necesario identificar son las principales características que conllevan a escoger una de estas opciones.

A continuación se detallan éstas características:

Sin eliminar las malas prácticas. Cada organización considera que sus procesos como vienen funcionando son los más adecuados, ya que fueron concebidos de acuerdo a sus necesidades, y sustentan su progreso gracias a ello. Lo que las empresas no contemplan es que siempre existirán posibles mejoras a las actividades cotidianas. Si se determina adecuar el ERP a los procesos sin haberlos analizado, es decir, tal y como vienen funcionando, desaprovechándose con esto las bondades del ERP, debido a que se estarían automatizando los mismos procesos posiblemente defectuosos.

Los modelos establecidos por el ERP. El sistema ERP cuenta con procesos de negocio que han sido definidos y mejorados luego de un amplio estudio de casos de éxito. Pero, a pesar de ello, siempre será necesario contrastarlos con los procesos propios de la empresa solicitante. Cabe resaltar que la adaptación a estos procesos modelo es ineludible, pues se estaría suprimiendo un valor esencial que aporta el ERP.

Comodidad. Una de las principales razones por la cual las organizaciones se resisten a utilizar un ERP, se justifica con el sistema actual, creado a la medida, el cual realiza funciones que el ERP no tiene en cuenta. Una de las quejas más sonadas por parte de los usuarios es que el ERP no es efectivo ni práctico, como por ejemplo que deben dar muchos clics, que solicita información innecesaria (los usuarios lo consideran así, pues el sistema actual no lo requiere y así marchan bien los procesos desde su punto de vista), que el sistema en uso, desarrollado a la medida, genera reportes en formatos más prácticos y amigables que los que genera el ERP. Al examinar estas molestias de parte de los usuarios, se concluye que estos cambios no generan un impacto relevante en sus labores diarias.

El costo de cambiar de sistema. De todas maneras será necesario realizar transformaciones al ERP implementado, siendo algunas modificaciones más sencillas de realizar que otras. Finalmente, será  evidente que el realizar algunas tareas manuales adicionales será manejable frente al rendimiento del ERP.

La práctica devela que, luego de un inicial rechazo al cambio de procedimientos manuales que conlleva la implementación, se testifica los grandes beneficios de trabajar con el ERP, entre ellos se pueden mencionar: integración de todas las áreas de la empresa, buenas prácticas empresariales, estandarización de procesos, seguridad de la información, consultas en tiempo real, etc. habiendo superado el cambio del sistema.

Entonces, las empresas pueden optar por desarrollar sus propios sistemas o comprar desarrollos de modelos exitosos como el sistema ERP, siendo conscientes que para el éxito de esta implementación no solo basta con la compra del software, sino que supone cambios en la manera de trabajar y el seguimiento de las mismas. Por lo tanto, la implementación de un ERP resulta necesaria ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos propios de las nuevas aplicaciones.

Se concluye que es mucho más sencillo adaptarse a un modelo exitoso, que crear un sistema particular para la empresa.

Elaborado por:

Dora Yuiján.

Asistente de Procesos de Ciclus Group

Un Importante punto de referencia para la Gestión del Conocimiento en el gobierno del Estados Unidos

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

La gestión del conocimiento continúa en marcha dentro del Gobierno de los Estados Unidos, por décimo año consecutivo se realiza la conferencia de gestión del conocimiento en Washington D.C.

Durante los últimos diez años, esta conferencia ha sido el lugar donde los participantes exponen e intercambian ideas sobre el  futuro en la gestión del conocimiento dentro del  gobierno de los Estados Unidos. La gestión del conocimiento es la disciplina clave que las empresas tienen que practicar para que puedan sobrevivir en una época de incertidumbre, complejidad y sobre todo cambio.

Los temas que se trataron durante la conferencia fueron los siguientes:

1)      Gobierno de la gestión del conocimiento.

2)      Estudios de casos de Gestión de conocimiento y aplicaciones relacionados con el gobierno.

3)      Herramientas y técnicas de Gestión del conocimiento.

Para continuar leyendo este interesante artículo siga el siguiente enlace.

