Implementación de un ERP: ¿Quién se adapta a quién?

Resulta inevitable encontrar dos posiciones contrarias en el momento de evaluar la adquisición de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés): ¿Es el sistema el que se debe amoldar a las necesidades de la organización o es la organización la que debe modificar sus procesos y que éstos se acomoden al ERP?

Debido a la particularidad de cada empresa, sería necesario realizar un análisis caso por caso, de lo que se concluye que no existe una única respuesta ante esta interrogante.

Lo que sí es necesario identificar son las principales características que conllevan a escoger una de estas opciones.

A continuación se detallan éstas características:

Sin eliminar las malas prácticas. Cada organización considera que sus procesos como vienen funcionando son los más adecuados, ya que fueron concebidos de acuerdo a sus necesidades, y sustentan su progreso gracias a ello. Lo que las empresas no contemplan es que siempre existirán posibles mejoras a las actividades cotidianas. Si se determina adecuar el ERP a los procesos sin haberlos analizado, es decir, tal y como vienen funcionando, desaprovechándose con esto las bondades del ERP, debido a que se estarían automatizando los mismos procesos posiblemente defectuosos.

Los modelos establecidos por el ERP. El sistema ERP cuenta con procesos de negocio que han sido definidos y mejorados luego de un amplio estudio de casos de éxito. Pero, a pesar de ello, siempre será necesario contrastarlos con los procesos propios de la empresa solicitante. Cabe resaltar que la adaptación a estos procesos modelo es ineludible, pues se estaría suprimiendo un valor esencial que aporta el ERP.

Comodidad. Una de las principales razones por la cual las organizaciones se resisten a utilizar un ERP, se justifica con el sistema actual, creado a la medida, el cual realiza funciones que el ERP no tiene en cuenta. Una de las quejas más sonadas por parte de los usuarios es que el ERP no es efectivo ni práctico, como por ejemplo que deben dar muchos clics, que solicita información innecesaria (los usuarios lo consideran así, pues el sistema actual no lo requiere y así marchan bien los procesos desde su punto de vista), que el sistema en uso, desarrollado a la medida, genera reportes en formatos más prácticos y amigables que los que genera el ERP. Al examinar estas molestias de parte de los usuarios, se concluye que estos cambios no generan un impacto relevante en sus labores diarias.

El costo de cambiar de sistema. De todas maneras será necesario realizar transformaciones al ERP implementado, siendo algunas modificaciones más sencillas de realizar que otras. Finalmente, será  evidente que el realizar algunas tareas manuales adicionales será manejable frente al rendimiento del ERP.

La práctica devela que, luego de un inicial rechazo al cambio de procedimientos manuales que conlleva la implementación, se testifica los grandes beneficios de trabajar con el ERP, entre ellos se pueden mencionar: integración de todas las áreas de la empresa, buenas prácticas empresariales, estandarización de procesos, seguridad de la información, consultas en tiempo real, etc. habiendo superado el cambio del sistema.

Entonces, las empresas pueden optar por desarrollar sus propios sistemas o comprar desarrollos de modelos exitosos como el sistema ERP, siendo conscientes que para el éxito de esta implementación no solo basta con la compra del software, sino que supone cambios en la manera de trabajar y el seguimiento de las mismas. Por lo tanto, la implementación de un ERP resulta necesaria ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos propios de las nuevas aplicaciones.

Se concluye que es mucho más sencillo adaptarse a un modelo exitoso, que crear un sistema particular para la empresa.

Elaborado por:

Dora Yuiján.

Asistente de Procesos de Ciclus Group

A %d blogueros les gusta esto: