Construyendo confianza en el Ciberespacio

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

El éxito en el ciberespacio está determinado por la confianza. La confianza es una construcción social. Es uno de los muchos elementos que componen  nuestra realidad como son: control, confianza, riesgo, significado y el poder. En sistemas de información existen definiciones de confianza  como  sistemas confiables, tales como: gestión de identidad, autenticación de ID, conexiones seguras y confiables, pero esto va más allá.

Se debe pensar en la tecnología detrás del sistema, en la institución que posee el sistema, las normas y procedimientos para operar el sistema. La confianza  es tan importante en un medio como internet, el cual se está convirtiendo en el preferido para el comercio electrónico, el gobierno electrónico y la comunicación social. Y todo esto tiene que ver con ética por parte de las empresas que brindan los servicios en Internet, a partir de la seguridad de la información de sus usuarios.

Nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín nos expone su punto de vista en el siguiente articulo.

Ver artículo: Building Trust in Cyberspace

La Gestión de Proyectos como Base de una mejor Implementación de Sistemas ERP

Cuando las empresas deciden implementar un sistema ERP para que brinde soporte a sus transacciones, es muy común que todos los esfuerzos se concentren en la implementación de la herramienta en sí. La inversión económica para adquirir el sistema suele ser muy elevada, y también se debe tomar en cuenta la movilización de recursos internos. Los usuarios de negocio, así como también los que brindan soporte de TI, deben dedicar un alto porcentaje de sus tiempos para poder cumplir con las metas del proyecto, sin descuidar sus tareas cotidianas dentro de la empresa. Por los motivos mencionados anteriormente, y además por el hecho de que el sistema ERP es visto como un producto tangible para los usuarios, es que los ejecutivos responsables de las empresas que adquieren el software, en ocasiones, no le dan la debida importancia a la orientación a los procesos de negocio que debe tener el sistema.

Los sistemas ERP que existen actualmente en el mercado, son en su gran mayoría muy buenos productos.  Es importante mencionar que no basta con adquirir la mejor herramienta posible. La clave para el éxito de una implementación radica básicamente en dos aspectos: elegir el sistema más adecuado para la empresa y gestionar de manera correcta el proyecto de implementación del ERP. La elección del sistema más adecuado debe, a su vez, tomar en cuenta dos aspectos: la funcionalidad del sistema (es decir, que los procesos de negocio estén soportados por el software), y la metodología de trabajo del proveedor del ERP. Es de vital importancia que la empresa a cargo de implementar el sistema, cuente con formas de trabajo ordenadas, metódicas, y apoyadas en un cronograma donde se detallen todas las tareas, fechas y responsables.

Tal vez la parte más importante para asegurar el éxito en la implementación de un ERP, sea la gestión del proyecto y los sub proyectos involucrados.  Por lo general, las empresas le dan mucha importancia a la implementación de la herramienta, y descuidan los otros temas críticos, que son la construcción de interfaces (que deberán definirse, planificarse y ejecutarse entre el nuevo sistema ERP y los sistemas ya existentes), y sobre todo el tema referente a los procesos de negocio.  Es comprensible y lógico que las empresas que adquieren el ERP, así como también las empresas proveedoras del software, quienes son las encargadas de la implementación, centren sus esfuerzos en implementar la herramienta en el menor tiempo posible, pero muchas veces esta práctica trae una serie de problemas por el descuido de los temas críticos mencionados (interfaces y procesos).  

El tema de las interfaces debe trabajarse como un sub proyecto que va en paralelo con la implementación del ERP. La definición y planificación debe trabajarse de manera conjunta entre los ejecutivos del área de sistemas (TI) de la empresa (que son los dueños de los datos) y los especialistas de la empresa proveedora del software (que son quienes definen la forma en que los datos deberán prepararse para que puedan alimentar el nuevo sistema).  La ejecución de la interface en sí es responsabilidad del área de TI de la empresa.

El tema de los procesos del negocio, que es el otro sub proyecto que también va en paralelo con la implementación del ERP, es en ocasiones dejado de lado por las empresas. Con el objetivo de cerrar la implementación del software en el menor tiempo posible, los ejecutivos de las empresas optan por no llevar a cabo un previo entendimiento de los procesos del negocio, y confían en que lo mejor para sus empresas es apoyarse exclusivamente en las buenas prácticas del ERP que están adquiriendo.  El problema de alinear la empresa a nuevas formas de trabajo sin tomar en cuenta las propias prácticas, es que se genera un gran impacto en los usuarios de la herramienta tecnológica.  Esta situación genera que en la etapa posterior a la puesta en marcha del sistema, los usuarios tengan que trabajar horas extras para adaptarse a las nuevas prácticas, que no necesariamente son las mejores para el negocio.  Lo ideal es encontrar el balance adecuado, entre los procesos de negocio reales de la empresa, y los procesos propuestos por el sistema.  El objetivo es que los procesos se lleven a cabo en el menor tiempo, con mayor eficiencia y con resultados confiables, de tal manera que no sean necesarios trabajos de validación de datos, y que la carga operativa se reduzca para que los usuarios puedan dedicar más tiempo al análisis y la toma de decisiones.