Ver artículo: An Important Benchmark for Federal Knowledge Management

Reglas de Negocio en las Empresas

¿Alguna vez ha escuchado o sabe lo que es una Regla de Negocio? de seguro sí, y probablemente dirá que es aquello que se utiliza para operar un negocio. La afirmación es correcta. Sin embargo, es mucho más amplia y es que con el pasar de los años este concepto ha manejado distintos nombres hasta llegar a Regla de Negocio. Las reglas de negocio son guías que permiten tener claro cómo reaccionar frente a las situaciones diarias que se presentan en los procesos de negocio; si estas reglas no existiesen se estaría en un contexto en el que se tendría que idear una solución para cada una de estas situaciones, todo esto generaría una atención lenta, costosa y con posibles resultados inconsistentes. En resumen, una regla de negocio significa el modo en cómo se van a realizar las cosas frente a una actividad en particular o escenario de negocio; es decir cuando ocurra “esto” entonces haga “esto”.

Bajo lo mencionado anteriormente, las reglas de negocio están relacionadas al comportamiento, conductas, acciones y procedimientos de las personas dentro de cualquier escenario que pueda presentarse en el sistema del negocio de la empresa; se hallan en las políticas de la empresa, en los procedimientos que esta defina, en la mente del usuario del negocio o en la lógica de las aplicaciones sistemáticas existentes. No hay empresa que no las tenga y aquellas que consideran que no las tienen, es porque no las han sabido identificar.

Ahora, se sabe lo que es una regla de negocio y donde se encuentran. Pero ¿para qué se necesitan?, ¿qué beneficio genera a la empresa recorrer y analizar los procesos de negocio en búsqueda de estas? La respuesta es dejar de depender de la presencia del usuario del negocio frente a las operaciones que realiza diariamente. También, es que estas reglas sean automatizadas en la medida de lo posible, para que así el usuario del negocio pueda tener más tiempo para analizar y proponer mejoras en el proceso que está involucrado.

Por otro lado, el beneficio que genera las reglas de negocio a las herramientas tecnológicas y sobre todo la automatización de las mismas, es que al estar estas reglas dictadas en un sistema, eleva considerablemente la calidad de estas desde su almacenamiento hasta la administración que se le proporciona a estos datos; evitándose las dudas del usuario referentes a qué información ingresar o qué decisión tomar, ya que el sistema provee estas respuestas.

Finalmente, conocer todas las casuísticas y traducirlas en reglas de negocio, permite a las empresas incrementar el control y conocimiento de su organización, así como de las regulaciones en sus procesos de negocio.

 

Elaborado por:

Víctor Ruiz

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

Sostenibilidad en el Gobierno de los Estados Unidos: El uso en el Gobierno de Green TI

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

En los dos últimos años se ha visto una explosión de interés y actividad en la “tecnología verde” dentro del gobierno de los Estados Unidos. En términos más generales esto  se refiere a la sostenibilidad, aperturandose nuevas oportunidades para la consultoría y desarrollo de negocios por parte de los practicantes de Inteligencia de negocios (BI).

La sostenibilidad es un término tomado de los economistas del desarrollo y ecologistas, cuyo uso común proviene de la década de 1980. Consistía en una nueva dirección que buscaba llevar a las naciones más pobres de la tierra a un nivel de prosperidad, para que de una manera eficaz puedan tratar sus necesidades económicas, siendo respetuosos con el medio ambiente. El concepto se ha extendido a muchos otros contextos incluyendo las Tecnologías de la Información (TI).  

El objetivo es minimizar el daño ambiental en el proceso de contratación de TI en todos los niveles. Si usted es un fabricante de hardware,  se espera que tenga en cuenta el medio ambiente y reduzca los productos químicos tóxicos que se utilizan en la fabricación de productos de TI, centrándose en la eficiencia energética y el reciclado. Si usted es un usuario o consumidor, la sostenibilidad tiene que ver con la compra de equipos informáticos energéticamente eficientes, así como la gestión de su consumo de energía, y la aplicación de un enfoque ecológico y seguro para deshacerse de ese equipo al final de su vida útil.

Para continuar leyendo este interesante artículo siga el siguiente enlace.

Ver artículo: Sustainability in the Federal Government

Gestión de Proyectos en Inteligencia de Negocios

La adecuada gestión de un Proyecto es importante para el éxito del mismo. Se puede contar con la herramienta más potente del mercado y los recursos disponibles,  pero sin una adecuada gestión del Proyecto el camino al éxito se torna muy complicado.

Un proyecto de Inteligencia de Negocios, como la construcción de un Datawarehouse, es un proyecto ambicioso en el que se interrelacionan muchas áreas de la empresa. Resulta vital  contar con un sponsor de muy alto nivel y con mucha ascendencia dentro de dicha empresa, el cual será quien respalde el proyecto y quien empodere al Gerente de Proyecto en el  mismo.

En un proyecto de Business Intelligence, la labor del gerente de proyecto es  llevar de manera ordenada la gestión de este; identificando en primer lugar a los stakeholders (interesados del proyecto) del mismo. Se debe definir claramente quienes son los interesados en la construcción del Datawarehouse, identificando sus expectativas y estableciendo el alcance que tendrá el proyecto para tener claramente delimitadas las inclusiones y exclusiones del Proyecto.

A continuación el Gerente de Proyecto deberá realizar un desglose de las actividades para estimar, de forma adecuada, los tiempos y elaborar un cronograma que refleje de forma sincera lo anteriormente definido. A partir del establecimiento del cronograma,  se podrán definir los recursos necesarios para la construcción del  Datawarehouse. Será necesario establecer nuestra línea base del tiempo, para ver  los cambios que puedan ocurrir sobre la misma.

Un proyecto de construcción de un Datawarehouse no es un proyecto netamente del área de Tecnologías de  la Información, sino es un proyecto que integra a las áreas de negocio de la empresa. Así que es necesario establecer un usuario líder por cada área implicada en el Datawarehouse, además de un líder integral de todo el almacén de datos, por lo que será tarea importante de parte del Gerente de proyecto la gestión de las comunicaciones entre todos los interesados.

El gerente de proyecto deberá también asegurar la calidad del producto de este. En el caso de un proyecto de Datawarehouse es necesario validar que la información mostrada dentro del datawarehouse  tenga la calidad esperada y sea la correcta, de lo contrario nos llevará a tomar decisiones equivocadas.

También, es tarea del Gerente de proyecto calificar y cuantificar los riesgos asociados al mismo, buscando la manera de minimizarlos y de diseñar un plan de contingencia, buscando que genere el menor impacto en el proyecto en cuanto al tiempo, costo y alcance.

En conclusión gestionar un proyecto de Inteligencia de Negocios no es una tarea fácil; implica una metodología adecuada, la planificación de las actividades, capacidad de negociación  y a buenas relaciones interpersonales entre los involucrados.

Elaborado por:

Eduardo Becerra

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

Business Intelligence y los Costos de Infraestructura de Comunicaciones en el Gobierno de los Estados Unidos

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Las agencias federales del Gobierno de los Estados Unidos están poco a poco cambiando de una infraestructura de red antigua (Legacy) a la infraestructura de red más reciente basada en IP. La Agencia de Sistemas de Información de Defensa (DISA), por ejemplo, acaba de construir una Red de Servicios de Información de la Defensa basada en IP – Next-Gen (DISN NG).

Las opciones que se tienen para la mejora se basan en el uso de, ya sea un alambre de cobre o una conexión de fibra óptica. La fibra tiene enormes ventajas de ancho de banda en comparación con los circuitos de acceso de cobre.

El uso de Business Intelligence para tomar decisiones informadas en el corazón de todo este proceso es la necesidad de la empresa para llevar a cabo un análisis cuidadoso en su ancho de banda utilizado hoy y para proyectarlos hacia el futuro. Esto es esencial para determinar qué opción de acceso soportará sus necesidades al menor costo posible. Para hacer esto correctamente, se tiene que analizar los datos históricos sobre el tráfico de red, así como para desarrollar las proyecciones para su uso futuro en base a los volúmenes, flujos de trabajo, los procesos y la diversidad de servicios de telecomunicaciones que la organización requiere.

Para continuar leyendo este interesante artículo, siga el siguiente enlace.

Ver Artículo: Business Intelligence and Communications Infrastructure Costs

A %d blogueros les gusta esto: