Realizando reformas en la Administracion de Tecnologias de la Informacion en el Gobierno de los Estados Unidos: ¿Hacia donde va la Inteligencia de Negocios?

Dr. Ramón Barquín

Dr. Ramón Barquín

En el año 2010, Vivek Kundra, el CIO del Gobierno de los Estados Unidos, anunció con bombos y platillos un plan bastante ambicioso en lo que a tecnologías de la información se refiere. El plan constaba de 25 puntos organizados en 5 grupos:

a) Aplicación de  “tecnologías de luz” y soluciones compartidas. b) Fortalecimiento de la Gestión del Programa. c) Alineación de los procesos de adquisicion y presupuesto  con el ciclo de tecnologia. d) Racionalizacion de la gestión y mejora de rendicion de cuentas. e) Aumentar la participacion de la industria.

Para continuar leyendo sobre este tema, escrito por nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín, siga el siguiente enlace.

Ver artículo: Reforming Federal Information Management

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El Impacto del Monitoreo y la Evaluación en los Proyectos

En todo proyecto, para determinar si las actividades están siendo dirigidas por el camino adecuado, el seguimiento o monitoreo y la evaluación juegan un rol indispensable en la medida que permiten afirmar si se registran progresos y éxitos, y cómo podrían mejorarse los esfuerzos futuros.

En este sentido, una forma de mejorar el desempeño y obtener soluciones es mediante estos dos mecanismos de control (seguimiento y evaluación). Ambos mecanismos tienen como objetivo máximo medir y analizar el desempeño, con la finalidad de dirigir con mayor capacidad los resultados del proyecto, concibiendo de esta manera el desempeño como el progreso hacia el logro de resultados.

¿Cuál es el efecto que generan el seguimiento y la evaluación en el capital humano? Para responder a esta interrogante enumeramos una serie de objetivos que se buscan al ejecutar estas fases en un proyecto:

–        Crear capacidades.

–        Aprender de la experiencia

–        Tomar decisiones más informadas

–        Ser responsable de introducir los ajustes necesarios

Impacto en el monitoreo y evaluación en los proyectos DY

Estos objetivos están vinculados en un proceso continuo, como se indica en el gráfico.

Tener la experiencia de casos anteriores ayuda en una oportuna toma de decisiones.

A través de una acertada toma de decisiones también se mejora la performance pues favorece a que las acciones del proyecto sean modificables.

Puede afirmarse que el seguimiento es una de las responsabilidades más importantes de un Gerente de Proyecto, ya que es éste quien realiza la observación minuciosa del progreso de las actividades del proyecto hacia los resultados buscados, y elige diferentes vías para hacerlo.

Una planificación adecuada es la base del seguimiento. Cuando se habla de un “buen seguimiento” quiere decir que el seguimiento es constante, involucra a los responsables y se centra en el avance hacia los resultados. No basta con producir buenos informes dentro de un adecuado formato con un tiempo establecido para evidenciar un correcto seguimiento del proyecto.

Consecutivamente al seguimiento, la evaluación permite conocer hasta qué punto una acción o programa consigue el resultado deseado.

Por ello es vital resaltar que la evaluación no es una auditoría ni la búsqueda de responsables por determinado resultado de una acción, sino que permite exponer resultados acerca del diseño del proyecto y sus impactos, tanto los previstos como los no previstos.

Si bien muchas veces se confunden los términos seguimiento o monitoreo y evaluación, es preciso resaltar que ambos conceptos están interrelacionados pero no son sinónimos.

MONITOREO   O SEGUIMIENTO

EVALUACIÓN

Continuo   y permanente Períodos   de tiempo establecidos
Permite   realizar sugerencias Permite   formular conclusiones

Finalmente, para promover la creación de conocimiento y aprendizaje compartidos, se requiere una participación conjunta de los interesados dentro del proceso, ya que esto aporta en la transmisión de habilidades y capacidades, tanto en la planificación, seguimiento y evaluación, aportando estos actores valiosa retroalimentación sustancial para la mejora del desempeño y el aprendizaje.

