Información a Tiempo aplicando Business Intelligence

En toda organización se manejan diariamente muchas transacciones de datos e información que pertenecen a distintas áreas del negocio y que, en muchos casos, se unen para formar nueva información que es de vital importancia para la ejecución de determinadas tareas, como por ejemplo: generar  un reporte de todas las ventas realizadas en el tercer trimestre del año anterior con el detalle de cada producto y contrastarlo con el primer trimestre del año siguiente, comparar montos totales y a partir de ello realizar pronósticos que, en su mayoría, son vistos a través de indicadores claves o KPI´s. Todo lo mencionado anteriormente es parte de todas las bondades que ofrecen las herramientas de Business Intelligence; éstas permiten generar una serie de reportes analíticos o a demanda, siendo en muchos casos sencillos de construir para el usuario final, y así involucrarlos más en la generación de su propia información con la cual pueda tomar decisiones inmediatas.

Cabe mencionar que esta información es requerida en el menor tiempo posible una vez que es solicitada. Póngase en un supuesto donde ha implementado una base de datos multidimensional o cubo de información para el área de Recursos Humanos y este cubo está conectado a un archivo en Excel que provee información a través de las distintas perspectivas del usuario y en ese momento se solicita tener un reporte donde se puedan comparar los indicadores mensuales de Ventas del año 2011 y 2012 con el fin de contrastarlos. Además, este reporte debe tener detalle de productos, categorías, subcategorías como también puntos de ventas por distrito. Como se puede apreciar, esto parece algo complicado, pero realmente es sencillo de generar siempre y cuando se tenga un cubo de información que soporte todo lo requerido por el usuario. Para ello, se parte desde muy atrás, es decir, desde la misma concepción del Datamart. Si todo ello está desarrollado tomando en cuenta las necesidades del cliente, el resultado será el mejor, puesto que no sólo se tendrá la capacidad de construir y mostrar reportes finales elaborados o sencillos, sino que se van a poder entregar en el menor tiempo.

Hoy en día, el tema de tener la información disponible en el menor tiempo está sumando cada vez más importancia. Si se sitúa en un día de la semana en donde se requiera tener datos para el mediodía, ya que el jefe de área lo requiere para poder presentarlo en una reunión regional con altos directivos de la firma, es evidente que esta información debe ser entregada a tiempo. Para ello, muchas organizaciones están implementando cada vez más nuevos sistemas de información basados en soluciones de Inteligencia de Negocios. Estas soluciones no son estáticas, sino escalables y facilitan la labor de análisis del usuario final, permitiéndole tomar cartas en el asunto y ser pieza clave en la generación de información que conlleve a tomar decisiones claras en el momento oportuno.

En conclusión, si este accionar es llevado a más áreas de una organización, es evidente que las planificaciones, estrategias, tomas de decisiones y ejecuciones de las actividades se realizarán bajo la seguridad que ofrece Business Intelligence y por consiguiente los resultados serán efectivos.

Elaborado por:

José Casachahua

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

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