Pasos para el diagnóstico de la estructura organizacional y la importancia de una encuesta interna

Cuando hablamos de la estructura organizacional de una empresa (EOE), nos referimos a la manera como está determinada su estructura organizativa, mediante la división del trabajo, su integración  y la coordinación necesaria para el logro de sus objetivos.

En este sentido, la EOE no es solamente el organigrama, sino una serie de variables que buscan coordinar e integrar las actividades de los diferentes actores, que resultan de la división del trabajo.

El concepto de EOE es tan diverso y complejo que muchos autores han escrito al respecto; cada uno ha puesto énfasis en aspectos específicos señalándolos como lo más importante. Se ha escrito que la EOE se diseña sobre la base de la estrategia de la empresa (Williams, et al. 2007),  sobre la relación directa entre el tamaño de la empresa y la necesidad de una mayor complejidad de su estructura (Grynser y Yasai-Ardekani (1986), sobre los procesos de información como una fuerza importante y determinante en la estructura de las organizaciones (Daft y Lengel (1986), o sobre la capacidad del diseño de la EOE para hacer y adaptarse  a los cambios, principalmente a la oferta y demanda de nuevos productos y servicios (Tushman et al. 1996). Hablando de estos autores, no se puede dejar de mencionar a algunos gurús de la administración que han planteado hipótesis al respecto, como Mintsberg (1991), Engdahl (2005), Miles et al. (1978), Dess y Origer (1987), Miller (1993), Kansajai y Dranzin (1987), entre muchos otros que buscan explicar las opciones de configuración de las estructuras organizacionales.

En conclusión, en cuanto al análisis de la EOE, se han construido diferentes filosofías con un desarrollo teorico bien fundamentado, con atributos que pueden no ser comunes en todos los casos. La explicación es que la casuística es diferente entre una organización y otra, de realidad en realidad y de un entorno a otro.  Sin embargo, podemos concluir que el diseño de la EOE corresponde directamente a los procesos operativos, para hacerlos realizables dentro de los estándares de calidad establecidos,  los mismos que están alineados a la estrategia de la organización con la finalidad de cumplir con los objetivos.

En este contexto, cuando se habla del diagnóstico de la estructura organizacional, se debe comenzar por “adecuarse” a la empresa objeto de estudio, ser conscientes de sus propias peculiaridades. Por este motivo, en primer lugar es esencial el diagnóstico gerencial y de los procesos operacionales de la organización. En segundo lugar, cuando se conozcan los procesos (procesos mapeados), el diagnóstico de la EOE se debe enfocar en la manera cómo se ha dividido el trabajo entre los diferentes actores y cómo son las relaciones entre ellos para lograr una coordinación y alineamiento a las estrategias. Este diagnóstico debe incluir la evaluación de la función de liderazgo para la gestión de las actividades y para el control que aseguren la calidad de los procesos diseñados.

Finalmente, debido a que la cultura y el clima organizacional juegan un papel determinante en el funcionamiento de la EOE, es importante incluir en el diagnóstico, una encuesta interna de cómo percibe cada uno de los actores la manera como se organiza la estructura interna.

El resultado de esta encuesta es fundamental ya que no solo es importante contar con el talento humano óptimo, sino con el clima organizacional adecuado, que correspondan ambos  a la estrategia de la empresa. Si un colaborador no se ubica dentro de su propio equipo funcional por desconocimiento, por falta de capacitación, por falta de liderazgo, o por cualquier otro motivo; o si no reconoce el nivel de coordinación establecido  en cuanto al control, supervisión, delegación, rendición de cuentas, entre otros, no solo se entorpecerá la canalización de la información, sino que adicionalmente el colaborador no se sentirá seguro de sus funciones y actividades, el clima organizacional no será favorable, no habrá compromiso ni motivación, habrá desacuerdos, rencillas, pugnas de poder, no habrá colaboración, etc. Es decir, habrá restricciones en el flujo óptimo de los procesos, desfavoreciendo  la consecución de los objetivos.

Elaborado por:

Fernando Linares

Consultor de Negocios de Ciclus Group

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