Elaborado por:

Dora Yuiján

Asistente de Procesos

¿Inteligencia de Negocios?

Hace pocos días se llevó a cabo una conferencia sobre Gestión de la Información. En el público se encontraban Gerentes, Jefes y Analistas de Sistemas, así como alumnos de la  carrera de Ingeniería de la Información. Desde el inicio de la conferencia, se pudo apreciar que se comenta mucho del tema de Inteligencia de Negocios. Sin embargo, se apreció que muy poco se conoce o se aplica dentro de la Gestión Empresarial, y esto se debe a que muchas empresas durante el transcurso de su existencia sólo recopilan datos durante varios años y la tienen almacenada sin saber que según cómo se gestione o se maneje esos datos, determinará que esa organización sobreviva en un medio competitivo como el actual.

La Inteligencia de Negocios, permite a las organizaciones que la conversión de sus necesidades de información en resultados concretos de inteligencia para el apoyo efectivo en la toma de decisiones sea viable y así, estas organizaciones puedan ser más competitivas. ¿Y cómo se realiza lo antes mencionado? Primero, hay que realizar un análisis que implica la recopilación de datos que representen de forma básica o, en base a supuestos, cómo opera la organización objetivo considerando lo que es importante para los clientes, proveedores, empleados, factores que afecten a los insumos, etc. Con esta información se podrá definir un alcance claro del proyecto. Segundo, se debe realizar un estudio minucioso de los hechos y las situaciones que se pueden haber encontrado durante la recopilación de la información y es en estos momentos en que el ejecutivo de la organización podría encontrar muchas preguntas respecto a cómo operan los procesos de negocio de la empresa, si son iguales o no a como los tenían definidos. Después, se realiza la toma de decisiones, en donde las acciones provienen, evidentemente, de decisiones. Esta toma de decisiones al estar basada en Inteligencia de Negocios permite identificar oportunidades, orientar las acciones, la experimentación y retro alimentación, alineados a los objetivos de las empresas. Una vez que se ejecutan las acciones, se procede a realizar la medición de los resultados; así se podrá monitorear el desempeño y proveer retroalimentación para cada área del negocio. Estas mediciones corresponden a los Indicadores de Desempeño que se generan a partir de explorar grandes cantidades de datos, tal vez, provenientes de distintas fuentes, con lo cual después se generan reportes consistentes sobre criterios de análisis que los ejecutivos cuentan y usan como argumentos para sus decisiones.

Para concluir, en este artículo se hace énfasis a la gran participación que tienen las organizaciones dentro de un proyecto de Inteligencia de Negocios, ya que al ser ellos los dueños de este activo que es la información, son quienes darán un panorama claro a los consultores de BI o TI para aterrizar sus necesidades a una herramienta TI.

Elaborado por:

Víctor Ruiz

Analista de Business Intelligence de Ciclus Group

Planificación de Proyectos

Toda empresa maneja distintas clases de proyectos, ya sean de marketing, sistemas, finanzas, administración, entre otros. Todos son importantes y parten de los objetivos y estrategias de la empresa, es decir, que todo proyecto es iniciado para cumplir un objetivo de la empresa. Es por ello que es indispensable que dichos proyectos sean planificados adecuadamente, de tal manera, que el equipo de trabajo pueda cumplir con sus compromisos y tiempos. El paso previo al planeamiento es la selección del líder del proyecto, ya que es él quien se hará cargo de la ejecución del proyecto según su planificación y comunicación del mismo a los miembros del equipo.

