Metodología de Implementación de un Sistema ERP

Implementar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés), es un proyecto bastante exigente para toda empresa que se embarca en él.  Por lo general, las herramientas existentes en el mercado son bastante buenas (aunque debe elegirse la idónea para la empresa, tomando en cuenta factores como el tamaño y giro del negocio, así como también factores económicos).  Pero por diversas razones, no todas las implementaciones son exitosas.  Se dan situaciones en que el sistema implementado no da los resultados esperados, y en otros casos los tiempos de implementación se extienden demasiado, elevando considerablemente los costos inicialmente estimados.

Un problema recurrente en muchas de las implementaciones de ERP es la ausencia de una metodología de trabajo.  Los proveedores de cualquier ERP toman como marco de trabajo un cronograma estándar, muchas veces preparado para realidades diferentes a la nuestra.  Dichos cronogramas son una buena base para tomar en cuenta las actividades a llevar a cabo, pero el dimensionamiento de los tiempos varía dependiendo de la realidad de cada compañía.

Aun adaptando los tiempos a la realidad de la empresa donde se realizará la implementación del sistema, el error que cometen muchos proveedores del servicio es considerar que el proyecto consiste únicamente en la implementación del ERP en sí.  Para tener un panorama completo, lo correcto es ver un proyecto de implementación como una suma de 3 proyectos paralelos:

–       La implementación y configuración del sistema en sí.

–       La definición y construcción de interfaces y desarrollos personalizados al sistema.

–       Los cambios en los procesos y procedimientos, producto de la implementación del nuevo sistema.

Los 3 proyectos mencionados, deben a su vez ser gestionados de manera permanente, desde su inicio hasta la puesta en marcha.  La gestión en sí es un proyecto más a tomarse en cuenta.

Siguiendo el enfoque de los proyectos paralelos debidamente gestionados, se puede tener una visión integral de todos los aspectos a considerar para que una implementación sea exitosa.  Este enfoque integral es el primer paso para una buena metodología de trabajo.  Lo siguiente es detallar la manera como se deberá llevar a cabo la implementación.

Se toma como premisa que la primera gran tarea a realizar es un relevamiento detallado de todos los procesos que deberán ser automatizados.  La otra premisa es que ya se ha elegido al proveedor y a la herramienta más adecuada para la empresa.

Partiendo de las premisas anteriormente mencionadas, la metodología de trabajo consiste en llevar a cabo de manera ordenada las siguientes actividades:

Definición de la estrategia de implementación.  De acuerdo a las necesidades del cliente, se deberá definir cuál es la mejor estrategia a seguir.  Dependiendo de factores como la disponibilidad de recursos (humanos y de infraestructura) y del grado de automatización de los sistemas existentes, se puede elegir entre:

–       Implementar todos los módulos del ERP.

–       Implementar por grupos de módulos.  Esta opción suele ser la más recomendable.  Dentro de esta alternativa, se puede elegir iniciar con los procesos administrativos o con los procesos core del negocio.

–       Implementar módulos a solicitud del cliente.  Esta opción, donde se pueden combinar módulos de distintos grupos, requiere una gestión más rigurosa.

La alternativa elegida debe ser aquella que genere el menor impacto posible en el negocio, y que no ponga en riesgo la operatividad de la empresa.

Formación de equipos de trabajo.  Una vez definida la estrategia (el orden de implementación de los distintos módulos), se deberá designar un Gerente de Proyecto que estará a cargo del monitoreo de las actividades.  Asimismo, para cada módulo se elegirá un usuario líder y sus respectivos usuarios operativos.  Por un tema de continuidad, lo más recomendable es elegir a los colaboradores más capaces y a su vez los más estables dentro de la empresa.  Por el lado técnico, la participación del área de Sistemas de la empresa es fundamental para el éxito de la implementación.  Cada miembro del equipo deberá tener su usuario en el sistema, así como sus respectivos roles y perfiles.

Diseño de la solución.  En sesiones de trabajo donde participan los miembros de los equipos previamente definidos y los encargados de implementar el software (el proveedor), se deberá revisar los procesos de negocio actuales.  El objetivo de estas sesiones es identificar situaciones en las que:

–       El sistema no requiere ningún cambio ni adaptación en su versión estándar.

