Usando Fuentes Excel y Herramientas de Business Intelligence

Las suites de herramientas de Business Intelligence existentes en el mercado de tecnologías de información y que son usadas para desarrollar e implementar soluciones diversas que den soporte a la toma de decisiones, ya sea en plataformas Microsoft, Oracle u otras; usan una serie de fuentes o sources de información de las cuales extraen, transforman y cargan datos en repositorios dimensionales; estas características pertenecen, específicamente, a los paquetes de integración propios de estas plataformas que contienen la lógica del negocio, que tienen como resultado la carga de información filtrada, limpia y lista para ser consumida por los cubos multidimensionales a partir del Datamart (base de datos de análisis).

Estos paquetes de integración, también llamados paquetes ETL´s (Extraer, Transformar y Cargar),  permiten hacer uso de una serie de fuentes de las cuales se extraen los datos necesarios para realizar las cargas y el análisis aplicando las reglas de negocio inmersas en la misma lógica del paquete. Lo convencional en esta parte del desarrollo que es considerado el más crítico, es usar fuentes, ya sean de bases de datos transaccionales o relacionales (SQL, Oracle, Informix, etc.) Pero también en ocasiones es necesario hacer uso de fuentes que Microsoft que ofrece mediante su suite de herramientas de ofimática, es decir Microsoft Excel y su poderosa hoja de cálculo.

Las fuentes Excel son muy usadas en todas las organizaciones, desde las más pequeñas hasta las más grandes; con estas fuentes se arman informes, reportes, e incluso indicadores. Cabe mencionar que para aplicar Business Intelligence se puede usar inclusive Excel como fuente de datos, por ello, entre muchos otros motivos es considerada una herramienta muy eficaz. Sin embargo, cuando son utilizados en paquetes ETL´s, por diversos motivos, se tiene que tener una serie de consideraciones. Antes de mencionarlas un ejemplo que establece un panorama claro de lo que se está explicando. Por ejemplo, un usuario que requiere ver la cantidad de órdenes entregadas a tiempo y a la vez requiere ver si esta cantidad está por debajo o por encima de la meta establecida para el año, al momento de relevar información sucede el caso de que estas metas no están almacenadas en ninguna tabla de su base de datos transaccional, sino en archivos en Excel. Entonces la pregunta es: ¿Qué hacer? Ante esta casuística se recurre a lo mencionado anteriormente, ya que las herramientas de BI proveen de la capacidad de explotar esos archivos, por esa razón se debe acondicionar el Excel usado por el cliente para poder tomarlo como punto de partida en las cargas de metas para su indicador de cantidad de órdenes entregadas a tiempo.

Este acondicionamiento consiste en tener las siguientes consideraciones principales:

  • Usar un formato definido y validado por el usuario final con el fin de tener claro cuál es la estructura del archivo.
  • Definir y explicar al usuario cuál es el uso adecuado de estas fuentes por si se tiene que realizar algún tipo de actualización.
  • Mantener todas estas fuentes en un solo repositorio o file el cual sea accesible al usuario y a los analistas que realicen el soporte a la solución.
  • Definir el tipo de dato que será almacenado en cada columna del formato con el fin de evitar truncamientos en los procesos de carga de las ETL´s.
  • Seguir un adecuado control de cambios de estos archivos a través del uso de buenas prácticas.

En conclusión, teniendo presente estas consideraciones en el desarrollo de soluciones BI, y haciendo uso de archivos fuentes en Excel, se puede obtener un margen de error nulo al momento de seguir implementando nuevos módulos que requieran de la utilización de los mismos.

Elaborado por:

José Casachahua

Analista de Business Intelligence

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