Para realizar una correcta planificación de proyectos se deben seguir los siguientes pasos:

  1. Relevamiento de información: es indispensable obtener información relevante para el proyecto, que permita poder desarrollar un plan de trabajo adecuado.
  2. Determinación de las fases del proyecto: una vez relevada la información se pueden dimensionar las grandes fases del proyecto.
  3. Elaboración del plan de trabajo: se detallan cada una de las actividades a llevarse a cabo en cada fase,
  4. Asignación de recursos: se determina la cantidad y costos de los recursos incluyendo los recursos humanos.
  5. Elaboración del cronograma: de acuerdo a los recursos se determinan los tiempos en que serán desarrolladas dichas actividades.
  6. Validación del plan de trabajo: todo el equipo debe revisar y validar el plan de trabajo propuesto, de tal manera que todos conozcan sus responsabilidades y puedan cumplir con los tiempos estimados.

Cabe mencionar que el rol de líder es sumamente importante para el éxito del proyecto y el cumplimiento de los tiempos. Como también, depende de este líder la motivación del equipo y la comunicación dentro del mismo. Es por ello que no basta con una buena planificación; el monitoreo, seguimiento y control son indispensables durante la implementación del proyecto.

Se deben tomar en cuenta medidas correctivas a las desviaciones de tiempo durante el desarrollo del proyecto, de tal manera que no existan retrasos considerables, y con ellos, la empresa se vea afectada.

En conclusión, la etapa de planificación de un proyecto es indispensable para el éxito del mismo; es por ello, que es importante que todo el equipo esté involucrado en dicho proyecto y conozca el plan de trabajo. Como también, el líder del proyecto, si bien, es el responsable principal, es necesario el compromiso en cada miembro del equipo.

Elaborado por:

Samantha Diaz Vaisman

Coordinadora de Marketing de Ciclus Group

Realizando reformas en la Administración de Tecnologías de la Información en el Gobierno de los Estados Unidos: ¿Hacia dónde va la Inteligencia de Negocios?

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

En el año 2010, Vivek Kundra, el CIO del Gobierno de los Estados Unidos, anunció con bombos y platillos un plan bastante ambicioso en lo que a tecnologías de la información se refiere. El plan constaba de 25 puntos organizados en 5 grupos:

a) Aplicación de  “tecnologías de luz” y soluciones compartidas.

b) Fortalecimiento de la Gestión del Programa.

c) Alineación de los procesos de adquisicion y presupuesto con el ciclo de tecnología.

d) Racionalización de la gestión y mejora de rendición de cuentas.

e) Aumentar la participación de la industria.

Para continuar leyendo sobre este tema, escrito por nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín, siga el siguiente enlace.

Ver artículo: Reforming Federal Information Management

Análisis Predictivo y el Negocio del Gobierno

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Dr. (PhD) Ramón Barquín

Todos hemos soñado alguna vez con tener una bola de cristal y la capacidad de predecir el futuro. Esto sería muy divertido y además tendría una potencial fuente de ingresos. Para las empresas, ser capaz de obtener una visión del futuro puede ser muy poderoso desde el punto de vista de la planificación corporativa y asignación de recursos. Más importante aún, tener una idea de lo que va a suceder permite a una empresa tomar medidas para prevenir, mitigar o aumentar los resultados. Para el sector público, la preocupación principal no son tanto por las ganancias, sino la capacidad de predicción es más importante. Imaginemos cuánto más fácil sería ejecutar los programas de Salud si supiéramos cuántos beneficiariarios específicos de una determinada enfermedad se tienen. Es por eso que la Inteligencia de Negocios es importante para no olvidar el pasado (para el cumplimiento y archivo) o el presente (para la gestión y las operaciones), pero claramente el valor máximo de la inteligencia de negocios está en poder obtener una visión del futuro.

Para continuar leyendo este interesante artículo, escrito por nuestro colaborador el Dr. (PhD) Ramón Barquín siga el siguiente enlace:

ver artículo: Predictive Analysis and the Business of Government

 

La Cultura Organizacional adecuada para su Empresa

La cultura organizacional de una empresa, ya sea grande o pequeña, debe basarse en principios que reflejen las creencias esenciales que se desarrollan en las relaciones con empleados, clientes y proveedores; lo que generará la base para un crecimiento sostenido, de tal manera que converjan  la ganancia y competitividad comercial, con los valores éticos y humanos.