–       El sistema requiere cambios en su versión estándar, los cuales se pueden traducir en interfaces, desarrollos funcionales o requerimientos de información adicionales.  Es decir, el sistema se adapta a los procesos.

–       El sistema no requiere cambios pero se deberán cambiar los procedimientos actuales, de tal manera que los procesos se adaptan al sistema.

Preparación de plan de trabajo.  Considerando todas las variables anteriormente mencionadas (en especial la disponibilidad de los integrantes de los equipos de trabajo), se deberá preparar un plan a la medida del cliente.  En este cronograma se deberán establecer fechas y horarios para:

–       Las sesiones de implementación.

–       Los desarrollos de interfaces y demás cambios al sistema.

–       La documentación de procesos y procedimientos.

–       Las definiciones funcionales.

–       La integración de módulos.

–       Las pruebas al sistema.

–       El pase a producción.

Sesiones de implementación.  Las sesiones de implementación están a cargo del proveedor del ERP, que es quien domina la funcionalidad de la herramienta.  En estas sesiones participan los usuarios operativos, quienes se encargarán de ingresar datos maestros, transacciones y ejecutar rutinas y reportes.  Para que estas sesiones sean completas, se deberán desarrollar casuísticas previamente preparadas por los usuarios, donde se replicará en el sistema todas aquellas situaciones especiales que se presentan en el cliente.  Al final de cada sesión se deberá preparar un acta con tareas, fechas y responsables, que deberán ser monitoreados permanentemente.

Definiciones funcionales.  Cuando se requiera llegar a acuerdos que involucren tomar decisiones como códigos, descripciones, uso de datos maestros, forma de presentar y analizar la información  y demás funcionalidades del sistema, se llevarán a cabo sesiones con los usuarios líderes de cada módulo, los encargados de la toma de decisiones en la empresa, el área de sistemas y los encargados de la configuración del software.

Integración de módulos.  Al finalizar la implementación de todos los módulos que forman parte del alcance del proyecto, se deberán hacer pruebas de integración para garantizar que los datos fluyen de manera correcta a través de todos los procesos del negocio.

Pruebas con sistemas paralelos.  Para asegurarse que los datos que arroja el nuevo sistema son los correctos, es recomendable manejar temporalmente un paralelo con los sistemas actuales que se utilizan en la empresa.

Pase a producción.  El pase a producción o la puesta en marcha, se deberá planificar adecuadamente.  Un análisis de la calidad de datos es el paso previo y fundamental.  Se deberá determinar el ambiente de producción, así como también los roles y perfiles definitivos y la carga de saldos iniciales.

Soporte a usuarios.  Durante un tiempo determinado (se recomienda como mínimo un mes), se deberá monitorear a los distintos usuarios y su trabajo con el nuevo sistema.  Se recomienda llevar un registro de todas las incidencias, para poder darles pronta solución.

Documentación de procesos y procedimientos.  Con el sistema ERP ya implementado, se deberán documentar los procesos TO BE (procesos adaptados al sistema si fuera el caso), así como también los nuevos procedimientos a seguir por los usuarios operativos.

Gestión del Proyecto.  Para tener un mejor control de los avances del proyecto, se recomienda llevar a cabo reuniones de estatus semanales, donde participen el Gerente del Proyecto, el área de Sistemas, los usuarios líderes de cada módulo y los proveedores del ERP.  Se debe hacer seguimiento a todas las tareas, fechas y responsables asignados.

En conclusión, se puede afirmar que para el éxito de un proyecto de implementación de un ERP, no basta con elegir al mejor proveedor y a la mejor herramienta.  Tampoco es suficiente enfocarse solamente en la configuración del sistema.  Para implementar un ERP de manera correcta se deberá tener una metodología de trabajo que consiste en una serie de etapas ordenadas y rigurosas, comprendidas en un esquema que integra los distintos frentes de un proyecto de esta naturaleza: la implementación, los desarrollos, los procesos y la gestión.

