El arte de delegar

Dentro del campo gerencial, cuando el directivo traspasa poder y autoridad, la cual va acompañada intrínsecamente de responsabilidad, crea al mismo tiempo un compromiso con la otra parte debido a la confianza entregada.

Si se realiza una delegación de manera efectiva, las decisiones se tomarán en el nivel indicado y los empleados de nivel bajo se sentirán motivados y tendrán la oportunidad de desarrollar habilidades para tomar decisiones. A pesar de ello, muchos directivos se aferran rigurosamente a su poder de toma de decisiones y a sus responsabilidades por las tareas, ya sea porque se sienten más cómodos cuando toman decisiones que les resultan familiares; porque temen perder su estatus personal al delegar las tareas; porque consideran que pueden hacer un mejor trabajo por sí mismos; o simplemente porque sienten aversión hacia el riesgo, (los directivos no quieren arriesgarse a delegar autoridad porque la responsabilidad del desempeño descansa en ellos).

Los siguientes elementos pueden ayudar a todo directivo a delegar la autoridad de una manera más efectiva:

  1. Definir las tareas a delegar.
  2. Otorgar un tiempo prudencial para la transferencia.
  3. Determinar los objetivos.
  4. Delimitar el campo de acción en el que se desenvolverá el colaborador.
  5. Nombrar a la(s) persona(s) que asumirá(n) la tarea.

Como se sabe, no todos los empleados tienen la misma capacidad o grado de motivación, por ello se debe identificar a aquellos que en el pasado hayan tomado decisiones de manera independiente mostrando un deseo por tener más responsabilidades.

Cabe recalcar, que delegación de autoridad no significa “asignar” responsabilidades y tareas y “olvidarse” de ellas, lo que se delega son tareas y funciones, más no el control, pues es función del directivo supervisar si se están consiguiendo los resultados esperados.

Siempre debe de delimitarse la delegación, estableciendo una medida; de esta manera
se evitará asignar más de lo razonable, ya que tampoco supone una cantidad excesiva de tareas para quienes no están preparados o para cargos cuyas funciones tengan restricciones, pues cuando la persona que delega queda con poca carga de trabajo está asumiendo riesgos más allá de lo prudente. No se debe confundir la delegación con encomendar a otro su trabajo.

Para obtener resultados positivos, no deben quedar los “sobreentendidos”, ya que en cualquier omisión dentro de la comunicación, se pueden generar errores no previstos. Se debe informar al colaborador cuáles son las consecuencias de no cumplir con la tarea delegada y, principalmente, brindarle los recursos y la información necesaria para facilitar que el empleado sea solidariamente responsable.

Es de vital importancia que el Gerente exponga lo que se debe hacer y qué resultados se esperan, mas no decirle exactamente el cómo, pues eso depende de la capacidad de cada colaborador y de ahí su desarrollo profesional. El directivo logrará que los objetivos sean alcanzados a través de otras personas, mediante el trabajo en equipo.

Para finalizar, resulta indispensable seleccionar a la gente adecuada para llevar a cabo la asignación, y en caso hiciera falta el potencial humano, he ahí la tarea de formarlos, pues más vale delegar tarde que no delegar nunca.

Dora Yuiján

Asistente de Procesos de Ciclus Group

Importancia del Diseño de Puestos de Trabajo

El diseño de puestos tiene una gran importancia sobre la satisfacción del colaborador, su motivación y productividad, es por ello que las técnicas han ido evolucionando a lo largo de los años. Las primeras investigaciones datan de inicios del siglo XX con el modelo clásico, más adelante se desarrolló el modelo humanista y el enfoque más moderno y amplio es el situacional.

El enfoque clásico sustentaba que sólo mediante métodos científicos se podían diseñar los puestos y entrenar a la personas para obtener la máxima eficiencia posible; quiénes se preocupaban en determinar la mejor manera de realizar las tareas de un puesto y la utilización de incentivos monetarios para asegurar que los métodos de trabajo fueran realizados. Este modelo buscaba una separación entre el pensamiento y la operación, los puestos se proyectaban para hacer y no para pensar para ello se buscó que las tareas sean repetitivas, fáciles y de rápido aprendizaje.