La cultura organizacional varía de empresa a empresa y busca promover que los empleados sean leales, comprometidos y fomenten el trabajo en equipo. Cuando la cultura en la organización es sólida se logra que todos los colaboradores trabajen por objetivos en común para lograr que, tanto la empresa como los empleados, crezcan de manera sobresaliente.

Los principios fundamentales que todas las empresas deberían aplicar para alcanzar una cultura organizacional en la que se logre trabajar por los objetivos comunes son: respeto por todas las personas, todos deben actuar con compromiso, debe existir confianza mutua, la empresa debe generar credibilidad y los empleados deben procurar mejorar continuamente su desempeño.

Para crear una cultura organizacional que permita a las personas desarrollarse en un ambiente adecuado y crecer personal y profesionalmente es necesario conocer los factores que ésta enfrenta. Los factores críticos son los cambios externos y la integración interna. El desafiante y cambiante entorno globalizado hace que sea indispensable que todos los colaboradores además de trabajar alineados a los objetivos y políticas de la empresa, actualicen sus conocimientos para ser altamente competitivos en el mercado. Por otro lado, al hablar de integración interna es primordial promover el desarrollo de una comunicación interna constante para así generar relaciones interpersonales sanas; también es necesario establecer límites, políticas y normas, una estructura organizacional clara y aplicar estímulos y sanciones según sea necesario.

Como se ha comentado anteriormente, es adecuado que todos los empleados tengan un perfil que sea afín a la cultura deseada dentro de la empresa, es por ello que es necesario que en el proceso de selección de personal esto se considere y todas las personas que ingresen tengan un perfil acorde a la cultura. Se debe buscar mantener la cultura y evaluar que todos los colaboradores estén alineados y para ello es importante mantener contacto constante y realizar evaluaciones regulares para definir qué acciones realizar en caso algunas personas no estén acorde con la cultura. Otro punto importante son las capacitaciones, lo que permitirá transmitir los conocimientos para mantener la cultura estable y por último se deben considerar los eventos de integración que generan mejores relaciones entre el personal de la empresa.

La cultura organizacional se puede dividir en dos tipos: cultura fuerte y cultura débil. La organización es responsable de analizar el tipo de cultura que posee para poder determinar los efectos que ésta tiene sobre el personal y ser capaces de tomar las acciones correctivas que sean necesarias para poseer una cultura adecuada.

En conclusión, la cultura organizacional es primordial para el funcionamiento de una empresa y depende de los directivos y responsables del área de Recursos Humanos definan cómo se trabajará y fomentará para que ésta brinde beneficios al desarrollo de la organización. Es fundamental que se trabaje para establecer y conservar una cultura fuerte, que permita a los empleados alcanzar su máximo potencial, así como conservar la convicción de su importancia para la empresa.

Elaborado por:

Valeria Cebrián

Administradora de Ciclus Group

Usando Fuentes Excel y Herramientas de Business Intelligence

Las suites de herramientas de Business Intelligence existentes en el mercado de tecnologías de información y que son usadas para desarrollar e implementar soluciones diversas que den soporte a la toma de decisiones, ya sea en plataformas Microsoft, Oracle u otras; usan una serie de fuentes o sources de información de las cuales extraen, transforman y cargan datos en repositorios dimensionales; estas características pertenecen, específicamente, a los paquetes de integración propios de estas plataformas que contienen la lógica del negocio, que tienen como resultado la carga de información filtrada, limpia y lista para ser consumida por los cubos multidimensionales a partir del Datamart (base de datos de análisis).

Estos paquetes de integración, también llamados paquetes ETL´s (Extraer, Transformar y Cargar),  permiten hacer uso de una serie de fuentes de las cuales se extraen los datos necesarios para realizar las cargas y el análisis aplicando las reglas de negocio inmersas en la misma lógica del paquete. Lo convencional en esta parte del desarrollo que es considerado el más crítico, es usar fuentes, ya sean de bases de datos transaccionales o relacionales (SQL, Oracle, Informix, etc.) Pero también en ocasiones es necesario hacer uso de fuentes que Microsoft que ofrece mediante su suite de herramientas de ofimática, es decir Microsoft Excel y su poderosa hoja de cálculo.