Elaborado por:
Héctor Meneses
Consultor de Procesos de Ciclus Group

Implementación de un ERP: ¿Quién se adapta a quién?

Resulta inevitable encontrar dos posiciones contrarias en el momento de evaluar la adquisición de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés): ¿Es el sistema el que se debe amoldar a las necesidades de la organización o es la organización la que debe modificar sus procesos y que éstos se acomoden al ERP?

Debido a la particularidad de cada empresa, sería necesario realizar un análisis caso por caso, de lo que se concluye que no existe una única respuesta ante esta interrogante.

Lo que sí es necesario identificar son las principales características que conllevan a escoger una de estas opciones.

A continuación se detallan éstas características:

Sin eliminar las malas prácticas. Cada organización considera que sus procesos como vienen funcionando son los más adecuados, ya que fueron concebidos de acuerdo a sus necesidades, y sustentan su progreso gracias a ello. Lo que las empresas no contemplan es que siempre existirán posibles mejoras a las actividades cotidianas. Si se determina adecuar el ERP a los procesos sin haberlos analizado, es decir, tal y como vienen funcionando, desaprovechándose con esto las bondades del ERP, debido a que se estarían automatizando los mismos procesos posiblemente defectuosos.

Los modelos establecidos por el ERP. El sistema ERP cuenta con procesos de negocio que han sido definidos y mejorados luego de un amplio estudio de casos de éxito. Pero, a pesar de ello, siempre será necesario contrastarlos con los procesos propios de la empresa solicitante. Cabe resaltar que la adaptación a estos procesos modelo es ineludible, pues se estaría suprimiendo un valor esencial que aporta el ERP.

Comodidad. Una de las principales razones por la cual las organizaciones se resisten a utilizar un ERP, se justifica con el sistema actual, creado a la medida, el cual realiza funciones que el ERP no tiene en cuenta. Una de las quejas más sonadas por parte de los usuarios es que el ERP no es efectivo ni práctico, como por ejemplo que deben dar muchos clics, que solicita información innecesaria (los usuarios lo consideran así, pues el sistema actual no lo requiere y así marchan bien los procesos desde su punto de vista), que el sistema en uso, desarrollado a la medida, genera reportes en formatos más prácticos y amigables que los que genera el ERP. Al examinar estas molestias de parte de los usuarios, se concluye que estos cambios no generan un impacto relevante en sus labores diarias.

El costo de cambiar de sistema. De todas maneras será necesario realizar transformaciones al ERP implementado, siendo algunas modificaciones más sencillas de realizar que otras. Finalmente, será  evidente que el realizar algunas tareas manuales adicionales será manejable frente al rendimiento del ERP.

La práctica devela que, luego de un inicial rechazo al cambio de procedimientos manuales que conlleva la implementación, se testifica los grandes beneficios de trabajar con el ERP, entre ellos se pueden mencionar: integración de todas las áreas de la empresa, buenas prácticas empresariales, estandarización de procesos, seguridad de la información, consultas en tiempo real, etc. habiendo superado el cambio del sistema.

Entonces, las empresas pueden optar por desarrollar sus propios sistemas o comprar desarrollos de modelos exitosos como el sistema ERP, siendo conscientes que para el éxito de esta implementación no solo basta con la compra del software, sino que supone cambios en la manera de trabajar y el seguimiento de las mismas. Por lo tanto, la implementación de un ERP resulta necesaria ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos propios de las nuevas aplicaciones.

Se concluye que es mucho más sencillo adaptarse a un modelo exitoso, que crear un sistema particular para la empresa.

Elaborado por:

Dora Yuiján.

Asistente de Procesos de Ciclus Group

La Gestión de Proyectos como Base de una mejor Implementación de Sistemas ERP

Cuando las empresas deciden implementar un sistema ERP para que brinde soporte a sus transacciones, es muy común que todos los esfuerzos se concentren en la implementación de la herramienta en sí. La inversión económica para adquirir el sistema suele ser muy elevada, y también se debe tomar en cuenta la movilización de recursos internos. Los usuarios de negocio, así como también los que brindan soporte de TI, deben dedicar un alto porcentaje de sus tiempos para poder cumplir con las metas del proyecto, sin descuidar sus tareas cotidianas dentro de la empresa. Por los motivos mencionados anteriormente, y además por el hecho de que el sistema ERP es visto como un producto tangible para los usuarios, es que los ejecutivos responsables de las empresas que adquieren el software, en ocasiones, no le dan la debida importancia a la orientación a los procesos de negocio que debe tener el sistema.