Luego de unos años surgió el modelo humanista que ponía énfasis en las personas y el concepto de la persona paso de homo economicus (ser humano incentivado exclusivamente por las recompensas económica) a homo social (ser humano motivado por los incentivos sociales). Pero este modelo no consiguió desarrollar un contenido de puestos que sustituyera al modelo tradicional, sólo atendió lo externo y superficial.

El modelo situacional es un enfoque más moderno, donde convergen tres variables: la estructura de la organización, la labor y la persona que la desempeña; este modelo no sólo parte de los supuestos de la naturaleza de las personas, sino también de un conjunto de presunciones implícitas sobre el ambiente en que operan los puestos. Debido a que en el mundo de los negocios todo cambia, los puestos no deben ser estáticos y a diferencia de las teorías pasadas, el modelo situacional busca lograr el mejoramiento continuo en el empleo de sus talentos y aprovechar las habilidades de autodirección y de autocontrol de las personas y los objetivos planeados para hacer del puesto un verdadero factor motivacional. Dentro de esta teoría se investigaron y encontraron cinco dimensiones esenciales en un puesto que crean las condiciones para que el ocupante encuentre satisfacción intrínseca como resultado de su labor, las cuales son: Variedad, autonomía, significado de la labor, identificación de la tarea y retroalimentación.

Muchas personas consideran sus puesto como pequeño, por este motivo es necesario redimensionarlos, esta ampliación del puesto requiere  reorganización y extensión de las actividades para que las personas conozcan el significado de lo que hacen y sepan la contribución de su trabajo personal a las operaciones de toda la organización. Para lograrlo se deben aumentar de forma deliberada y paulatina los objetivos, responsabilidades y desafíos del puesto; el enriquecimiento del puesto puede ser horizontal (desempeña mayor variedad de tareas o responsabilidades en el mismo nivel) o vertical (participa en la planeación, organización y supervisión, además de su labor). Herzberg, uno de los hombres más influyentes en la gestión administrativa de empresas, proclamó al enriquecimiento del puesto como la principal forma de obtener motivación intrínseca. A pesar de sus aspectos positivos y motivacionales, el enriquecimiento del puesto a veces logra consecuencias negativas como que el personal se siente explotado o presenta ansiedad o angustia; esta situación se presenta principalmente en organizaciones conservadoras, ya que no se espera cambio alguno y más bien están acostumbrados a trabajar en su statu quo. Es adecuado que el enriquecimiento del puesto se dé de forma paulatina y no se abrume al trabajador ni se genere insatisfacción.

En un mundo en el que todo cambia, los puestos no pueden ser estáticos, deben estar en constante cambio y evolución con el fin de brindarles mayores retos y desafíos a los empleados. Un aspecto fundamental es la formación de equipos de trabajo, los que proporcionan mayor satisfacción para el personal y brindan mejores soluciones del trabajo que si se dieran de forma separada, donde es esencial la habilidad multifuncional que cada miembro debe poseer para desempeñar diferentes tareas.

En conclusión, se puede apreciar que los métodos de diseño de puestos empezaron  enfocándose en la tecnología y en minimizar el aporte mental de las personas donde todos hicieran tareas fáciles y repetitivas, pero se ha ido evolucionando y pensando más en las personas y considerándolas como pilar de toda organización, buscando generar la mayor satisfacción en la realización de sus labores, brindándoles mayor empoderamiento y responsabilidades, porque se ha comprobado que los empleados motivados logran mejores resultados y están alineados con los objetivos de la empresa, buscando lograr las metas que beneficien a ambas partes.

Elaborado por:

Valeria Cebrián

Administradora de Ciclus Group

A %d blogueros les gusta esto: