Datawarehouse, construyendo la linea base

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Durante mucho tiempo, muchas empresas han sido muy ricas en datos pero muy pobres en información. El datawarehousing promete cambiar todo convirtiéndose en la pieza central de la nueva arquitectura de la información. Sin embargo, ¿Cómo pueden las promesas del hardware y proveedores de software saber que están en la perspectiva correcta? ¿Cómo pueden las organizaciones decidir si el datawarehousing es una verdadera solución potencial a sus problemas o sólo es una moda?

Muchas organizaciones, en su búsqueda de la más nueva y última tecnología, a menudo corren el riesgo de equivocarse. Empiezan a elegir las herramientas y construir almacenes de datos sin haber hecho las tareas previas.

La cuestión clave para la mayoría de las organizaciones es hacer un balance de dónde están ahora y, a continuación, decidir sobre una estrategia de Datawarehousing. La estrategia debe desarrollarse mediante la comprensión de los siguientes dominios:

• El dominio de negocio. ¿Cuáles son los fundamentos del negocio? ¿Cómo se estructura? ¿Qué tipo de información se necesita para la toma de decisiones?

• El dominio de datos. ¿Qué datos recopila su organización? ¿Cómo se almacena? ¿De quién es y cuál es su calidad? ¿Qué bases de datos  tienen?

• El dominio de sistema de información. ¿Cómo se ve el ambiente de SI? ¿Cuáles son las plataformas, lenguajes y protocolos? ¿Qué tipo de seguridad de la información manejan?

• El dominio de soporte de decisiones. ¿Existe un sistema de información ejecutiva para su organización? ¿Sus usuarios finales entiendan conceptos básicos del sistema de soporte de decisiones? ¿Qué herramientas de apoyo de decisiones están en su lugar?

• El dominio de las personas. ¿Quiénes son sus usuarios finales? Son conocimientos de informática? ¿Cuál es su nivel de formación? ¿Dónde se encuentran?.

Estos puntos son  la línea base necesaria que se debe tener en cuenta para implementar un DataWarehouse. Para continuar leyendo este interesante artículo, escrito por nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín, siga el siguiente enlace.

Ver artículo: Data Warehousing Building the Foundation

Inteligencia de Negocios y los Impuestos

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

¿Cómo nos puede ayudar la Inteligencia de Negocios en el control de los Impuestos?  De muchas maneras, por ejemplo apoyando en temas de auditoría financiera para prevenir el control de fraude. La detección de fraude es un tema importante de análisis para la aplicación de minería de datos y el uso de herramientas predictivas, esto más el uso avanzado de técnicas de control de exploración de conocimiento nos ayuda especialmente en investigaciones de potenciales fraudes, sean para corporaciones o para personas.

Nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos habla de este tema en el siguiente articulo.

Ver artículo: Business Intelligence and Taxes

Problemas presentados por Centralización de la Información

Hoy en día, en toda empresa es muy importante que todos sus colaboradores y, sobretodo, los directamente involucrados, conozcan los procesos de negocio de la misma, pero que los conozcan de manera tal que todos manejen una misma versión. Es sólo así que se logra hacer un uso efectivo de las habilidades y aptitudes de los colaboradores y, a su vez, poder brindarles certeza en el desarrollo de sus funciones.

Sin embargo, por qué se menciona el conocimiento de los procesos de negocio y es que existen casos en algunas empresas donde un área proveedora de información asume la responsabilidad  como dueña de todos los datos que se movilizan dentro del proceso de negocio. Esta área, que será la nueva responsable de los datos, administrará los mismos en base a su percepción del proceso de negocio, en base a sus criterios, en base a cómo debería ser el proceso, pero no necesariamente estará alineada a lo que verdaderamente es dicho proceso. Pero, el resto de colaboradores al aceptar quién es el nuevo dueño de los datos o quién decidió asumir este rol, se conforma con la información brindada por esta área, asumiendo todo como una verdad.