Los sistemas ERP que existen actualmente en el mercado, son en su gran mayoría muy buenos productos.  Es importante mencionar que no basta con adquirir la mejor herramienta posible. La clave para el éxito de una implementación radica básicamente en dos aspectos: elegir el sistema más adecuado para la empresa y gestionar de manera correcta el proyecto de implementación del ERP. La elección del sistema más adecuado debe, a su vez, tomar en cuenta dos aspectos: la funcionalidad del sistema (es decir, que los procesos de negocio estén soportados por el software), y la metodología de trabajo del proveedor del ERP. Es de vital importancia que la empresa a cargo de implementar el sistema, cuente con formas de trabajo ordenadas, metódicas, y apoyadas en un cronograma donde se detallen todas las tareas, fechas y responsables.

Tal vez la parte más importante para asegurar el éxito en la implementación de un ERP, sea la gestión del proyecto y los sub proyectos involucrados.  Por lo general, las empresas le dan mucha importancia a la implementación de la herramienta, y descuidan los otros temas críticos, que son la construcción de interfaces (que deberán definirse, planificarse y ejecutarse entre el nuevo sistema ERP y los sistemas ya existentes), y sobre todo el tema referente a los procesos de negocio.  Es comprensible y lógico que las empresas que adquieren el ERP, así como también las empresas proveedoras del software, quienes son las encargadas de la implementación, centren sus esfuerzos en implementar la herramienta en el menor tiempo posible, pero muchas veces esta práctica trae una serie de problemas por el descuido de los temas críticos mencionados (interfaces y procesos).  

El tema de las interfaces debe trabajarse como un sub proyecto que va en paralelo con la implementación del ERP. La definición y planificación debe trabajarse de manera conjunta entre los ejecutivos del área de sistemas (TI) de la empresa (que son los dueños de los datos) y los especialistas de la empresa proveedora del software (que son quienes definen la forma en que los datos deberán prepararse para que puedan alimentar el nuevo sistema).  La ejecución de la interface en sí es responsabilidad del área de TI de la empresa.

El tema de los procesos del negocio, que es el otro sub proyecto que también va en paralelo con la implementación del ERP, es en ocasiones dejado de lado por las empresas. Con el objetivo de cerrar la implementación del software en el menor tiempo posible, los ejecutivos de las empresas optan por no llevar a cabo un previo entendimiento de los procesos del negocio, y confían en que lo mejor para sus empresas es apoyarse exclusivamente en las buenas prácticas del ERP que están adquiriendo.  El problema de alinear la empresa a nuevas formas de trabajo sin tomar en cuenta las propias prácticas, es que se genera un gran impacto en los usuarios de la herramienta tecnológica.  Esta situación genera que en la etapa posterior a la puesta en marcha del sistema, los usuarios tengan que trabajar horas extras para adaptarse a las nuevas prácticas, que no necesariamente son las mejores para el negocio.  Lo ideal es encontrar el balance adecuado, entre los procesos de negocio reales de la empresa, y los procesos propuestos por el sistema.  El objetivo es que los procesos se lleven a cabo en el menor tiempo, con mayor eficiencia y con resultados confiables, de tal manera que no sean necesarios trabajos de validación de datos, y que la carga operativa se reduzca para que los usuarios puedan dedicar más tiempo al análisis y la toma de decisiones.

Todos los proyectos mencionados anteriormente (la implementación del ERP, las interfaces, y los procesos), deben ser adecuadamente gestionados para que el resultado final sea exitoso. Son sub proyectos que se llevarán a cabo en simultáneo y con recursos compartidos. Una adecuada gestión debe consistir en un permanente monitoreo y seguimiento a las tareas del proyecto, de tal manera que los tiempos se cumplan de acuerdo al cronograma original. Por todo lo mencionado anteriormente, el rol de Gerente del Proyecto (compuesto finalmente por tres sub proyectos), juega un papel fundamental. Lo ideal es que este ejecutivo conozca de manera detallada todos los procesos del negocio, y que tenga un entendimiento general del funcionamiento de los sistemas de la empresa, incluido el ERP.

En conclusión, una correcta gestión de proyectos es la mejor manera de garantizar buenos resultados en la implementación de un sistema ERP. La gestión debe tomar en cuenta que en todo proyecto de esta naturaleza, también se llevan a cabo sub proyectos paralelos como son los referidos a las interfaces y los procesos del negocio (además de la implementación de la herramienta en sí). Por toda la complejidad que esto representa, es que la base del éxito de un proyecto de implementación de un ERP radica en la gestión de todos los proyectos involucrados.

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos

Los Procesos de Negocio y los Sistemas ERP como Herramienta de Soporte

Todas las empresas, desde las más pequeñas hasta las más grandes, sean empresas de manufactura o de servicios, requieren que sus procesos de negocio sean soportados por sistemas de información. A medida que las empresas crecen, aumenta el volumen de sus transacciones y por consiguiente se hace necesario que los procesos de negocio cuenten con un adecuado soporte informático.  Además, cuando los procesos se hacen más complejos, es crucial que los sistemas de información estén integrados entre sí.  Es por esta razón que muchas empresas han optado por implementar sistemas ERPs (Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés) para darle soporte a sus procesos de negocio.

Implementar un sistema ERP representa una fuerte inversión de dinero por parte de los accionistas de una empresa, y se espera que todo el esfuerzo dedicado se vea recompensado con mejoras importantes en la operatividad y en la rentabilidad del negocio.  Con un sistema integrado se tienen muchas ventajas, como por ejemplo: registro único de información (se eliminan duplicidades), reducción en la carga operativa, mejor calidad de datos, información veraz y oportuna que sirve de apoyo para el análisis y la toma de decisiones (mediante reportes estándar que proporciona el sistema), entre otras bondades.  Adicionalmente, es importante mencionar que los ERP traen consigo las mejores prácticas empresariales, que sirven de guía para un eventual rediseño de procesos.

Pero un ERP por sí solo no soluciona los problemas de una empresa de manera automática.  Una vez que se ha tomado la decisión de implementar un ERP, lo siguiente es definir dos aspectos fundamentales: cuál será el proveedor que se hará cargo de la implementación, y qué sistema ERP adquirir.  En ambos casos, el conocimiento de los procesos de negocio es de vital importancia para llevar a cabo un proyecto exitoso.

La elección del proveedor que se hará cargo de la implementación es una tarea muy importante.  Por lo general, los ERP que existen en el mercado son buenos productos, y hay muchos casos de éxito con las diferentes marcas para demostrarlo. La diferencia entre una implementación exitosa y una que no lo es, está en la calidad del servicio brindado por el proveedor del sistema.  En este aspecto es muy importante el compromiso de la empresa proveedora con la empresa cliente, así como la conformación de un buen equipo de trabajo. La empresa que se hará cargo de implementar el ERP, no solamente debe considerar crítica la parametrización del sistema, sino que es tan o más importante el entendimiento del negocio, es decir, conocer entre otras cosas, la cadena de valor de la empresa, los productos y/o servicios que comercializa, cuáles son sus principales mercados y clientes, y en especial, tener plenamente identificados todos y cada uno de los procesos a los cuales se les brindará soporte. Por este motivo, es un pre-requisito fundamental para implementar un ERP, tener los procesos de negocio debidamente documentados. También es fundamental tener identificado el flujo de los datos en dichos procesos. En caso que no se cuente con información acerca de los procesos o de los datos, se deberá hacer un trabajo previo de relevamiento antes de iniciar cualquier configuración del sistema.

Elegir el producto adecuado para las necesidades de la empresa no es una tarea fácil. Como se menciona anteriormente, la mayoría de productos en el mercado son buenos. Lo importante en este caso es elegir el ERP más adecuado a las necesidades de la empresa. Cuando se habla de las necesidades de la empresa se hace referencia a tener bien claro cuáles son los procesos de negocio que deberán ser soportados por el sistema. Los ERP, por lo general, tienen desarrollados  módulos estándar para prácticamente todos los procesos de negocio típicos. En la elección del producto adecuado, es importante evaluar la funcionalidad del sistema, contrastándola con los procesos de negocio previamente identificados. También es importante que la  empresa proveedora del software y la empresa cliente definan el alcance del sistema, es decir, qué módulos se implementarán y en cuántas etapas. En otras palabras, definir qué procesos de negocio serán soportados por el sistema, y sobretodo definir un orden de prioridad para establecer qué procesos se automatizarán primero y cuáles en etapas posteriores.

En conclusión, es fundamental el entendimiento y la documentación de los procesos del negocio como requisito para una exitosa implementación de un sistema ERP. Esto quiere decir, tener los procesos identificados y documentados. Una documentación de procesos óptima debe consistir en un mapa de procesos donde se puedan reconocer cada una de sus tareas, responsables (incluido el dueño del proceso), entradas, salidas, y también es muy importante identificar el flujo de los datos. Esta información de los procesos de negocio debe ser un requisito previo a toda implementación de un ERP.

 

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

Las empresas y su relación con las Tecnologías de Información

Mucho se habla de las grandes ventajas que las tecnologías de información brindan a las organizaciones que las implementan y utilizan. Muchos se preguntan qué tan cierto es esto realmente. ¿En realidad las TI brindan la tan formidable ventaja competitiva de la que se habla?

Las TI más que una fuente de ventaja competitiva, son hoy en día una necesidad de negocios. No se concibe hoy en día ninguna compañía que no use TI de una u otra manera, desde la forma más simple como tener una lista de clientes en una hoja de cálculo hasta implementaciones organizacionales de sistemas ERP.

Esta afirmación se basa en que cualquier empresa puede acceder a tener un sistema informático que le ayude a gestionar sus procesos de negocios. Hay un gran abanico de opciones en el mercado de software empaquetado para la gestión de negocios: sistemas contables, de planillas, ventas, etc. Todos ellos con diferencias en funcionalidades, facilidad de uso y calidad, dependiendo del tipo y tamaño de empresa a las que está dirigido cada software. Pero en cada segmento de mercado, dicha brecha de diferencias funcionales es casi nula. Casi todos permiten hacer casi lo mismo; de la misma manera la competencia en precio es muy parecida.

Por esto, tener el mejor sistema CRM, el mejor ERP, etc. no asegura que dichas tecnologías se reflejen en el mejoramiento de los procesos de nuestra empresa.

La ventaja competitiva que las TI brindan a las organizaciones no se basa en tener un software de última generación, sino en cómo se hace uso de dichos sistemas. Muchas empresas implementan sistemas integrados complejos, ERPs, pero luego de ello, sólo hacen uso de una pequeña porción de su funcionalidad, o peor aún: muchas veces el nuevo sistema no es usado por falta de capacitación o por la resistencia al cambio que este genera.

Estas dificultades muchas veces conllevan a que la alta dirección vea a las iniciativas de nuevos sistema informáticos como “gastos innecesarios” o “pérdidas de dinero”.

Por ello, la organización debe buscar una ventaja competitiva no en términos de adquirir un software de gestión, sino alineando las tecnologías de la información a las estrategias de negocios de la empresa. El uso de las TI debe nacer luego de un profundo análisis de la empresa y su entorno. Es después de esto, que se establece que tecnologías son necesarias para cumplir con dichas estrategias. Es entonces, que un análisis integrado “Estrategias-TI” lo que realmente determina una ventaja competitiva en las organizaciones.

Finalmente, las tecnologías de la información pueden pasar de ser un elemento “necesario” para hacer negocios hoy en día a ser un potente elemento generador de ventajas competitivas, siempre que se haga uso de ellas de tal manera que se vaya de la mano con las estrategias de negocios de la organización.

Elaborado por:

Victor Ruiz

Analista Business Intelligence de Ciclus Group

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