Recomendaciones de Tecnologías de la Información para el Gobierno de los Estados Unidos

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

En este nuevo gobierno de Barack Obama, se tiene mucha expectativa sobre el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información para el Gobierno de los Estados Unidos. Una de las comisiones en las que nuestro colaborador el Dr. Ramón Barquín estuvo involucrado fue el Quadrennial Government Technology Review (QGTR).

El objetivo de esta comisión era tomar una visión estratégica en el rol que la tecnología puede tener en el logro de los objetivos del gobierno. Entre las áreas críticas identificadas por esta comisión en las que la tecnología puede hacer hincapié se tiene: Gestión Financiera para el Gobierno, Seguridad Nacional, salud, educación y la participación ciudadana.

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La importancia del entendimiento del negocio en los proyectos de Business Intelligence

Los proyectos de Inteligencia de Negocios (BI por sus siglas en inglés – Business Intelligence) muchas veces son vistos como proyectos que deben involucrar únicamente a las áreas de tecnologías de información de las empresas.  Si bien es cierto, el componente de tecnologías de información (TI) es muy importante para llevar a cabo estos proyectos, no se debe pensar que es responsabilidad solo del área de sistemas. 

El objetivo final de todo proyecto de BI es brindar a los ejecutivos de las empresas una herramienta que les permita tomar decisiones a partir del análisis de indicadores y reportes.  Los indicadores y reportes se obtienen a partir de los datos, que luego son convertidos en información.

Antes de llevar a cabo el desarrollo de sistemas, a cargo de especialistas de TI, es muy importante que los consultores a cargo de los proyectos de BI tengan un claro entendimiento de los procesos del negocio.  Es fundamental como una etapa inicial, conocer la empresa a la cual se le va a implementar BI, sobre todo conocer las áreas funcionales que serán las usuarias finales del sistema de información, dentro del alcance del proyecto.  Si no se conoce y entiende de manera exhaustiva los objetivos del área(s), no se puede garantizar que la implementación sea exitosa, independientemente si se tiene o no especialistas destacados en desarrollo de sistemas.

Además de entender y conocer el funcionamiento y los objetivos del área, es crucial conocer cuáles son los procesos clave de dichas áreas.  El entendimiento de los procesos debe abarcar: objetivos del proceso, entradas, salidas, responsable (o dueño del proceso), y una descripción del mismo.  En esta etapa del proyecto es donde cobran mayor importancia dos roles, uno a cargo de la empresa consultora y otro a cargo del cliente.  Por el lado de los consultores es importante el rol del Consultor de Negocios, y por el lado de la empresa el rol a destacar es el del Usuario del Negocio.  En ambos casos, se espera que estos profesionales además de entender los procesos de negocio (que pertenecen a su campo o especialidad), tengan un buen entendimiento de sistemas.  No se trata de un entendimiento al nivel de un especialista, pero sí que sepan reconocer e identificar las fuentes de datos de donde se va a obtener la información.  Se espera que puedan ser capaces de reconocer bases de datos, tablas y campos, para así facilitar la comunicación con sus pares informáticos.  El objetivo final de este entendimiento es que se puedan definir claramente las reglas del negocio.

Una vez entendidos los procesos clave, es importante identificar las necesidades de información del área, para así poder definir cuáles serán los indicadores y reportes que formarán parte del sistema de información.  Es común que las empresas, en especial las más grandes, manejen un sistema de indicadores en hoja de cálculo.  Por eso es importante identificar dos grandes escenarios cuando se va a implementar BI: cuando la empresa ya tiene los indicadores (pero no están automatizados), y cuando la empresa no cuenta con indicadores de gestión.  En el caso que no se tenga información de indicadores, se deberá hacer un trabajo en conjunto para definir los mismos.  En el caso que se cuenten con indicadores, por lo general en hoja de cálculo, se debe hacer un análisis de dicha hoja de cálculo para así poder identificar y validar las reglas del negocio.

Teniendo identificados los procesos, los indicadores, y reportes, toda esta información debe ser documentada de la forma más específica y detallada para que los consultores de TI puedan desarrollar y aplicar toda la lógica en la herramienta informática.  Terminado el desarrollo, y antes de hacer el pase a producción, se deben realizar las pruebas de datos.  Estas pruebas consisten en comparar los resultados de los indicadores y reportes obtenidos mediante la hoja de cálculo, contra los resultados de los mismos indicadores y reportes pero obtenidos en la herramienta desarrollada.  Así como líneas arriba mencionamos la importancia que el Consultor y el Usuario del Negocio tengan un buen entendimiento de sistemas, en esta etapa es muy importante que el Consultor de TI, así como el Usuario de TI de la empresa, conozcan bien el negocio.  No basta con que dominen todas las herramientas informáticas; si no conocen los objetivos, las reglas de negocio, y las necesidades de información de los usuarios finales, difícilmente podrían entregar un buen producto.  Cuando el Consultor y el Usuario TI conocen el negocio, se facilita mucho el análisis en caso que la prueba de datos no arroje los resultados esperados.