Por otro lado, esta área que se convirtió en dueña de los datos, maneja criterios propios de análisis de información que no es difundida a los usuarios consumidores de ésta, lo cual genera que otras áreas no se hagan responsables de analizar su propia información, que se sobrecargue de trabajo a esta área que ha centralizado la información, que los usuarios consumidores tengan que realizar un trabajo adicional al no contar con lo que verdaderamente necesitan, que no se tengan claras las necesidades reales de los usuarios, entre otras. En estos casos, es muy importante reunir a todos los involucrados y discutir el proceso de negocio de la empresa, estandarizar los procedimientos, asignar responsables de datos donde sea necesario, validar las funciones de los actores del proceso de negocio, revisar qué información se demanda, documentar los procedimientos, entre otras. Finalmente, esta buena práctica permitirá clarificar las responsabilidades de los involucrados, asignar responsables de datos en cada etapa del proceso de negocio donde sea necesario, analizar la información de la que cada colaborador es responsable para futuras solicitudes de análisis de información, retirar la sobrecarga de trabajo al área que asumió el antiguo rol de dueño de todos los datos y así centrarse en sus verdaderas responsabilidades; es decir se emplearán correctamente las habilidades y aptitudes de los colaboradores.

Elaborado por:

Víctor Ruiz

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

El Enfoque de Procesos como Requisito para el Éxito de un Proyecto de BI

Los proyectos de Inteligencia de Negocios (BI por sus siglas en inglés, Business Intelligence), suelen ser vistos por los ejecutivos de las empresas como proyectos que involucran únicamente a temas de tecnologías de información. Si bien el componente tecnológico en estos proyectos es de vital importancia, el aspecto del entendimiento del negocio es fundamental para lograr el éxito en una implementación de BI. Sin un previo conocimiento del negocio, es casi imposible lograr una adecuada identificación de las necesidades de información (materializadas en reportes e indicadores) que realmente necesitan los ejecutivos de las empresas para tener verdaderas herramientas de soporte a la toma de decisiones.

Para que un proyecto de BI pueda resultar exitoso, desde el punto de vista del negocio, es importante darle un enfoque de procesos desde sus etapas iniciales. La fase previa a un proyecto de business intelligence, conocida como Planeamiento y Estrategia, contempla una serie de actividades que tienen como objetivo entender plenamente el negocio de la empresa donde se va a implementar una solución de inteligencia de negocios. Con la finalidad de que los relevamientos a realizarse en la etapa de planeamiento y estrategia estén alineados a los objetivos del proyecto, es recomendable seguir una secuencia metodológica, partiendo de las metas de la empresa, hasta llegar a la definición de los indicadores o reportes a utilizar.

En primer lugar, se debe tener claro el alcance del proyecto, es decir, tener identificadas todas las áreas o unidades de la empresa que formarán parte del proyecto. Teniendo claro dicho alcance, lo primero que se debe relevar son los objetivos y metas de todas las gerencias que forman parte del alcance del proyecto. La finalidad de este relevamiento es asegurar que los objetivos y metas de las gerencias y jefaturas operacionales estén alineados con los objetivos y metas de la empresa.

Una vez que se han identificado los objetivos y metas, tanto de la empresa como de cada una de las áreas que forman parte del alcance del proyecto, lo siguiente es relevar en las mismas unidades organizacionales, cuáles son las estrategias que se han diseñado para alcanzar dichos objetivos y metas. La finalidad de este relevamiento es identificar cómo y quiénes, dentro de la empresa, se encargarán de ejecutar los planes de acción destinados a lograr las metas trazadas.

Luego de tener identificadas las estrategias de la empresa y de cada una de las áreas o unidades organizacionales incluidas en el alcance de proyecto, viene una de las etapas más importantes en toda esta metodología: el relevamiento de los procesos del negocio. Este relevamiento es fundamental para el éxito de un proyecto de inteligencia de negocios. Si bien no se trata de un proyecto de procesos en sí (y por lo general no forma parte de los entregables finales un documento o mapa de procesos), es importante que los especialistas de TI a cargo de la implementación, conozcan y entiendan cómo funciona el negocio. Este enfoque de procesos debe considerar como mínimo lo siguiente:

–       Secuencia de tareas para cada uno de los procesos identificados.

