Breve y sencillo

Dicen que cada persona tiene “su manera” de hacer las cosas. Al final lo importante es obtener buenos resultados; en algunos casos no importa tanto la forma ni los recursos empleados; lo principal es si cumplió con el objetivo trazado.

Este precepto puede que sea válido en algunas ocasiones. Por ejemplo, cuando alguien va a preparar un plato “conocido” no necesariamente tiene que utilizar los mismos ingredientes o seguir el mismo orden de pasos que ya se conoce, ya que lo primordial es que el producto de la preparación tenga buen sabor. Pero, ¿qué sucede dentro de una organización? ¿Será de mucha importancia el hecho de que un trabajador demore seis horas en redactar un reporte tipo “x” mientras que su compañero se toma la mitad del tiempo en preparar el mismo tipo de documento, obteniéndose la misma calidad en el resultado?

En este caso la metodología (proceder que se emplea para concretar un desafío) “sí importa” y mucho, pues la productividad de un empleado que realiza un reporte en tres horas es mayor en comparación a la de su compañero mencionado en el ejemplo. Por tanto, la forma en la que se elabora (tomando como ejemplo el reporte) tiene mucha implicancia dentro del medio laboral, ya que no sólo asegura la optimización del tiempo, sino también minimiza los posibles errores en cuanto a abundancia de información innecesaria, descripción de hechos evidentes, expresiones redundantes, o inclusive omisión de datos importantes.

Debido a este tipo de falencias en la redacción de informes en general  (cualquiera sea el tipo) es que las organizaciones ven la necesidad de establecer estándares para la elaboración de sus informes o reportes, diseñando así, formatos con la finalidad no sólo de hacer más sencilla la labor de su personal, o para garantizar la exactitud de su contenido, sino para mostrar unificación del equipo de trabajo en el sentido de que los involucrados “hablen el mismo idioma”, es decir, manejen los mismos códigos, términos o acepciones.

Es así como vemos que en el ámbito organizacional, la posta de la metodología a utilizar la toman las áreas de mando, previa revisión de la documentación con los actores del proceso. La participación de todos los involucrados en el diseño de estos modelos conlleva a la precisión y aceptación de la misma, evitando la imposición y fomentando buenas prácticas.

Si bien es cierto, no todo se puede estandarizar, lo que se recomienda en estos casos es crear modelos o ejemplos tipo. En el caso de los informes, formatos que sirvan de patrón de referencia para la resolución de situaciones similares donde se requiera elaborar un reporte o informe, cerciorándose que incluya lo imprescindible, con un procedimiento establecido, eliminando también un posible tiempo ocioso.

Elaborado por:

Dora Yuiján

Asistente de Operaciones

Desarrollo de Productos: Un reto para la empresa

El desarrollo de productos es esencial para todas las empresas, ya que les permite renovarse y seguir siendo competitivas en el mercado, como también permite su crecimiento. Es por ello, que es vital definir una metodología de trabajo. Se debe estructurar el trabajo como un proyecto, para ello es importante determinar el líder del proyecto y el equipo multidisciplinario.

A continuación se resume el proceso de desarrollo de productos nuevos en ocho etapas, en las cuales se incluyen los problemas que se pueden presentar:

Paso 1: Desarrollo de la idea y sus dificultades

En este primer paso, se definen los principales puntos de partida e inspiración para comenzar cada proyecto. Elegir la idea no es sencillo, sin embargo hay distintos factores que se usan de base para ello, y entre ellos tenemos, principalmente, los siguientes:

  1. Las características del mercado
  2. La situación actual del mercado
  3. Los consumidores
  4. La competencia
  5. El tamaño del mercado
  6. Los productos existentes y sus características

Para poder aventurarse a ingresar en una determinada categoría de producto, se debe buscar conocerla a fondo, conocer precios por canales, productos y temporadas (estacionalidad), volúmenes totales, por tipo, por canal, por segmentos, pero sobre todo, variedades, marcas y sus portafolios, posicionamientos, atributos, ventajas competitivas, imagen, estrategias de precios, hábitos de compra, influenciadores, prescriptores, estrategias de exhibición, estrategias de portafolio, etc. Lamentablemente, no siempre esta información está a la mano, y sólo se podrá conseguir parte de ella, ya sea por razones de disponibilidad o acceso, recursos necesarios para conseguirla, costos de investigación o disponibilidad de tiempo dentro de los plazos fijados por la Alta dirección para ese desarrollo. Sin embargo, es indispensable hacer el mejor esfuerzo por conseguir la mayor cantidad y calidad de la información, pues el diseño del producto, sus posibilidades de evolución y sus resultados se verán afectados o enriquecidos según el conocimiento obtenido.

Paso 2: Investigación secundaria

La investigación secundaria sirve para conocer mejor el mercado, el producto y establecer las pautas para la investigación primaria.

Este tipo de investigación permite hallar el tamaño del mercado, conocer mejor a nuestros competidores y sus productos, como también, obtener ideas en las cuales basar nuestra diferenciación e innovación.

 Paso 3: La competencia

Uno de los principales problemas con los que se lidia en la empresa durante el desarrollo de los productos nuevos es la competencia. Ella, al igual que la empresa, está pendiente de lo que sucede en el mercado y trata de superar al resto constantemente. Por lo cual, todos buscan tener diversas formas a través de las cuáles saber los movimientos de sus competidores.

Es por ello que se debe cuidar hasta el mínimo detalle y tratar de lograr y mantener la vanguardia; ser innovadores y conocer tanto a nuestros consumidores, como a nuestros competidores.

Paso 4: Investigación primaria

Realizar investigación primaria es complicado y tedioso, sin embargo es sumamente importante y necesario. La investigación primaria nos permite conseguir las ideas para el proyecto, como también, definir las ideas pre-existentes.

Paso 5: ¿Producto nacional o importado?

Esta es una de las decisiones más importantes, pues define los procesos para la fabricación y/u obtención del producto. Además, es sumamente importante para la determinación del precio y margen.

Lo más importante para poder tomar esta decisión es realizar: análisis de costos y pruebas de producto.

Paso 6: Proceso del desarrollo: tomando y cambiando decisiones

Durante el desarrollo del producto se pueden presentar problemas imprevistos que se deben a cambios en el entorno y conllevan a tomar decisiones complejas al respecto.

Los tres problemas principales suelen ser: los cambios concurrentes al proceso en los precios de los proveedores, en los precios de la competencia  y los cambios en los productos de la competencia.

Paso 7: Elaboración de los artes y diseños

El proceso de la elaboración de los artes finales. Se resume en cinco pasos:

  • Desarrollo del esquema contextual y conceptual del portafolio de productos para los diseñadores.
  • Elaboración de los textos a incluir en cada uno de los empaques.
  • Desarrollo de los planos mecánicos (envases y empaques) para los diseñadores.
  • Análisis y evaluación de los bocetos.
  • Aprobación de los artes finales.

Paso 8: El lanzamiento: ¿ganamos o perdemos?

Para realizar el lanzamiento del producto es necesario elaborar un plan de marketing detallado, donde se deben incluir todas las actividades a realizar. Dicho plan debe incluir un presupuesto, el cual para ser calculado debe considerar lo siguiente: (a) presupuesto de ventas proyectado por canal, (b) rentabilidad y tiempo de retorno, (c) concentración o dispersión del liderazgo existente en la categoría (fidelidad existente), (d) participación buscada, y, lo más importante, (e) Recursos disponibles.

Para poder realizar la evaluación del proyecto y obtener la aprobación del presupuesto de marketing, debemos calcular el retorno de la inversión del producto desarrollado. Se toman tres años de evaluación o más, puesto que debemos evaluar la rentabilidad del mismo y el crecimiento que genera para la empresa.

Elaborado por:

Samantha Diaz Vaisman

Coordinadora de Marketing de Ciclus Group

“Papel Café”: un método para el levantamiento de procesos

La mejora de procesos es un concepto que se encuentra presente en muchos proyectos. Esto se debe a que es un requisito para la implementación de diferentes soluciones empresariales como filosofías y tecnologías de información. Para estos proyectos, uno de los pasos previos a la definición del resultado esperado y la implementación es justamente conocer los procesos actuales y tenerlos documentados. Con este fin se recomienda el uso del método del Papel Café.

El Papel Café es un método sencillo: diagramar el proceso de interés en un rollo de pliegos de papel kraft (de donde el método obtiene su nombre) según la información que se va recogiendo de los mismos participantes de dicho proceso. Para esto se necesitan varios pliegos de papel, plumones, un moderador y la disposición de tiempo de todos los involucrados. Se programan sesiones cortas y periódicas, en las cuales todos los participantes del proceso deben estar presentes para que puedan compartir su experiencia, su conocimiento y puedan aprender cómo fluye el proceso y cómo impacta su trabajo en él. En cada sesión, con la ayuda de un moderador, los participantes irán explicando su tarea del día a día y tras llegar a un consenso se dibuja el proceso en el rollo a la vista de todos los presentes. Este hecho implica la conformidad de los presentes sobre lo que se escribe. En el papel se especificarán las tareas, los actores, los responsables, como también, los formatos, documentos y políticas organizacionales existentes.

Como todo método, el Papel Café cuenta con ventajas y desventajas. Entre las ventajas encontramos el hecho de que todos los participantes están presentes, aportan y reciben conocimiento. Existen situaciones en las que un participante procede de manera equivocada frente a alguna incidencia y, por lo tanto, otro participante asume la responsabilidad sin realmente tenerla. La solución suele tardar o simplemente se detiene el proceso de forma indefinida, ya que el caso, al no tener un seguimiento, se pierde. Entre las ventajas también se encuentra que se produce un levantamiento por escrito. Esto permite que el papel pueda ser utilizado como sustento para refutar cambios en las versiones de sus tareas diarias de sesión en sesión. Por otro lado, la desventaja de utilizar este método es que al encontrar los errores en el proceso actual, se puede caer en el error de describir el proceso ideal y no el real. El moderador debe ser capaz de identificar estas situaciones y direccionar las sesiones. Además, otra desventaja es extender el levantamiento del proceso por mucho tiempo, lo que puede despertar la molestia de los involucrados quienes deben cambiar sus agendas para coincidir con las reuniones y pasan menos tiempo en sus puestos de trabajo. Lo importante en estos casos es que haya una buena gestión de los recursos humanos de la empresa por parte del encargado del proyecto.

En conclusión, el levantamiento de procesos en cualquier tipo de proyecto puede realizarse a través del método del Papel Café. Esto permite que la información que se obtenga sea más confiable y menos vulnerable. Sin embargo, para el buen desempeño de éste, es necesario que el encargado del proyecto gestione aspectos como el objetivo, el tiempo y sus recursos humanos.

Ana Shinmoto

Asistente de Operaciones de Ciclus Group

Alumna de Ing. Empresarial de la UP

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