En resumen, podemos concluir que para que un proyecto de BI se implemente de manera exitosa, es importante que los Consultores y Usuarios de Negocios entiendan temas de tecnologías de información, y que los Consultores y Usuarios de TI entiendan bien el negocio.

 

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

Las empresas y su relación con las Tecnologías de Información

Mucho se habla de las grandes ventajas que las tecnologías de información brindan a las organizaciones que las implementan y utilizan. Muchos se preguntan qué tan cierto es esto realmente. ¿En realidad las TI brindan la tan formidable ventaja competitiva de la que se habla?

Las TI más que una fuente de ventaja competitiva, son hoy en día una necesidad de negocios. No se concibe hoy en día ninguna compañía que no use TI de una u otra manera, desde la forma más simple como tener una lista de clientes en una hoja de cálculo hasta implementaciones organizacionales de sistemas ERP.

Esta afirmación se basa en que cualquier empresa puede acceder a tener un sistema informático que le ayude a gestionar sus procesos de negocios. Hay un gran abanico de opciones en el mercado de software empaquetado para la gestión de negocios: sistemas contables, de planillas, ventas, etc. Todos ellos con diferencias en funcionalidades, facilidad de uso y calidad, dependiendo del tipo y tamaño de empresa a las que está dirigido cada software. Pero en cada segmento de mercado, dicha brecha de diferencias funcionales es casi nula. Casi todos permiten hacer casi lo mismo; de la misma manera la competencia en precio es muy parecida.

Por esto, tener el mejor sistema CRM, el mejor ERP, etc. no asegura que dichas tecnologías se reflejen en el mejoramiento de los procesos de nuestra empresa.

La ventaja competitiva que las TI brindan a las organizaciones no se basa en tener un software de última generación, sino en cómo se hace uso de dichos sistemas. Muchas empresas implementan sistemas integrados complejos, ERPs, pero luego de ello, sólo hacen uso de una pequeña porción de su funcionalidad, o peor aún: muchas veces el nuevo sistema no es usado por falta de capacitación o por la resistencia al cambio que este genera.

Estas dificultades muchas veces conllevan a que la alta dirección vea a las iniciativas de nuevos sistema informáticos como “gastos innecesarios” o “pérdidas de dinero”.

Por ello, la organización debe buscar una ventaja competitiva no en términos de adquirir un software de gestión, sino alineando las tecnologías de la información a las estrategias de negocios de la empresa. El uso de las TI debe nacer luego de un profundo análisis de la empresa y su entorno. Es después de esto, que se establece que tecnologías son necesarias para cumplir con dichas estrategias. Es entonces, que un análisis integrado “Estrategias-TI” lo que realmente determina una ventaja competitiva en las organizaciones.

Finalmente, las tecnologías de la información pueden pasar de ser un elemento “necesario” para hacer negocios hoy en día a ser un potente elemento generador de ventajas competitivas, siempre que se haga uso de ellas de tal manera que se vaya de la mano con las estrategias de negocios de la organización.

Elaborado por:

Victor Ruiz

Analista Business Intelligence de Ciclus Group

Introducción a la Reingeniería de Procesos

El concepto de Reingeniería se asocia a los autores del libro del mismo nombre, los norteamericanos Michael Hammer y James Champy.

La reingeniería es, básicamente, una redefinición de los procesos y sus correspondientes actividades dentro de una empresa, lo cual significa volver a crear y configurar de manera radical los sistemas de la empresa con el objetivo de obtener mejoras sustanciales en el corto plazo, en términos de rentabilidad, productividad, velocidad, y calidad, lo cual permite obtener ventajas competitivas.

La reingeniería de procesos del negocio, es el análisis y diseño de flujos y procesos dentro de una organización. Es, básicamente, el replanteo fundamental y rediseño radical hecho a los recursos existentes de una organización. Es más que sólo una mejora del negocio. Es un alcance para rediseñar la manera en que el trabajo es hecho, para dar un mejor soporte a la misión de la organización y reducir costos. La reingeniería comienza con una valoración de alto nivel de la misión, metas estratégicas, y necesidades de los clientes de la organización. ¿Es importante que los ejecutivos de las empresas se planteen preguntas tales como: “Nuestra misión necesita ser redefinida? ¿Nuestras metas estratégicas están alineadas con nuestra misión? ¿Quiénes son nuestros clientes?” Una organización puede encontrar que está operando de acuerdo a supuestos cuestionables, particularmente en términos de los deseos y necesidades de sus clientes. Sólo después que la organización replantea lo que debería estar haciendo, es que ésta va a decidir la mejor forma de hacerlo.

La reingeniería deriva su existencia de diferentes disciplinas, y cuatro áreas principales pueden ser identificadas como objetos de cambio en reingeniería: organización, tecnología, estrategia, y personas,  donde una visión de procesos es usada como un marco común por considerar estas dimensiones.

La estrategia de negocios es el accionador primario de las iniciativas de reingeniería. La dimensión organización refleja los elementos estructurales de la compañía, tales como niveles jerárquicos, la composición de las unidades organizacionales, y la distribución del trabajo entre ellos. La tecnología se concierne con el uso de sistemas de computación y otras formas de tecnología de la comunicación en el negocio. En reingeniería, IT es generalmente considerado como que juega un rol de facilitador de las nuevas formas de organizar y colaborar, en lugar de dar soporte a funciones de negocio existentes.  La dimensión de personas/RRHH trata aspectos tales como la educación, capacitación, motivación y sistemas de recompensas. El concepto de procesos de negocio – actividades inter relacionadas orientadas a crear una salida con valor agregado para el cliente – es la base sobre la que se sostiene la idea de la reingeniería de procesos del negocio. Estos procesos son caracterizados por un número de atributos: propiedad de procesos, enfoque al cliente, valor agregado, y funcionalidad transversal.

Para comprender mejor el concepto de reingeniería de procesos, es fundamental tener claro la definición de lo que es un proceso, así como sus principales características.

Los procesos se definen como serie continua de actividades, que se llevan a cabo de una forma definida, y que conducen al cumplimiento de algún resultado. Se podría afirmar que un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas de manera lógica, llevadas a cabo para conseguir un resultado definido.

Dentro del marco de una valoración básica de misión y metas, la reingeniería se enfoca en los procesos de negocio de la organización. Como un orden estructurado de secuencias a través del espacio y el tiempo, un proceso de negocio puede ser descompuesto en actividades específicas, medido, modelado, y mejorado. También puede ser completamente rediseñado o eliminado totalmente.  La reingeniería identifica, analiza, y rediseña los procesos del núcleo del negocio (core business) con el objetivo de conseguir mejoras dramáticas en  medidas de performance críticas, tales como costos, calidad, servicio, y velocidad.

La reingeniería reconoce que, dentro de una empresa, los procesos del negocio por lo general se dividen  en subprocesos y tareas que son ejecutadas por varias áreas funcionales dentro de la empresa. Con frecuencia, nadie se hace responsable por la performance general del proceso entero. La reingeniería sostiene que optimizar la performance de los subprocesos puede resultar en algunos beneficios, pero no puede producir mejoras dramáticas si el proceso en sí es fundamentalmente ineficiente y desactualizado.  Por esa razón, la reingeniería se enfoca en el rediseño del proceso como un todo, con el fin de lograr los mayores beneficios posibles a la empresa y sus clientes.

Con respecto al origen, la reingeniería de procesos del negocio comenzó como una técnica del sector privado para ayudar a las organizaciones fundamentalmente a replantearse la manera en que ellos realizan su trabajo, con el objetivo de mejorar dramáticamente el servicio al cliente, reducir los costos operativos, y de esta forma poder convertirse en competidores de clase mundial.

Finalmente, es importante mencionar un factor clave en el éxito de un esfuerzo de reingeniería: el de las tecnologías de información (IT). Para conseguir las mejoras principales que la reingeniería está buscando, no son suficientes sólo el cambio de las variables organizacionales estructurales, y otras maneras de manejar y llevar a cabo el trabajo. Para lograr completamente los beneficios alcanzables, el uso de la tecnología de información (IT) es concebido como un factor contribuyente principal.  Mientras que IT ha sido usado tradicionalmente para dar soporte a las funciones de negocio existentes, ahora juega un rol como facilitador de nuevas formas organizacionales y patrones de colaboración dentro de y entre las organizaciones.

Elaborado por:

Héctor Meneses

Consultor de Procesos de Ciclus Group

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