Las fuentes Excel son muy usadas en todas las organizaciones, desde las más pequeñas hasta las más grandes; con estas fuentes se arman informes, reportes, e incluso indicadores. Cabe mencionar que para aplicar Business Intelligence se puede usar inclusive Excel como fuente de datos, por ello, entre muchos otros motivos es considerada una herramienta muy eficaz. Sin embargo, cuando son utilizados en paquetes ETL´s, por diversos motivos, se tiene que tener una serie de consideraciones. Antes de mencionarlas un ejemplo que establece un panorama claro de lo que se está explicando. Por ejemplo, un usuario que requiere ver la cantidad de órdenes entregadas a tiempo y a la vez requiere ver si esta cantidad está por debajo o por encima de la meta establecida para el año, al momento de relevar información sucede el caso de que estas metas no están almacenadas en ninguna tabla de su base de datos transaccional, sino en archivos en Excel. Entonces la pregunta es: ¿Qué hacer? Ante esta casuística se recurre a lo mencionado anteriormente, ya que las herramientas de BI proveen de la capacidad de explotar esos archivos, por esa razón se debe acondicionar el Excel usado por el cliente para poder tomarlo como punto de partida en las cargas de metas para su indicador de cantidad de órdenes entregadas a tiempo.

Este acondicionamiento consiste en tener las siguientes consideraciones principales:

  • Usar un formato definido y validado por el usuario final con el fin de tener claro cuál es la estructura del archivo.
  • Definir y explicar al usuario cuál es el uso adecuado de estas fuentes por si se tiene que realizar algún tipo de actualización.
  • Mantener todas estas fuentes en un solo repositorio o file el cual sea accesible al usuario y a los analistas que realicen el soporte a la solución.
  • Definir el tipo de dato que será almacenado en cada columna del formato con el fin de evitar truncamientos en los procesos de carga de las ETL´s.
  • Seguir un adecuado control de cambios de estos archivos a través del uso de buenas prácticas.

En conclusión, teniendo presente estas consideraciones en el desarrollo de soluciones BI, y haciendo uso de archivos fuentes en Excel, se puede obtener un margen de error nulo al momento de seguir implementando nuevos módulos que requieran de la utilización de los mismos.

Elaborado por:

José Casachahua

Analista de Business Intelligence

La importancia real del Mapeo de los Procesos

Para hablar de la importancia del mapeo de los procesos (representación gráfica de los procesos), es importante establecer  inicialmente la importancia de los procesos y finalmente relacionarlos con el concepto de calidad, que incorpora al cliente como eje fundamental. Es decir, como ocurre siempre, la importancia del mapeo de los procesos está relacionada a la promesa de valor al cliente.

En primer lugar, es importante señalar que la gestión por procesos es una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para cualquier tipo de organización. El fundamento de la gestión por procesos radica en la manera de gestionar una organización sobre la base de sus procesos.

Asimismo, toda actividad que se desarrolla en una organización, puede y debe ser vista como parte de un proceso, el mismo que se interrelaciona con otros procesos para la consecución de un bien o servicio, el cual debe estar orientado a la satisfacción de las necesidades del cliente. Esta es la concepción del enfoque basado en procesos.

En segundo lugar, hablar de calidad es introducirse en un campo bastante amplio y diverso. Por este motivo, es mejor referirse la definición técnica de calidad, que señala que es el cumplimiento de un conjunto de características medibles y establecidas por el productor de bienes y servicios, este conjunto de características son las especificaciones, las mismas que si se han desarrollado a partir de las necesidades del cliente, se pude garantizar que el bien o servicio resultante va a satisfacer sus necesidades específicas.