Todos los proyectos mencionados anteriormente (la implementación del ERP, las interfaces, y los procesos), deben ser adecuadamente gestionados para que el resultado final sea exitoso. Son sub proyectos que se llevarán a cabo en simultáneo y con recursos compartidos. Una adecuada gestión debe consistir en un permanente monitoreo y seguimiento a las tareas del proyecto, de tal manera que los tiempos se cumplan de acuerdo al cronograma original. Por todo lo mencionado anteriormente, el rol de Gerente del Proyecto (compuesto finalmente por tres sub proyectos), juega un papel fundamental. Lo ideal es que este ejecutivo conozca de manera detallada todos los procesos del negocio, y que tenga un entendimiento general del funcionamiento de los sistemas de la empresa, incluido el ERP.

En conclusión, una correcta gestión de proyectos es la mejor manera de garantizar buenos resultados en la implementación de un sistema ERP. La gestión debe tomar en cuenta que en todo proyecto de esta naturaleza, también se llevan a cabo sub proyectos paralelos como son los referidos a las interfaces y los procesos del negocio (además de la implementación de la herramienta en sí). Por toda la complejidad que esto representa, es que la base del éxito de un proyecto de implementación de un ERP radica en la gestión de todos los proyectos involucrados.

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos

Enfoque de Procesos como requisito para el éxito de las Implementaciones de Sistemas

En la actualidad, todas las empresas con un alto volumen de transacciones, sean empresas de manufactura o de servicios, requieren un adecuado soporte de sistemas a los procesos de sus negocios. Dentro de la cadena de valor, las actividades relacionadas a los sistemas de información forman parte del soporte brindado a las actividades del core o núcleo del negocio. Pero no por el hecho de que las actividades de soporte no formen parte de la razón de ser del negocio, se les debe considerar menos importantes. Sin un adecuado soporte, y esto incluye a los sistemas de información, la eficiencia del total de las actividades de la empresa se ve afectada.

Un buen soporte de sistemas a las actividades primarias (core) del negocio, debe consistir no, solamente, de un buen software o desarrollo informático. Tan importante como el sistema, es que exista una adecuada arquitectura de negocio para el área de tecnologías de información de la empresa. Dentro de esta arquitectura destacan dos roles fundamentales: el jefe de sistemas (puede ser también un gerente o un coordinador, dependiendo del tamaño de la empresa), y el gestor de negocios.

El jefe de sistemas debe ser un profesional con la suficiente capacidad y visión para entender plenamente la cadena de valor, el modelo de negocio, y el funcionamiento de la empresa de manera macro; es decir, debe entender los grandes procesos del negocio que el área a su cargo va a soportar. Es importante este entendimiento, porque el jefe de sistemas es quien se encarga de evaluar a los proveedores de software (que son las herramientas de TI que automatizan los procesos), y de liderar todos los proyectos de desarrollo informático. Sin un buen enfoque en los procesos no se puede llevar a cabo ninguna de las funciones mencionadas de manera correcta.

El gestor de negocios es un analista perteneciente al área de sistemas que debe ser el nexo entre las necesidades del negocio y el desarrollo informático; debe ser un profesional capaz de entender perfectamente los procesos en su totalidad, como también las reglas del negocio.

Así como es importante que los profesionales del área de sistemas conozcan bien el negocio es, también, muy importante que los colaboradores de las diversas áreas de la empresa entiendan bien los procesos en los cuales participan. En general, todos los trabajadores de una empresa deberían tener bien claro el modelo del negocio y conocer la cadena de valor. La realidad dice que en muchos casos, estas personas conocen y dominan muy bien las funciones que realizan de manera operativa y rutinaria, pero muchas veces no entienden los procesos en los cuales participan. Se presentan casos en los que nadie es responsable de un proceso, ya que cada persona se encarga de hacer bien su trabajo sin mirar más allá de su manual de funciones. Esta situación origina que cuando se necesitan automatizar los procesos en un sistema, los usuarios claves, al no entender bien dichos procesos, no brindan la información adecuada a los proveedores o a los desarrolladores acerca de las necesidades reales del negocio. Cuando la empresa decide adquirir un software o llevar a cabo un desarrollo informático, lo que se consigue, finalmente, es automatizar tareas puntuales y aisladas, pero no se logra tener un soporte integrado que comprenda los procesos del negocio en su totalidad.

En la implementación de un sistema, si los responsables de TI no comprenden bien el funcionamiento de la empresa y si los usuarios de las áreas del negocio no tienen una adecuada orientación a los procesos en los cuales participan, los resultados son tareas automatizadas, pero de forma aislada y con un alto porcentaje de errores.  Esta situación finalmente produce una mayor carga operativa (correcciones, validaciones, actualizaciones manuales, etc.)

En conclusión, para que la implementación de un sistema (sea un ERP o un desarrollo a la medida) sea exitosa, es crucial que tanto los profesionales de sistemas, como los usuarios clave tengan un adecuado enfoque hacia los procesos del negocio del cual forman parte.

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

La importancia del entendimiento del negocio en los proyectos de Business Intelligence

Los proyectos de Inteligencia de Negocios (BI por sus siglas en inglés – Business Intelligence) muchas veces son vistos como proyectos que deben involucrar únicamente a las áreas de tecnologías de información de las empresas.  Si bien es cierto, el componente de tecnologías de información (TI) es muy importante para llevar a cabo estos proyectos, no se debe pensar que es responsabilidad solo del área de sistemas. 

El objetivo final de todo proyecto de BI es brindar a los ejecutivos de las empresas una herramienta que les permita tomar decisiones a partir del análisis de indicadores y reportes.  Los indicadores y reportes se obtienen a partir de los datos, que luego son convertidos en información.

Antes de llevar a cabo el desarrollo de sistemas, a cargo de especialistas de TI, es muy importante que los consultores a cargo de los proyectos de BI tengan un claro entendimiento de los procesos del negocio.  Es fundamental como una etapa inicial, conocer la empresa a la cual se le va a implementar BI, sobre todo conocer las áreas funcionales que serán las usuarias finales del sistema de información, dentro del alcance del proyecto.  Si no se conoce y entiende de manera exhaustiva los objetivos del área(s), no se puede garantizar que la implementación sea exitosa, independientemente si se tiene o no especialistas destacados en desarrollo de sistemas.

Además de entender y conocer el funcionamiento y los objetivos del área, es crucial conocer cuáles son los procesos clave de dichas áreas.  El entendimiento de los procesos debe abarcar: objetivos del proceso, entradas, salidas, responsable (o dueño del proceso), y una descripción del mismo.  En esta etapa del proyecto es donde cobran mayor importancia dos roles, uno a cargo de la empresa consultora y otro a cargo del cliente.  Por el lado de los consultores es importante el rol del Consultor de Negocios, y por el lado de la empresa el rol a destacar es el del Usuario del Negocio.  En ambos casos, se espera que estos profesionales además de entender los procesos de negocio (que pertenecen a su campo o especialidad), tengan un buen entendimiento de sistemas.  No se trata de un entendimiento al nivel de un especialista, pero sí que sepan reconocer e identificar las fuentes de datos de donde se va a obtener la información.  Se espera que puedan ser capaces de reconocer bases de datos, tablas y campos, para así facilitar la comunicación con sus pares informáticos.  El objetivo final de este entendimiento es que se puedan definir claramente las reglas del negocio.

Una vez entendidos los procesos clave, es importante identificar las necesidades de información del área, para así poder definir cuáles serán los indicadores y reportes que formarán parte del sistema de información.  Es común que las empresas, en especial las más grandes, manejen un sistema de indicadores en hoja de cálculo.  Por eso es importante identificar dos grandes escenarios cuando se va a implementar BI: cuando la empresa ya tiene los indicadores (pero no están automatizados), y cuando la empresa no cuenta con indicadores de gestión.  En el caso que no se tenga información de indicadores, se deberá hacer un trabajo en conjunto para definir los mismos.  En el caso que se cuenten con indicadores, por lo general en hoja de cálculo, se debe hacer un análisis de dicha hoja de cálculo para así poder identificar y validar las reglas del negocio.

Teniendo identificados los procesos, los indicadores, y reportes, toda esta información debe ser documentada de la forma más específica y detallada para que los consultores de TI puedan desarrollar y aplicar toda la lógica en la herramienta informática.  Terminado el desarrollo, y antes de hacer el pase a producción, se deben realizar las pruebas de datos.  Estas pruebas consisten en comparar los resultados de los indicadores y reportes obtenidos mediante la hoja de cálculo, contra los resultados de los mismos indicadores y reportes pero obtenidos en la herramienta desarrollada.  Así como líneas arriba mencionamos la importancia que el Consultor y el Usuario del Negocio tengan un buen entendimiento de sistemas, en esta etapa es muy importante que el Consultor de TI, así como el Usuario de TI de la empresa, conozcan bien el negocio.  No basta con que dominen todas las herramientas informáticas; si no conocen los objetivos, las reglas de negocio, y las necesidades de información de los usuarios finales, difícilmente podrían entregar un buen producto.  Cuando el Consultor y el Usuario TI conocen el negocio, se facilita mucho el análisis en caso que la prueba de datos no arroje los resultados esperados.

En resumen, podemos concluir que para que un proyecto de BI se implemente de manera exitosa, es importante que los Consultores y Usuarios de Negocios entiendan temas de tecnologías de información, y que los Consultores y Usuarios de TI entiendan bien el negocio.

 

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

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