El ajuste de los indicadores como parte de la actualización en un Plan de Monitoreo

La prueba principal y necesaria para evidenciar que el propósito y los resultados dentro de un proyecto están siendo alcanzados, en ciertas dimensiones, con respecto al grado de avance en su ejecución, son los indicadores. El desarrollo y formulación de los mismos son de vital importancia dentro del control durante la realización de un proyecto.

Los indicadores están directamente relacionados con las metas, los objetivos y las actividades del proyecto o programa.

Se debe tener presente que las características principales de los indicadores deben estar relacionadas con:

–        Cantidad (¿Cómo?)

–        Calidad (¿Cuán positivo?)

–        Tiempo (¿Cuándo?)

–        Grupo destinatario (¿Quiénes?)

–        Lugar (¿Dónde?)

DY- Indicadores para monitoreo- 1

Dentro de un lapso de tiempo establecido, se convoca a una evaluación participativa a los integrantes del proyecto, donde los directivos y equipo realizan el ajuste de los indicadores, lo que se presenta como parte de la actualización del Plan de Monitoreo y Evaluación.

Para analizar la eficiencia en la realización de las actividades dentro del proceso periódico de monitoreo, se recurre a una comparación constante con los indicadores.

La gestión de los indicadores dentro de la evolución en el proceso de monitoreo y evaluación debe pasar por las siguientes fases:

a)      Asignar las responsabilidades.

b)      Construir la línea de base.

c)       Diseñar el Plan de Monitoreo y Evaluación.

d)      Recolectar datos y generar información.

e)      Analizar e interpretar los resultados.

f)       Validar y ajustar los indicadores.

g)      Ajustar el plan de monitoreo y evaluación.

h)      Comunicar e informar.

DY- Indicadores para monitoreo- 2

Esta gestión conlleva a realizar ajustes en la formulación de resultados y en muchos casos el rediseño de algunos indicadores.

Como instrumentos para la toma de información y monitoreo de los indicadores tenemos:

–        Planes operativos con tiempos establecidos.

–        Informes del avance.

–        Base de datos con la siguiente información: actividades realizadas, fecha, periodo, participantes.

Durante el monitoreo se busca conocer el grado de cumplimiento de las actividades establecidas en el Plan de Acción.

Para realizar un seguimiento de la gestión del plan, además de los indicadores, será necesario definir un modelo de seguimiento y planificación que servirá como instrumento de uso permanente del equipo, el cual reportará a los directivos la información periódica en cuanto al logro de los objetivos propuestos y el desempeño en la gestión.

Para ello el grupo de trabajo debe realizar:

(1)    Regularmente un registro y análisis de información seleccionada dentro de determinadas actividades.

(2)    Medir el avance en relación a los objetivos planteados originalmente para corroborar su logro.

Entendiendo que todo plan es un pronóstico para alcanzar los objetivos planteados, se concluye que la mejor vía para validarlo es la evaluación, lo que garantiza el logro de lo propuesto.

Las evaluaciones a mitad del proyecto y al término del mismo, permiten a los involucrados verificar, valorar los resultados previstos y no previstos y darle la respectiva calificación, ya sea positiva o negativa.

Elaborado por:

Dora Yuiján

Asistente de Procesos de Ciclus Group

El Impacto del Monitoreo y la Evaluación en los Proyectos

En todo proyecto, para determinar si las actividades están siendo dirigidas por el camino adecuado, el seguimiento o monitoreo y la evaluación juegan un rol indispensable en la medida que permiten afirmar si se registran progresos y éxitos, y cómo podrían mejorarse los esfuerzos futuros.

En este sentido, una forma de mejorar el desempeño y obtener soluciones es mediante estos dos mecanismos de control (seguimiento y evaluación). Ambos mecanismos tienen como objetivo máximo medir y analizar el desempeño, con la finalidad de dirigir con mayor capacidad los resultados del proyecto, concibiendo de esta manera el desempeño como el progreso hacia el logro de resultados.

¿Cuál es el efecto que generan el seguimiento y la evaluación en el capital humano? Para responder a esta interrogante enumeramos una serie de objetivos que se buscan al ejecutar estas fases en un proyecto:

–        Crear capacidades.

–        Aprender de la experiencia

–        Tomar decisiones más informadas

–        Ser responsable de introducir los ajustes necesarios

Impacto en el monitoreo y evaluación en los proyectos DY

Estos objetivos están vinculados en un proceso continuo, como se indica en el gráfico.

Tener la experiencia de casos anteriores ayuda en una oportuna toma de decisiones.

A través de una acertada toma de decisiones también se mejora la performance pues favorece a que las acciones del proyecto sean modificables.

Puede afirmarse que el seguimiento es una de las responsabilidades más importantes de un Gerente de Proyecto, ya que es éste quien realiza la observación minuciosa del progreso de las actividades del proyecto hacia los resultados buscados, y elige diferentes vías para hacerlo.

Una planificación adecuada es la base del seguimiento. Cuando se habla de un “buen seguimiento” quiere decir que el seguimiento es constante, involucra a los responsables y se centra en el avance hacia los resultados. No basta con producir buenos informes dentro de un adecuado formato con un tiempo establecido para evidenciar un correcto seguimiento del proyecto.

Consecutivamente al seguimiento, la evaluación permite conocer hasta qué punto una acción o programa consigue el resultado deseado.

Por ello es vital resaltar que la evaluación no es una auditoría ni la búsqueda de responsables por determinado resultado de una acción, sino que permite exponer resultados acerca del diseño del proyecto y sus impactos, tanto los previstos como los no previstos.

Si bien muchas veces se confunden los términos seguimiento o monitoreo y evaluación, es preciso resaltar que ambos conceptos están interrelacionados pero no son sinónimos.

MONITOREO   O SEGUIMIENTO

EVALUACIÓN

Continuo   y permanente Períodos   de tiempo establecidos
Permite   realizar sugerencias Permite   formular conclusiones

Finalmente, para promover la creación de conocimiento y aprendizaje compartidos, se requiere una participación conjunta de los interesados dentro del proceso, ya que esto aporta en la transmisión de habilidades y capacidades, tanto en la planificación, seguimiento y evaluación, aportando estos actores valiosa retroalimentación sustancial para la mejora del desempeño y el aprendizaje.

Elaborado por:

Dora Yuiján

Asistente de Procesos

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