–       Entradas y salidas del proceso (inputs y outputs).

–       Participantes involucrados para cada tarea identificada, incluyendo a los dueños de procesos.

–       Escenarios propios del negocio.

–       Puntos de control.

–       Documentos utilizados.

–       Etapas del proceso donde se generan y guardan datos, y la forma como son almacenados.

Entender la forma en que se almacenan los datos es crucial para lograr el éxito en una implementación de BI.  Estos datos, y sobre todo las bases de datos y los sistemas que los contienen, serán las fuentes para la generación de los reportes e indicadores de gestión que finalmente servirán a los ejecutivos de las empresas como herramientas para la toma de decisiones.

Con respecto a los datos, es importante identificar:

–       Todas las bases de datos, tanto de data interna de la empresa como de data externa.

–       El proceso de toma de data externa (en caso aplique).

–       Cualquier problema de calidad de datos que se pueda presentar.  Esto último con la finalidad de asegurarse que la data que se utilizará para el cálculo de los reportes e indicadores, sea confiable.

En conclusión, se considera como una buena práctica dentro de los proyectos de Business Intelligence, darles un adecuado enfoque de procesos.  Esta metodología permite conocer el negocio de tal manera que el producto final, los reportes e indicadores, cumplan con satisfacer las principales necesidades de información de la empresa y brinden adecuado soporte a la toma de decisiones.

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

Historia Oral en Inteligencia de Negocios

Dr. Ramón Barquín

Dr. Ramón Barquín

Una de las consideraciones que se tienen para determinar si algo puede ser clasificado como Inteligencia de Negocios es si es útil para tomar decisiones. Por lo general, se busca realizar Inteligencia de Negocios analizando datos estructurados dentro de un Data Warehouse y/o Data Mart o usando software de minería de datos para encontrar patrones escondidos en grandes volúmenes de datos. La Historia Oral intenta extraer valor para el negocio a partir de la experiencia de los usuarios líderes de una organización. Normalmente, toma la forma de breves anécdotas del personal de alto nivel de la misma y esto genera lecciones para la gestión de la organización.

Para continuar leyendo este interesante artículo escrito por nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín siga el siguiente enlace.

Ver artículo: Oral History as Business Intelligence

Business Intelligence en el Gobierno de los Estados Unidos y la Traducción

En un artículo de la revista TIME sobre la guerra de Irak, encontramos una nota preocupante, gran cantidad de documentos que se habían capturado no podían ser analizados porque no podían ser traducidos. ¿Pero qué tiene que ver Inteligencia de Negocios con la traducción de un documento?. Con la llegada de Internet y la capacidad de almacenamiento de gran cantidad de datos no estructurados, principalmente en formato de texto, el mundo de Inteligencia de Negocios ha cambiado para siempre, y como vemos en el ejemplo mencionado líneas arriba las fuentes de datos pueden venir en diferentes idiomas.

El gobierno de los Estados Unidos, actualmente, se preocupa de la traducción por 2 importantes razones: una de ellas es la necesidad de difundir la información producida por el gobierno, y la otra es la necesidad de analizar la información generada externamente. Y esto continuará de mayor forma en los siguientes años.

Nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos habla de este interesante tema en el siguiente artículo.

Ver artículo: Government Business Intelligence and Translation

Geocodificacion e Inteligencia de Negocios

Normalmente, en Inteligencia de Negocios respondíamos las preguntas del negocio mediante las siguientes interrogantes: ¿Qué?, ¿Cuándo?, ¿Quién?,¿Cuántos?. Ahora debemos añadir la pregunta: ¿Dónde?. Esta pregunta la responderemos mediante el uso de la geocodificación de los datos.

La geocodificación es el proceso mediante el cual conociendo una direccion (calle, número, ciudad, estado, un conjunto de coordenadas son asignadas a dicha dirección marcando así, dentro de un determinado grado de precisión de la instrumentación, su ubicación específica. Para esta marcación se utiliza un par de números que son la latitud y la longitud.

Nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos explica sobre este tema en el siguiente artículo.

Ver artículo: Geocoding and Business Intelligence

 

Relevancia de la Seguridad a Nivel de Accesos para una Aplicación de Inteligencia de Negocios

La seguridad en todo sistema informático es un tema crucial, pues se debe controlar quién tiene acceso a ver determinada información y quién no. En las aplicaciones de Inteligencia de Negocios la necesidad de seguridad es aún mayor, pues en estas soluciones normalmente se muestra información crítica para la empresa, por lo que debemos especificar claramente quién tendrá acceso a esta información.

El primer aspecto de seguridad se plantea desde el desarrollo mismo de la Solución de Inteligencia de Negocios, desde donde extraen la información las herramientas de extracción, transformación y carga (ETL). ¿Qué permisos se deberán otorgar para leer las bases de datos y los elementos de origen de tal manera que no puedan afectar estos orígenes?

El siguiente aspecto de seguridad a considerar es quién tendrá acceso a la Información: imaginemos que tenemos una solución BI desarrollada completamente bajo arquitectura Microsoft en la que se genera cubos multidimensionales y se muestra esta información mediante  reportes y tableros de mando desplegados en un portal SharePoint. El primer alcance de seguridad sería a nivel de Cubos Multidimensionales; esto se realiza mediante el uso de Roles, de esta manera se determinan los tipos de acceso que se darán a los usuarios a un cubo, ya sea ninguno, sólo lectura y/o lectura y escritura.

El siguiente alcance de seguridad que se debe considerar es a nivel de acceso al Portal SharePoint. Para ello se utilizará un tipo de seguridad integrada con el directorio activo, para lo cual se otorgará acceso a los usuarios sólo a determinados dashboards y/o reportes desarrollados. Por ejemplo, los usuarios del área de Ventas no podrán ver los tableros de mando ni los reportes correspondientes al área de Finanzas.

El siguiente nivel de alcance será la decisión de publicar el sitio de Inteligencia de Negocios desarrollado en SharePoint 2010 hacia el exterior. No es recomendable publicar información tan sensible hacia afuera de la empresa por un medio como Internet, pues por más que se tengan las medidas de seguridad físicas en el interior de la empresa tipo firewalls, no se posee control sobre el tráfico en Internet y éste podría ser interceptado. Sin embargo, si por necesidades del negocio es necesario publicar esta información hacia el exterior de la empresa, se podría considerar un acceso de tipo red privada virtual para la red de la empresa; con esto se garantiza que el tráfico hacia la red interna sea más seguro y, por consiguiente, el acceso al sitio de BI tenga menos probabilidades de ser vulnerado por terceros.

Como se puede ver, considerar la seguridad para las aplicaciones de Inteligencia de Negocios es un tema muy importante y es vital que vaya alineado con una estrategia de Seguridad de la Información, pues de lo contrario no se podrían aprovechar las ventajas competitivas que otorga una solución de este tipo.

Elaborado por:

Eduardo Becerra

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

Business Intelligence, la dimension de tiempo y el Gobierno.

Business Intelligence se trata de obtener respuestas a las preguntas clásicas: ¿qué?, ¿dónde?, ¿cuándo?,¿quién?,¿por qué?, ¿cómo?, ¿cuántos?, ¿cuánto?. Tiempo es la variable que nos permite responder a la pregunta: ¿cuándo?. Una de las funciones más útiles de Inteligencia de Negocios es que nos permite aprender de la historia. No podemos evitar algo que ya ha ocurrido, pero mediante el análisis de nuestra historia empresarial, podríamos ser capaces de identificar las formas que pueden impedir que vuelva a suceder lo mismo en el futuro. Esto nos obliga a pensar en el tiempo como una dimensión de la inteligencia empresarial y el desarrollo de los indicadores que necesitamos para fines de análisis.

Nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos explica en el siguiente artículo la relación existente entre Business Intelligence, el tiempo y el Gobierno.

Ver artículo: Business Intelligence, the Time Dimension and Government

Cinco pasos para hacer Negocios con Inteligencia

Ing. Marita HuamánCEO de Ciclus Group

Ing. Marita Huamán
CEO de Ciclus Group

La inmensa cantidad de información que generan todas las operaciones que realizamos en nuestra empresa puede parecer un enorme laberinto. Sin embargo, Marita Huamán, CEO de Ciclus Group, nos cuenta que aplicar la Inteligencia de Negocios puede ayudarnos a aprovechar toda esta información de cara a la toma de decisiones de ventas, marketing, operativas, financieras, de proveedores, etc.

1.     Conformar un equipo de trabajo

Lo primero es designar un líder de proyecto que conozca muy bien los procesos de la organización  y que tenga la capacidad de relacionarse con todos los líderes de la empresa. Este líder también debe poder administrar y movilizar recursos en la organización. También es necesario precisar la unidad organizacional con la que se va a iniciar, eligiendo aquella por la que inicia todo el proceso, es decir, la unidad comercial. Además del líder del proyecto y el personal de la unidad, se debe contar con una buena asesoría.

2.     Registrar y almacenar la información

Normalmente, todo aquello que se tiene en facturas, cuadernos de cargos, llamadas telefónicas, horas de ingreso de documentos inventarios, etc., es decir, los datos de la empresa no están registrados. Lo ideal sería registrarlos en algún medio electrónico, que puede ser desde los más sencillos, como Microsoft Excel, hasta los más especializados.

Para implementar este paso es necesario conocer, entender y tener controlados los procesos de negocio de la unidad elegida; identificar el flujo de datos y asegurarse de registrarlos adecuadamente en el sistema de información de soporte; identificar la información necesaria, ya sean métricas, indicadores, tendencias, listas de clientes y todo lo que nos haga falta para direccionar adecuadamente la estrategia, monitorear las operaciones, es decir, listar todas aquellas necesidades de información que los ejecutivos requieren. Clasificar las necesidades es esencial para poder diseñar la estrategia de implementación: hay que clarificar todas las entidades en datos, información y sistemas de información que van a tomar parte del proyecto

3.     Business y data discovery

Al tener clara la información requerida, debemos llevar a cabo un análisis exhaustivo de todo lo que demande dicha información, es decir, detallar la necesidad de negocio, proceso que se conoce como ‘business discovery’. Una vez detallado esto, debe procederse a buscar los datos en los sistemas de información que dan soporte a las transacciones de la empresa. Este paso debe ser bien documentado ya que se compilará en una ficha que será clave para el proceso.

4.     Desarrollo informático

Ahora dará inicio a la fase de desarrollo informático, donde quizá sea necesaria la ayuda de una consultora especializada. Comienza el proceso de ‘modelamiento dimensional’, un modelo de datos que represente el modelo de negocio (constituido por cálculos y criterios de análisis), cuyo diseño se desarrolla usando los datos identificados de los sistemas que dan soporte a los procesos de negocio. Según lo requerido en la ficha producto del proceso anterior, deben desarrollarse capas de visualización del modelo.

5.     Implementar el sistema de Inteligencia de Negocios

Preparar plan de pruebas de datos y funcionales que validen métricas, informes y todo lo que los ejecutivos de negocios requieran. Para ello, la metodología parte de la ficha descrita en el paso 3, en la que se especifican los detalles de la información solicitada.

Seguidamente, se debe impartir capacitación, para el máximo aprovechamiento de un almacén informativo virtual (el Datawarehouse). Impartir capacitación a los responsables de Tecnologías de la Información significa garantizar la disponibilidad del sistema y los afinamientos respectivos cuando la base de datos alcance un volumen muy alto.

Elaborado por:

Marita Huamán

CEO de Ciclus Group

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