Los Usuarios y los Sistemas de Información

En la actualidad, no sólo las grandes empresas cuentan con un sistema de información (SI), sino también las pequeñas empresas, desde grandes ERP’s hasta pequeños módulos de información, lo que genera que los colaboradores de las empresas deban enfrentarse a los SI, pero ¿están los colaboradores preparados para usar el sistema? ¿No sólo a nivel funcional sino conceptual?; es decir, ¿están al tanto de las ventajas que le puede traer una herramienta de TI a sus actividades diarias?

Suele pasar que muchas empresas se preocupan en adquirir el mejor sistema posible, pero no se preocupan en capacitar al personal para que entiendan que debe existir una estrecha relación entre las actividades de negocio y el sistema de información. Esto a la larga genera que exista una pared que separa las estrategias de negocio y el flujo de información entre los departamentos de la Organización, que son los encargados de transmitir la información. Peor aún, en algunos casos el personal sólo ve a la herramienta de TI como un contenedor de datos que no genera valor, por lo tanto le dan un uso inadecuado.

Para evitar este problema,  es de suma importancia que los usuarios en primer lugar conozcan y comprendan sus funciones dentro del proceso de negocio en el cual son partícipes y que, además,  se les explique cómo un Sistema de Información puede ayudarlos a cumplir con sus objetivos. En segundo lugar, un sistema amigable facilita el trabajo de cualquier usuario, ya sea que se trate de un colaborador que interactúe, o se trate de alguien que ya utiliza o ha utilizado uno de estos SI.

En tercer lugar, el usuario no sólo debe quedarse en el nivel de ingreso de información sino que debe ver reflejado su esfuerzo en un output del sistema que, definitivamente, esté orientado a las necesidades de dicho usuario. Otro punto importante es la capacitación funcional del personal respecto al uso de la herramienta TI; el usuario debe ser capaz de reconocer sus funciones dentro del aplicativo de software.

De acuerdo a lo anterior, el usuario tendrá la capacidad incluso de proponer mejoras al sistema, ya que ellos son los que finalmente interactuarán continuamente con el software y esto se logrará únicamente con una cultura de aprendizaje en el uso de las Tecnologías de Información, así como la difusión continua del valor agregado que brinda el SI al proceso de negocio de la empresa. Para finalizar; no olvidar el rol importante que tienen los usuarios respecto al uso de los Sistemas de Información y que sobretodo, muy aparte de las bondades que tenga la herramienta de TI, ellos son los que van a escribir la historia de la empresa.

En conclusión, no sólo hay un vínculo estrecho entre los sistemas de información y los procesos de negocio, sino que hay un nivel más, que consiste en la relación de los participantes con el negocio y la herramienta de TI que lo soporta.

Elaborado por:

Victor Ruiz

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

Los Sistemas de Información para el negocio… el negocio de los sistemas!

Ing. Marita Huamán
CEO de Ciclus Group

Todos aquellos que producen o desarrollan sistemas de información (…o que alguna vez lo hemos hecho) sabemos el nivel de relación que existe entre el área informática y la unidad de negocio que se atiende, del conocimiento y profundidad de análisis depende el éxito del proyecto …. y la satisfacción del cliente.

¿que es un levantamiento de información?   … Es precisamente eso, interactuar con los procesos de negocio, descubrir las relaciones entre dichos procesos y elementos de la organización, y en la medida que lleguemos al nivel atómico del análisis vamos a poder darle la ayuda que realmente el negocio necesita  ….. Servicio al cliente

Queda claro entonces, que el concepto estratégico relacional está presente en la industria informática desde el día de su nacimiento …. Enfoque Cliente- Marketing relacional.  

De no cumplirse lo anterior,  trabajar en un enfoque producto,  podemos llegar a satisfacer ciertas necesidades de los clientes, pero no necesariamente colmar expectativas, que es el mayor objetivo del marketing; peor aun,  invertir innecesariamente en medios que no van a dar los resultados económicos esperados.

El negocio de la industria informática, al igual que las otros negocios de servicios; amerita un esfuerzo de marketing muy dirigido empezando por una etapa de investigación de mercado previa  para determinar segmentos objetivos, funcionalidades no encontradas, así como la asociación producto-mercado que rentabilice el negocio.

Posteriormente, y en función de ello, estaremos en condiciones ideales para diseñar las acciones de comunicación necesarias; de tal forma que las inversiones en acciones de mercadeo tengan el mayor retorno posible.

En otras palabras,  estamos hablando de marketing de la industria informática.

Elaborado por:

Marita Huaman Peralta

CEO de Ciclus Group

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