Con respecto a la definición técnica de calidad, se puede poner como ejemplo el siguiente:

Una motocicleta, se puede fabricar partir de una idea innovadora o para que cumpla una función diferente a la normal, también se puede reparar para que quede como inicialmente estuvo diseñada, o se puede modificar el diseño original para mejorar su  desempeño para que cumpla una función diferente.

Si se quiere mandar a fabricar una motocicleta, se pueden dar dos escenarios:

  1. Se debe explicar a los especialistas cuál es el diseño (que hasta ese momento está solo en la mente del diseñador), a través de las especificaciones de las partes y componentes, desde el material, forma, medidas, la manera cómo deben ser ensambladas y los insumos que se deben ser utilizados, entre otros detalles como los accesorios y el color. También es importante definir cómo van a participar los actores y en qué momento lo van a hacer.
  2. También se puede especificar a los especialistas, las características que el diseñador desea que cumpla la motocicleta, por ejemplo que sea pequeña, que use energía eléctrica y, que no utilice agua para refrigerar el motor.

Como es evidente, en ambos casos, si se quiere fabricar una motocicleta, se requiere de especificaciones técnicas.

Si se quiere reparar una motocicleta para que quede como estaba diseñada originalmente,  con toda seguridad, el especialista va a requerir saber cómo está fabricada, por tanto cómo está diseñada, para saber qué pieza, parte o componente reemplazar o reparar. Es decir, que es necesario también contar con las especificaciones de su fabricación

Finalmente, si se quiere cambiar o mejorar el diseño para que cumpla una función adicional o para que se desempeñe mejor, el especialista requerirá saber cuál es la función actual de la motocicleta para saber qué parte o componente cambiar para mejorar su rendimiento o para que cumpla una función adicional. Asimismo, como en el primer caso (fabricación), antes de realizar las mejoras, es necesario elaborar las especificaciones para proceder.

En los tres casos, las especificaciones técnicas son esenciales para medir si el resultado corresponde al requerimiento.  Si el resultado corresponde a las especificaciones, entonces se concluye que el bien fabricado, reparado o mejorado, tiene calidad.

Las especificaciones (que deben recoger las necesidades de los clientes), por tanto son el conjunto de características y métodos que sirven de guía, los mismos que si son seguidos rigurosamente por los dueños de los procesos, se logrará la estandarización de los procesos y por tanto de los productos finales (bienes y servicios), los mismos que tendrán las características acordes a la las necesidades del cliente.

En conclusión, los bienes y servicios de calidad, dependen de la calidad con que se han realizado sus procesos. Para saber si un proceso se desarrolla con calidad, es necesario saber las especificaciones de dicho proceso.

Entonces, no basta con decir que el mapeo de procesos nos sirve para conocer la situación actual del negocio y así detectar clara y visualmente las oportunidades de mejora. No es suficiente decir que la importancia del mapeo de los procesos radica en la mayor facilidad para a que todos los colaboradores de la empresa entiendan el gerenciamiento de los procesos, que mediante la lectura de los mapas de los procesos se puede representar la situación particular de la organización identificando las interrelaciones de los procesos como mecanismos para mejorar las comunicaciones internas. No es suficiente decir, que los procesos mapeados permiten una visión global, muestra las relaciones y roles, explican el proceso, permiten identificar los instructivos necesarios que se requiere documentar , que estandarizan los procesos, ayudan a identificar las restricciones, los cuellos de botella y las actividades que no generan valor.

El mapeo de procesos es el punto de partida para la implementación de la gestión por procesos, su importancia radica en que los mapas de los procesos son sus especificaciones técnicas a partir de las cuales, los colaboradores van a estandarizar sus actividades para fabricar un bien o para brindar un servicio. Por este motivo, la calidad de los procesos depende del óptimo mapeo de los mismos. Los mapas de los procesos servirán de base para definir los límites de control para garantizar que se cumpla la promesa de valor al cliente interno o al cliente final.

Elaborado por:

Fernando Linares

Coordinador de Proyectos de Ciclus Group

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